Елена Выскребенцева - Полная современная энциклопедия этикета

Адресовать письма в разных странах принято по-разному. Несомненно правильным будет, отсылая письмо супругам, написать на конверте только их фамилию, но более вежливо: «Андрею и Ольге Зайцевым». Вполне допустимо адресовать письмо на имя одного из супругов. Поздравления по случаю праздников или семейного торжества, касающегося жены и мужа, адресуют обоим.

За оказанные услуги принято благодарить письмом или лично. Письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство высылается примерно через неделю после отъезда.

Письмо с поздравлениями по случаю брака высылается в течение восьми дней с момента получения сообщения об этом событии.

Традиционные правила вежливости предписывают ответить на полученное соболезнование. Но практически их не всегда следует ждать от человека, только что пережившего утрату кого-либо из близких. На подобное молчание не нужно обижаться. В крайнем случае ваш корреспондент может выслать краткое письмо: «Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье».

На полученное письмо вежливость требует ответить в течение недели. В случае, если переписка ведется постоянно, перерыв может быть несколько большим. Но вообще не следует забрасывать письмами своих близких и знакомых! Люди способны отвечать на письма в среднем не чаще, чем раз в две недели, иначе эта приятная обязанность превращается в обузу. В письме всегда нужно ответить на вопросы, которые были поставлены вашим корреспондентом. Не следует посылать писем, написанных через копирку.

Общий совет — ничего не делать сгоряча — относится и к письмам. Всякое «последнее» письмо, написанное единым духом, не отсылайте сразу, а перечитайте на следующий день.

Если вы получаете письмо в присутствии третьих лиц, конверт можно распечатать и мельком взглянуть на текст, отложив подробное чтение до более удобного момента. Если полученное сообщение не допускает отсрочки, можно сказать: «Простите, но это очень срочно» — и дочитать письмо до конца. Не стоит начинать чтение только что полученного письма вслух до тех пор, пока не прочтете его сами. Иначе может возникнуть неловкая необходимость прервать чтение на полуслове.

Некрасиво давать читать письмо лицам, которым оно не адресовано. Ни при каких обстоятельствах недопустимо вскрывать самим или читать уже вскрытые письма. Это правило в равной степени относится и к членам семьи: муж не читает писем, адресованных жене, и наоборот; дети не читают писем, присылаемых родителям. Не следует также интересоваться содержанием открытой записки, обращенной не к вам. Если все же случится невольно «выхватить» часть текста, адресованного другому, лучше всего тут же об этом забыть.

Мы привыкли целовать наших родных и близких друзей, но делать это при встречах и расставаниях в общественных или иных местах следует так, чтобы процедура была краткой и не привлекала внимания прохожих. Женщинам, если они часто встречаются друг с другом, не следует каждый раз обмениваться поцелуями. Это выглядит довольно ненатурально, особенно если есть опасение, что лицо будет измазано губной помадой или съедет на бок шляпка. Но если вы хотите поцеловать кого-то из чувства искренней симпатии и удовольствия от встречи, так и поступайте, не слишком, конечно, афишируя свои эмоции.

Даже юноши и девушки, не испытывающие нежных чувств, при случае целуются на людях, и это никого не смущает в силу спонтанности этого факта. В общественных местах нужно избегать не поцелуя, а очевидного удовольствия от него, его затянутости. Если мужчина целует женщину на публике, ему надо снять шляпу.

Адреса и персональные имена

Персональное имя (не то же самое, что подпись) — произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария.

Если ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для вас лучшей «визитной карточкой», чем адрес e-mail.

Используйте осмысленные имена. Выражения типа «догадайся сам» не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют интеллект адресата.

Если ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным.

Тема письма (Subject)

Не забывайте давать названия своим письмам. Практически все мэйлеры позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, и часто пользователь ориентируется именно по названиям, когда просматривает свою почту.

Избегайте бессмысленных названий. Например, отправляя письмо службе технической поддержки WordPerfect, не следует называть его WordPerfect — с тем же успехом вы могли бы вообще ничего не писать.

Если вы при ответе на письмо меняете тему разговора, не забудьте изменить и название.

Точный заголовок — самый простой способ определить тему беседы, и если вы измените тему, оставив заголовок прежним, адресат может прийти в замешательство.

Длина, содержание и формат письма

Старайтесь, чтобы длина вашего письма отвечала стилю беседы: если вы просто отвечаете на вопрос, делайте это кратко и по существу.

Держитесь как можно ближе к теме. Если вы хотите поговорить о чем-то новом, лучше послать отдельное письмо. Тогда ваш адресат сможет хранить его отдельно.

Не пишите весь текст заглавными буквами — его становится тяжело читать (хотя краткое выделение может использоваться как усиление). Старайтесь разбивать ваше письмо на логические абзацы и избегайте чрезмерно длинных предложений.

Старайтесь не допускать грамматических ошибок. Полное ошибок и опечаток письмо трудно читать. То, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что можно расслабиться и забыть о правописании. Если вы считаете свои мысли достойными изложения в письме, позаботьтесь, чтобы они были изложены правильно.

Избегайте публичных флэймов — писем, составленных под влиянием эмоций. Послания, отправленные в момент душевных переживаний, чаще всего только ухудшают ситуацию. Возможно, позже вы будете раскаиваться в своих словах, поэтому перед тем как начать «флэймовую войну», спокойно обдумайте положение.

Если ваш мэйлер поддерживает различные параметры оформления текста (жирный шрифт, курсив и т. д.), убедитесь, что мэйлер адресата обладает такими же возможностями.

Трижды подумайте перед тем, как включать номер вашей кредитной карточки в свои электронные письма. Электронную почту могут перехватить, и ваш счет в банке подвергнется опасности.

Ответы

Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Помните: электронная почта — не разговор по телефону в реальном времени, и ваш адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно, если он ведет активную переписку). Включайте отрывки оригинального текста в ваш ответ, и адресат легче поймет, о чем идет речь.

Не переусердствуйте в цитировании предыдущих посланий. Очень неприятно получать обратно собственное письмо на пяти страницах (в качестве комментария) с маленькой припиской типа «я согласен» в конце. Отделяйте каким-то образом текст вашего послания от текста цитируемых писем, тогда ваш ответ будет легче читаться. Обычно используется для этих целей знак >, хотя это и не единственный вариант.

Старайтесь не смешивать в своем послании информацию общего и личного характера.

Спросите себя: так ли уж необходим ваш ответ. Например, если вы получили письмо в результате веерной рассылки, вряд ли стоит извещать каждого из адресатов о своем отношении к нему — лучше послать письмо непосредственно автору.

Подписи

Подпись — небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, обычно содержит информацию о контактах. Большинство мэйлеров могут автоматически «приклеивать» подпись к исходящим сообщениям. Подпись — интересная вещь, но и в ней надо знать меру. Если можете, используйте подпись. Она должна идентифицировать вас и содержать данные об альтернативных каналах связи (обычный телефон, факс). На многих системах, в частности, тех, где почта проходит через шлюзы, ваша подпись может быть единственным идентификатором. Делайте свою подпись покороче — 4–7 строчек вполне достаточно. Неоправданно длинные подписи загружают каналы связи.

Некоторые мэйлеры позволяют добавлять случайные строки к вашей подписи: будьте с этим аккуратнее. В любом случае помните: краткость — сестра таланта. Цитата на сотни слов из «Критики чистого разума» Канта в качестве подписи вряд ли порадует ваших адресатов.