Полли Берд - Тайм-менеджмент

Полли Берд

Тайм-менеджмент

Введение

Эта книга представляет собой ясное, доступное каждому изложение способов управления личным временем — иными словами, помогает человеку овладеть искусством организации своей жизни. При этом вам, читатель, не понадобится ни мудреное оснащение, ни многочисленный штат сотрудников, ни полугодовой перерыв в делах. Главное, что от вас требуется, — это готовность, не откладывая, последовать на практике изложенным в книге рекомендациям.

Управлять временем просто. Надо лишь изменить методы своей работы и эффективно использовать высвободившееся в итоге время. Только и всего.

Большинство из нас не задумываются об организации повседневных дел и беспорядочно тратят на них силы и время. Между тем существуют дела обязательные, имеющие четкую временную организацию — например, работа в офисе, занятие в учебном заведении или заранее спланированный досуг, — и дела, время и сроки исполнения которых зависят целиком от нас и которыми мы чаще всего занимаемся бессистемно, в надежде, что они как-нибудь переделаются.

Следствием подобного отношения ко времени, как правило, являются крушение планов, постоянное пребывание в ситуации цейтнота, ощущение хронического недостатка времени. Мы хватаемся то за одно, то за другое, а в результате — гора несделанного и стресс. Страдают работа, личная жизнь. И при этом мы с ужасом сознаем, что время уходит впустую.

Решение проблемы — в управлении временем. Вы сможете контролировать его путем принятия решений о том, чем хотите его заполнить и когда станете заниматься тем или иным делом. Речь идет отнюдь не о жестком режиме жизни, не допускающем ни отклонений от установленного графика, ни импровизаций, но об обретении способности успешно справляться с тем, что является для вас действительно важным.

Благодаря умению управлять временем вы повысите эффективность своей деятельности за счет контроля над тем, что делаете и когда делаете. Вдобавок вы получите в свое распоряжение больше времени для отдыха — а это важный элемент подзарядки жизненных «аккумуляторов», поддерживающий способность справляться со всем тем, что поминутно подбрасывает жизнь.

Управление временем предполагает изучение и совершенствование техники его использования. Сначала нужно проанализировать ежедневный распорядок своих дел и только после этого принимать конкретные решения по его улучшению.

Но сколь бы искусно вы ни планировали свои дела, выполнить их с максимальной продуктивностью не удастся, если вы не избавитесь от неэффективных в плане использования времени видов деятельности. Отказавшись от необязательных или бесполезных действий, вы высвободите больше времени на то, что вам действительно нужно, будь то в работе, дома или в сфере досуга.

Книга начинается вопросом о том, как вы хотите распорядиться своей жизнью, и разъяснением, как выяснить, насколько эффективно вы используете свое время. Вы сможете определить, какие ваши действия являются не более чем пустой тратой времени, и, как следствие, избежать временных потерь. Далее предлагаются способы рационального планирования времени, с тем чтобы наиболее важные дела выполнялись в наиболее подходящее время и в требуемые сроки. Затрагиваются такие связанные с потерей времени аспекты, как работа с бумагами, телефонные разговоры и собрания. А для того чтобы вы не оказались единственным обитателем офиса, работающим на уровне оптимальной эффективности, в книге предложены методы внедрения практики рационального использования времени в работу всего вашего персонала.

Для изучения предлагаемой техники вам не потребуются месяцы серьезного исследования вопроса. Вы усвоите ее быстро — в процессе знакомства с этой книгой. Используйте приведенные в ней советы на практике по мере чтения, таким образом, постепенно перестраиваясь на более продуктивный и здоровый образ жизни.

Не впадайте в панику, если что-то не будет получаться сразу. Пробуйте еще и еще, и через некоторое время новый способ организации собственной жизни войдет в привычку.

Прочитав эту книгу, вы научитесь успешно справляться со множеством дел, при этом имея больше времени для досуга. Из крайне неудобного противника время превратится в вашего надежного союзника и друга.

Глава 1. Определитесь с личными приоритетами

В этой главе читателю предлагается проанализировать свои планы на будущее. В ней разъясняется, как определиться с собственными жизненными приоритетами и целями, отдаленными и ближайшими, и какие задачи перед собой поставить для их достижения. Познакомившись с материалом главы, читатель будет иметь четкое представление о том, чего он действительно хочет достичь в своей жизни.

