Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий
Вернемся к ноутбуку за $1000, предположим через год использования сотрудник, которому его выдали, потерял его. Если секция имущества позаботилась о том, чтобы ноутбук был правильно оформлен и передан в эксплуатацию, с сотрудника можно удержать оставшуюся стоимость ноутбука, примерно $60055, купить ему новый ноутбук за $1000 и пусть спокойно работает дальше, активы компании при этом не пострадали.
Поэтому функции этой секции включают установку реальных норм износа в момент ввода имущества в эксплуатацию. Обычно каждому объекту присваивают инвентарный номер и передают его ответственному. Конечно, периодически необходимо проверять физическое состояние объектов, проводить инвентаризацию. Именно в данную секцию должна поступать информация в случае, если какое-то имущество утрачено или внезапно потеряло ценность, чтобы руководители компании имели точную информацию о стоимости имущества, как важной части активов. Эта секция подает данные о размере необходимой компенсации износа для выделения соответствующих сумм при распределении средств.
ЦКП секции: учтенное и не утрачивающее своей ценности имущество.
Секция складского учета - контролирует ведение складского учета, проводит выборочные складские проверки, чтобы установить соответствие учета настоящему положению дел. При необходимости производит списание утраченного товара.
Часто в производственных компаниях допускают такую ошибку - отдают склад материалов и инструментов в подчинение производственникам. Именно так я поступил в своей первой производственной компании, в результате нормальный учет отсутствовал и на складе был беспорядок. Причину этого несложно понять - производственники в первую очередь заинтересованы в выполнении планов по производству, а учет и порядок на складе для них всегда на втором месте. В конце концов после нескольких безуспешных попыток добиться толку - я передал склад в подчинение отделу Учета. Через месяц на всех пяти складах был идеальный порядок и, кроме того, на складах были обнаружены неликвиды на кругленькую сумму, реализацией которых компания занималась почти полгода. Конечно, пришлось разобраться и в процессах получения материалов со склада, чтобы они не останавливали работы на производстве. Но что еще очень ценно, передав склад в отделение Финансов, мы впервые получили точные данные для расчета реального расхода материалов и смогли правильно посчитать себестоимость, а также обнаружить операции, на которых в результате брака происходили незапланированные затраты материалов. В сервисных или производственных компаниях складской учет и кладовщики должны находиться в этой секции.
В торговых компаниях складское хозяйство находится в Техническом отделении, на складе ведутся работы по комплектации заказов и отгрузке, но, тем не менее, секция складского учета контролирует работу склада с точки зрения правильности учета и проводит проверки.
В сельскохозяйственных предприятиях во время уборки урожая образуется множество промежуточных точек хранения продукции, и специалисты по учету, которые относятся к этой секции, работают фактически в поле, на этих точках, чтобы обеспечить сохранность и учет.
ЦКП секции: учтенное и не утрачивающее своей ценности имущество.
Секция учета и отчетов - обеспечивает, чтобы сотрудники всех подразделений компании правильно оформляли первичные документы и вносили данные в учетную систему, проводит первичные документы, проверяет правильность их оформления, формирует отчеты, предоставляет необходимые отчеты руководителям компании и контролирующим органам, производит расчеты налогов, подает налоговые отчеты и обеспечивает оплату налогов.
Часто руководители компании, ставят снижение налогов в качестве одной из важных задач Финансового отделения. Нужно понимать, что снизить налоги законным способом можно только с помощью правильной организации хозяйственной деятельности. В момент составления отчетов невозможно снизить налоги: о том, чтобы не платить больше чем необходимо, стоит позаботиться в момент выбора системы налогообложения и способов обращения с активами. А эти задачи относятся к области ответственности Административного отделения. Другими словами, высшее руководство должно организовать работу так, чтобы платить минимальные налоги; на уровне учета сделать это практически невозможно.
ЦКП секции: точные, вовремя предоставленные отчеты и в срок оплаченные налоги.
Секция архива - принимает от сотрудников отделения финансовые документы и сохраняет их таким образом, чтобы при необходимости к ним можно было бы получить доступ.
Законодательство требует хранения определенных видов документов, чтобы в случае необходимости их можно было предъявить при проверке. Неважно, хранится ли архив в офисе компании или используются услуги сторонних организаций, кто-то в компании должен отвечать за сохранность и доступность этих документов.
ЦКП секции: сохраненные документы, которые можно получить в установленные сроки.
Этот список функций и соответствующих секций не является полным и подходящим для любой компании; я описал только наиболее распространенные. Возможно, вам будет необходимо добавить еще какие-то функции именно для вашего бизнеса. Например, в одной из моих производственных компаний, которая занималась изготовлением ювелирных изделий, в отделе Учета была секция учета драгоценных металлов, так как законодательство требует в этом случае особого учета и специальных отчетов.
После того, как мы рассмотрели все основные функции, скорее всего у вас возник вопрос - Где на организующей схеме находится главный бухгалтер, где финансовый директор компании? Для того чтобы разобраться с тем, где на организующей схеме находится определенная должность, необходимо понять, за какой ЦКП она несет ответственность. Обычно финансовым директором называют человека, который отвечает и за доход компании, и за планирование, и за осуществление расходов, а это невозможно сделать, не имея в своей области ответственности учет. Поэтому финансовый директор - это руководитель отделения Финансов.
Часто главным бухгалтером в компаниях называют руководителя бухгалтерии, который управляет другими бухгалтерами и отвечает за отчетность. Но даже в соответствии с положениями о бухгалтерском учете, принятыми в странах СНГ, главный бухгалтер - это человек, в обязанности которого входит не только непосредственно ведение бухгалтерского учета, но и выбор методов этого учета, организация всех процессов, связанных с учетом на предприятии. Можно сказать, что и с точки зрения законодательства, и с точки зрения оргсхемы, главный бухгалтер - руководитель отдела Учета. Хотя я встречал несколько компаний, где фактически главный бухгалтер с успехом выполнял функции руководителя отделения Финансов.
Конечно, можно возразить, что законодательство требует, чтобы главный бухгалтер находился в непосредственном подчинении высшего руководителя компании, и действительно, в некоторых странах бывшего СССР есть такая норма. Могу только с уверенностью сказать, что люди, которые это придумали, не разбираются в оргсхеме, что подтверждается их низким уровнем организованности и результатов. Не думаю, что имеет смысл давать возможность таким людям влиять на структуру и командные линии вашей компании.
ЦКП отделения Финансов: сохраненные, учтенные и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.
Признаки того, что отделение не производит свои продукты:
Есть просроченная дебиторская задолженность.
Нет актуальных данных о себестоимости и маржинальной прибыли.
Нет полноценного и актуального учета.
