Полли Берд - Тайм-менеджмент

Говорить «нет» друзьям, вероятно, еще труднее, так как с ними объединяют более близкие отношения. Вы можете опасаться, что в случае отказа больше их не увидите или что они станут за глаза говорить о вас малоприятные вещи. А возможно, вам просто хочется делать этим людям приятное, потому что вы их любите и считаете, что друзья для того и существуют, чтобы помогать друг другу.

Но если друзья в случае вашего отказа о вас забудут, то заслуживают ли они этого звания? Настоящий друг должен понимать, что вы при первой возможности скажете «да», а если говорите «нет», значит, действительно помочь не можете. Не думайте, что непременно должны соглашаться на любые предложения со стороны друзей. Вы были бы очень скучным человеком, если бы не имели никаких других дел и обязательств. Не чувствуйте за собой вины, когда вынуждены отвечать отказом. Только непременно объясните причину и предложите помочь или увидеться в другой раз. Такова жизнь, и необходима готовность к взаимному компромиссу.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Напишите крупно «НЕТ» на листке бумаги и повесьте на видном месте. Это поможет вам избавиться от привычки не задумываясь отвечать «да».

Может звучать странно, но нередко вы действительно можете превратить свой отказ если и не совсем в согласие, то уж точно во что-то иное. Например, вам, возможно, придется отказать друзьям в просьбе каждое утро подвозить их детей до школы, поскольку в этом случае вы будете опаздывать на работу. Одновременно вы можете предложить раз в месяц в субботу проводить с их детьми целый день, чтобы у родителей была возможность вместе пройтись по магазинам и поиграть в теннис. Заодно и у ваших собственных детей появятся новые друзья и компания для игр на все время, что вы будете заниматься в саду своими эскизами. В итоге вы только укрепите отношения с друзьями и при этом не поступитесь своими приоритетами.

Тому же принципу можно следовать и на работе. К примеру, если сегодня вы не сможете остаться ради Пита после работы, но через пару дней у вас будет время, чтобы помочь ему в подборе материала для отчета президенту компании, так и скажите. Пит будет вам благодарен, а вы сможете воспользоваться плодами грядущих изысканий при работе над собственным проектом. К тому же вместе с отчетом Пита президент может узнать и о вас как об одном из авторов работы.

Теперь, когда вы настроились на то, чтобы говорить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувства собеседника. Помните, что «нет» экономит время, а потому произносите свой монолог с сознанием собственной правоты.

1. Нет, но на следующей неделе мы могли бы…

2. Нет, но что, если я…

3. Нет, я буду занят до…

4. Нет, сейчас мне необходимо закончить…

5. Нет, к сожалению, я должен…

6. Нет, извини, но я не могу…

7. Нет, боюсь, мне придется…

8. Нет, но ты можешь смело обращаться ко мне через…

9. Нет, однако я смог бы…

10. Нет, сейчас это невозможно, но…

Если и после этого вам трудно произнести слово «нет», воспользуйтесь менее категоричными формулировками. Вот вам еще несколько вариантов вежливого, но недвусмысленного отказа:

1. Извини, но…

2. К сожалению, это невозможно, потому что…

3. Боюсь, что…

4. Заманчиво, однако…

5. Я бы с удовольствием, но…

6. В другой раз я бы с радостью (если это действительно так), да вот…

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Не сомневайтесь в своем праве отказывать.

2. Будьте любезны, но тверды.

3. Тренируйтесь перед зеркалом в произнесении слова «нет».

4. Отказывая, улыбайтесь.

5. Не говорите «да», только чтобы что-то сказать.

6. Будьте честны.

7. По возможности делайте встречное предложение.

8. В определенных случаях не забывайте поблагодарить собеседника.

9. Попросите время на размышление, если оно вам необходимо.

10. Доверяйте своей интуиции.

