Полли Берд - Тайм-менеджмент

Не уподобляйтесь тем многочисленным в наши дни людям, которые отказывают себе в отпуске под предлогом, что, дескать, «без меня не обойтись» или что «стоит мне сейчас уйти, и мне уже не наверстать упущенного». Во-первых, без отпуска вы рискуете подорвать здоровье, и тогда вам так или иначе придется брать тайм-аут. Во-вторых, если вы проникнетесь изложенными в этой книге мыслями по поводу управления временем, вам не придется ничего наверстывать или по крайней мере у вас не уйдет на это много времени. Наконец, вы сильно преувеличиваете свою незаменимость. А что, если вы сегодня вечером вдруг, не дай Бог, заболеете? Нет, мир не перевернется, даже если тем самым вы кому-то причините неудобства, а кому-то (самым близким) — тяжелые переживания. Так что отправляйтесь лучше в отпуск и возвращайтесь к работе посвежевшим и полным сил и энергии.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

По возможности планируйте отпуск заранее. Отметьте его время в ежедневнике или рабочем графике в самом начале года. Тогда вам будет легче настроиться на него и почти невозможно отказаться.

Вы провели учет времени и выяснили, какая его часть расходуется вами неразумно. Теперь начинается самое интересное. Предстоит решить, как вы хотите распорядиться своим временем.

Определенные вещи по-прежнему останутся элементом вашего ежедневного графика. Вы должны спать, есть, умываться, одеваться и ходить на работу. Что касается других занятий, то тут выбор за вами. Вы хотите больше видеться с семьей и друзьями? Хотите посвятить себя новому хобби? Принять более активное участие в жизни местного сообщества? Хотите добиться повышения или сменить работу?

Жизненные цели, которые вы для себя определили при чтении главы 1, напомнят вам, чего вы ждете от собственной жизни. Теперь предстоит несколько конкретизировать свои намерения. Как вы хотите провести предстоящий год? А предстоящие полгода? Какой вы видите свою неделю? А обычный день? Присядьте на минуту и закройте глаза. Мысленно представьте свой идеальный день и в нем себя самого. Теперь отметьте наиболее важные отличия вашего сегодняшнего дня от дня идеального. Проанализируйте их. Можете ли вы внести в свой обычный день изменения, которые приблизят его рисунок к идеалу?

Предположим, по вашим идеальным представлениям, вы должны приходить в офис в 10 часов утра, быстро выполнять необходимую работу, иметь продолжительный обед, уходить с работы рано и вечером ужинать где-нибудь вне дома со своей девушкой. В действительности же на работу вы приходите в 8.30, проводите до предела загруженный делами день, едва успевая перехватить сэндвич прямо на рабочем месте, проводите вечер над ворохом бумаг после опять же поспешного ужина и имеете возможность пообщаться с возлюбленной в течение какого-то получаса уже непосредственно перед отходом ко сну. Вполне обычный сценарий. Как же приблизить ваш типичный сегодняшний день к тому идеальному графику, о котором вы мечтаете?

Во-первых, возьмите на вооружение некоторые из элементов техники управления временем, которые предлагаются в этой книге. В результате вы станете скорее разбираться с делами и высвободите для себя обеденное и вечернее время. С обретением большей рабочей эффективности вы сможете попросить босса о переводе на гибкий недельный график с возможностью в отдельные дни появляться в офисе позже обычного. Наконец, можно договориться со своей девушкой о том, чтобы раз в неделю встречаться после работы неподалеку от вашего офиса для совместного ужина.

Ваш реальный день так до конца и не превратился в идеальный, но вы внесли в него изменения, которые сближают мечту и реальность. Если же вы даже не представляете, что является вашим идеалом, то стремиться к его воплощению не можете.

В отсутствие мечты рассчитывать на ее исполнение не приходится. Чем выше наши жизненные цели, тем ближе мы продвигаемся к достижению желаемого. И даже если не добиваемся всего, несколько пиков на пути наверх будут нами покорены. Наша жизнь станет более полной, сами мы в большей степени состоимся за счет одних только попыток достичь большего.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Ведите учет времени и будьте при этом честны перед самим собой.