Подобно большинству людей, вы, вероятно, имеете перед глазами достаточно ограниченную перспективу своего будущего. Планируете сделать намеченную работу, затем вернуться домой, стараетесь, чтобы у вас осталось достаточно времени для отдыха. Однако если вы не устремите взгляд в более отдаленное будущее и не выясните для себя, чего хотите добиться в жизни, то не сможете и спланировать свой путь к достижению желанных целей.

Ваша жизнь наверняка проходит в постоянной спешке. Вы спешите сделать работу, но ее становится все больше и больше. Вы мечетесь, беретесь за десятки дел разом, и времени ни на что не хватает. Вероятно, вам хорошо знакомо состояние, когда голова идет кругом от количества того, что необходимо втиснуть в рамки дня. Вы чувствуете, что успеваете только реагировать на обращения к вам окружающих и телефонные звонки. Ни о каком контроле над течением жизни и речи не идет. Как следствие — нервные срывы, усталость, пессимизм. Но взгляните на известных вам преуспевающих людей. Как им удается столько всего вмещать в свою жизнь и при этом оставаться хозяевами положения? Известное изречение: «Если хочешь, чтобы дело было сделано, поручи его занятому человеку» — в полной мере справедливо. Этих людей, похоже, невозможно ошеломить объемом работы. Они все успевают потому, что имеют четкое представление о том, чего хотят, к чему стремятся в жизни. Столь же ясно они представляют и то, как достичь желаемого. Обладая ясным видением будущего, эти люди преуспевают, справляются с делами, чувствуют себя счастливыми, поскольку сохраняют контроль над временем, чем и обеспечивают достижение своих жизненных целей. Как компания, не располагающая ясными перспективами, терпит крах, так и вы, не имея четкого представления о том, куда идете, растрачиваете жизнь впустую.

Будьте честны перед самим собой и ответьте на вопрос: на кого из этих двух людей вы больше похожи?

Боб регулярно просыпает, является на работу с опозданием и живет с постоянным ощущением загнанности и усталости. На его столе громоздятся кипы бумаг, и он всегда не может найти ту, которая нужна в данный момент. Ему кажется, что дела никогда не переделать. Боб бесконечно отвлекается на обращения к нему окружающих и телефонные звонки. Он мечется между собраниями, заседаниями и брифингами, ему катастрофически не хватает времени, чтобы спокойно сесть и заняться, наконец, основным делом. Каждый рабочий день превращается в один нескончаемый аврал. Домой он обычно приходит поздно, усталый и, наскоро поев, вновь берется за работу. Домашние жалуются на то, что совсем его не видят. Боб постоянно недоволен собой, поскольку ему никак не удается до конца разобраться с делами, отсюда — непроходящее стрессовое состояние. Между тем его начальство начинает задаваться вопросом, действительно ли он соответствует занимаемому месту.

Впрочем, возможно, вы больше походите на Бетти? Она каждое утро встает в одно и то же время и, прежде чем — опять же вовремя — отправиться на работу, не спеша готовит себе основательный завтрак. Работы у нее ничуть не меньше, чем у Боба, однако ей удается держать ситуацию под контролем. Ее стол не образец порядка, но бумаг на нем не так много, и рабочее место выглядит опрятно. Все в ее кабинете организовано так, что она может быстро найти любую нужную вещь. Ее тоже отвлекают от работы, но не в пример меньше, чем Боба, и она умеет быстро разобраться с большинством вопросов. Бетти присутствует только на тех собраниях, которые напрямую связаны с ее работой, и всегда тщательно к ним готовится. Над основным порученным ей проектом она регулярно работает в течение последних двух недель, и дело близко к завершению. Критические моменты в ее работе случаются реже, чем у Боба, и справляется она с ними без суеты. Бетти редко работает допоздна и редко берет работу на дом, посвящая ей в этом случае максимум час. У нее остается достаточно времени для отдыха и общения с домашними и достаточно энергии, чтобы заняться другими интересующими ее вещами. Начальство считает Бетти компетентным специалистом, успешно справляющимся с работой, а также эрудированным и социально активным человеком с широким кругом интересов. У нее репутация перспективного работника, кандидата на скорое повышение.