Умение говорить «нет» является одним из наиболее важных приемов техники управления временем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Говорите «нет» вежливо, но твердо, для чего можете воспользоваться приведенными в этой главе примерами. Если ваше «нет» не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и график выполнения дополнительных заданий. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе.

Глава 7. Сократите объем бумажной работы

Чем меньше бумаг, тем больше экономия рабочего времени. В этой главе развеивается миф о безбумажном офисе и объясняется, как сократить количество бумаг до абсолютного минимума. В ней же поясняется, как быстро и эффективно работать с входящими документами и корреспонденцией и как уменьшить количество вырабатываемой вами самими бумажной продукции.

Большинство людей в наше время работают с прекрасной техникой: с компьютером, ксероксом, факсом. Они, безусловно, облегчают жизнь, но есть одна вещь, которая им не под силу, — сократить количество бумаг, с которыми приходится иметь дело.

И тем не менее миф о безбумажном офисе удивительно живуч. В теории все просто: техника делает бумаги ненужными. Мы можем общаться по телефону, факсу, электронной почте. Бумага здесь лишняя. Но почему тогда она по-прежнему вокруг нас?

Ответ прост: мы делаем бумагу атрибутом своей работы, неважно, нужна она нам или нет. Мы набираем письма и другие документы на компьютере и затем распечатываем помногу экземпляров. Мы звоним по телефону, а затем высылаем письменное подтверждение. Когда звонят торговые агенты, мы отделываемся от них, требуя выслать подробное предложение по почте. Мы отправляем сообщения по электронной почте, а затем распечатываем полученные ответные послания. Снимаем копии со множества документов и писем, ведь это так просто! Высылаем эти копии другим людям с пометкой «Дня архива» или «Для сведения». И сами получаем в ответ не меньшие кипы бумаги. Куда мы все это деваем? Впихиваем в папки и шкафы, складываем на стеллажи, на пол, на полки, заполняя бумагами все свободное пространство. Но бумаг всегда больше, чем места.

Возможно, вы один из тех аккуратистов, вокруг которых не увидишь ни одного листочка бумаги. Даже если это так, все равно среди тех листков, которые вы столь бережно убрали на отведенное для них место, наверняка есть ненужные.

Прежде чем двигаться дальше, попытайтесь определиться, для чего вам нужны бумаги. Возможно, вы держите их по каким-то приведенным ниже причинам:

► для справки;

► ради интереса;

► абсолютно необходимы для работы;

► без конкретной цели, просто не знаете, куда деть;

► бумаги этого источника непременно хранятся;

► компания требует иметь все бумаги в трех копиях;

► могут пригодиться;

► чтобы почитать, когда будет время;

► для передачи коллегам.

На самом же деле большинство хранимых бумаг бесполезны. Немного поразмыслив, вы сможете либо совсем освободиться от них, либо существенно сократить их количество.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не знаете, следует ли сохранить документ для справки? Положите его на три месяца в ящик стола. Если за это время никто не захотел на него взглянуть, смело выбрасывайте в корзину.

Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их можно было выбросить. Например, вы должны хранить юридическую, а также финансовую документацию за последние семь лет. Некоторые собственные документы и документы компании следует сохранять для справки. Если не знаете, какие именно бумаги относятся к этой категории в вашей компании, проконсультируйтесь со своим непосредственным начальником. Обычно такие документы можно передать на хранение в централизованный архив.

Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того внимания, на которое претендуют. Если не видите смысла в хранении каких-то документов и компания не может вразумительно объяснить, почему их следует сохранить, считайте, что они бесполезны. Вы высвободите для себя и для компании массу пространства!

Чем с большим количеством бумаг вам приходится иметь дело каждый день и чем большее их число вы храните, тем труднее вам работать эффективно. Время тратится не только на работу с бумагами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы знаете, что контракт где-то здесь, но где именно? Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тратите время на его поиски. В среднем офисные работники теряют около часа в день на поиски нужных бумаг.