2. Выделите элементы неразумного расходования времени.

3. Выясните, какое количество времени вами контролируется, и поставьте себе целью это количество увеличить.

4. Установите приоритетность дел с использованием таблицы важности/срочности.

5. Превратите позитивные модели поведения в привычку.

6. Если скатываетесь на расточительную манеру обращения со временем, начинайте заново.

7. Полностью используйте предоставляемое вам время для отпуска.

8. Отведите время на укрепление собственного душевного и физического здоровья.

9. Откажитесь от того, что не приближает вас к достижению целей.

10. Стремитесь к превращению вашего обычного дня в день вашей мечты.

Прежде чем планировать свой день, вам предстоит выяснить, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Проведите хронометраж своих дел в течение, по крайней мере, нескольких дней, в идеале — в течение двух недель. Не лукавьте перед самим собой, учитывайте даже самые малозначительные действия, совершаемые в течение дня. Когда будете представлять, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, сможете решить, от чего следует отказаться и как в целом спланировать свое время. При составлении графика на будущее не забудьте предусмотреть в нем время на досуг и оздоровительные мероприятия.

Глава 3. Планируйте свое время

В этой главе представлены способы управления временем и его эффективного использования. В ней объясняется, как планировать время с максимальной продуктивностью, конечно же, учитывая при этом время, отводимое семейной жизни и увлечениям.

Большинство книг о рациональном использовании времени и многочисленные гуру, специализирующиеся в этой области, предлагают управлять временем с использованием ежедневника или органайзера. Рекомендации экспертов порой имеют столь сложный и основательный характер, что на их изучение у обычного человека может уйти половина драгоценного свободного времени. Кто-то будет советовать вам завести сразу несколько экземпляров: один для дома, другой для офиса, а место третьего — в вашем портфеле. Подобная система чревата проблемами. Луиза, директор по маркетингу, вела все три вида ежедневников. Но однажды она занесла запланированную важную встречу с клиентами в тот, что всегда лежал в ее портфеле, тогда как в ее рабочем дневнике на то же время была отмечена важная презентация проекта перед сове-том директоров. Как вы, вероятно, уже догадались, вовремя сопоставить сделанные записи Луиза не удосужилась.

Если вы ясно представляете, что вам нужно делать, то сможете распланировать свое время на чем угодно: на листке бумаги, в записной книжке, в простом ли, сложном ли ежедневнике или на полном развороте органайзера. Лучше всего, если ваши планы, расписания, записи и пометки будут содержаться в одном месте. Возможно, для этого понадобится большой органайзер со сложной внутренней структурой, а возможно, достаточно будет единственного ежедневника. Все зависит от ваших потребностей и характера работы. Выберите для себя достаточно вместительный ежедневник или органайзер — чтобы в нем было место как для ежедневного рабочего графика, так и для записей и списка прочих дел — и вместе с тем настолько компактный, чтобы уместиться в портфеле или даже в кармане куртки. Собственные приоритеты в плане работы, домашних дел, учебы и досуга лично я отмечаю в стандартном еженедельнике, купленном в ближайшем магазине канцелярских принадлежностей.

Выбор средств для планирования времени широк: лист бумаги;

► записная книжка;

► ежедневник;

► обычный органайзер;

► электронный органайзер;

► компьютер.

Если четко представляете свои приоритеты и обладаете хорошей памятью (или имеете толкового секретаря), возможно, единственное, что вам понадобится, чтобы спланировать предстоящий день, — это чистый лист бумаги. Для большинства же из нас этого будет недостаточно. Что же делать? Начните с самого обыкновенного ежедневника. Вы, вероятно, представляете себе два типа ежедневников: тот, в который заносятся мысли (дневник), и тот, в котором делаются записи относительно предстоящих дел. Для многих людей ежедневник — это лишь средство напоминания о встречах и личный телефонный справочник (то есть скорее записная книжка). Серьезное планирование осуществляется иным образом.