Алексей Гладкий - Обман и провокации в малом и среднем бизнесе
При перевозке стеклянных бутылок с напитками есть нормы списания товара на бой, который может случиться при перевозке (например, нормой может считаться бой 2 бутылок на машину). Однако бой ведь может и не случиться! Но даже если все бутылки уцелели, вряд ли кладовщик упустит возможность списать на бой то, что можно по закону, и присвоить этот товар.
Махинации с нормами расхода ценностей
Как известно, расход сырья и материалов на производстве часто нормируется. Иначе говоря, если в соответствующем нормативном акте указано, что на производство одной единицы изделия можно использовать не более 1 г платины, то отпуск платины со склада в производство должен осуществляться в соответствии с этой нормой.
Но на практике иногда это значение превышается — правда, только документально. Например, в расходном складском ордере указывается, что в производство отпущено 3 г платины. В нашем примере это означает, что отпущенной платины должно хватить на 3 изделия. Реально же выпускается 2 изделия, а оставшийся 1 г платины недобросовестные складские работники могут присвоить.
Подобное мошенничество принимает иногда довольно широкие масштабы, ведь руководство предприятия не всегда четко знает, какие нормы на производство каких изделий существуют. И если за драгоценными металлами и иным дорогим сырьем контроль обычно более-менее налажен, то такие виды сырья, например, как лакокрасочные изделия, строительные материалы (в первую очередь — цемент), сыпучие продукты питания (сахар, сухое молоко), иногда списываются и впоследствии разворовываются в значительных масштабах. И вскрываются такие преступления, как правило, только в результате проведения тщательной проверки.
Однако при отпуске сырья и материалов в производство злоумышленники могут не только завышать, но и занижать количество используемых ценностей, причем — не документально (по документам все будет законно), а реально. Например, в соответствующем нормативном акте указано, что на производство одной единицы изделия можно использовать не более 1 г платины. В таком случае в расходном складском ордере количество отпускаемой платины указывается именно из такого расчета (например, 3 г на 3 единицы изделия). Но реально на производстве используется, например, 0,75 г на единицу изделия. Несложный подсчет показывает, что неучтенный остаток после производства трех единиц изделия составляет 0,75 г платины (0,25 × 3 = 0,75), который, несомненно, будет похищен при первой возможности.
И еще полбеды, если все обернется только убытком для предприятия, сумма которого будет равняться стоимости похищенного сырья и материалов. Гораздо хуже, если подобное воровство приведет к снижению качества выпускаемой продукции — в этом случае предприятию придется еще и нести ответственность перед покупателями за поставленный им недоброкачественный товар. А это может быть и уплата штрафов, пеней и неустоек, и возврат недоброкачественного товара (его придется либо списывать, либо приводить в порядок, что в любом случае повлечет за собой немалые затраты), и отказ от дальнейшего сотрудничества, и т. д.
Для предотвращения или хотя бы снижения проявления подобного мошенничества на производственном предприятии руководитель должен знать нормы расхода сырья и материалов, установленные соответствующими нормативными актами, для производства продукции, выпускаемой на предприятии. Периодически рекомендуется проводить на предприятии внезапные внутренние проверки; пусть не всегда такая проверка позволит выявить воровство, но, по крайней мере, сотрудники будут знать, что руководство предприятия держит вопрос расхода сырья и материалов на особом контроле.
Несоответствие отпускных и учетных единиц измерения
Для личной наживы нередко используется такой нехитрый прием, как несоответствие отпускных и учетных единиц товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе.
Суть мошенничества заключается в том, что на складе, например, товарно-материальная ценность учитывается в единицах измерения «десяток», а отпускается со склада в единицах измерения «штука» (т. е. учетная единица измерения — «десяток», а отпускная — «штука»). При выписке расходного складского ордера в нем указывается количество, например, 5, но единица измерения при этом не указывается. Затем в карточке складского учета делается расходная запись на 5 единиц измерения товарно-материальной ценности (т. е. 50 штук). При этом реально со склада отпускается 5 штук товарно-материальной ценности (поскольку отпускная единица измерения — «штука»). Таким образом, путем несложной махинации со склада оказалось списано 45 штук товарно-материальной ценности.
Чтобы выявить подобное мошенничество, нужно обратить внимание на то, как заполнен расходный складской ордер. Если в нем не указана единица измерения, то есть основания полагать, что она не указана преднамеренно, чтобы по учету провести списание не того количества товарно-материальных ценностей, которое реально было отгружено. А если в складском ордере и указана единица измерения, то рекомендуется проверить соответствие учетных и отпускных единиц измерения в карточке складского учета и в расходном складском ордере и сверить данные с данными бухгалтерского учета.
Наиболее часто для такого мошенничества используются следующие пары единиц измерений: литр — декалитр, миллиграмм — грамм, комплект — штука, десяток — штука, набор — комплект, набор — штука.
Инвентаризация как средство контроля
В некоторых случаях для восстановления истинной картины того, как на предприятии налажен учет товарно-материальных ценностей и не имеют ли место быть злоупотребления, хищения и иные негативные проявления, необходимо проведение полной инвентаризации хранящихся на складе товарно-материальных ценностей.
Отметим, что в действующем законодательстве четко определены ситуации, когда необходимо проведение инвентаризации: при смене материально-ответственных лиц, по окончании календарного года, после обнаружения кражи, после случившихся форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т. п.) и др. Однако при наличии соответствующих оснований целесообразно проведение внеплановых инвентаризаций.
Перед проведением полной инвентаризации руководитель должен издать соответствующий приказ по предприятию. Также необходимо создать инвентаризационную комиссию, состав которой отражается в приказе о проведении инвентаризации. Нередко в состав комиссии включают и руководителя предприятия, причем в качестве председателя инвентаризационной комиссии.
Далее нужно дать распоряжение бухгалтерии подготовить инвентаризационную ведомость. Форма этой ведомости утверждена законодательно и известна любому бухгалтеру. В инвентаризационной ведомости указывается состав инвентаризационной комиссии, дата проведения инвентаризации и иные обязательные реквизиты, в частности — полный перечень номенклатуры. Кроме этого, в ведомости отражаются остатки товарно-материальных ценностей по данным бухгалтерского учета, фактические остатки, установленные в результате проведения инвентаризации, и отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета. Фактические данные вносятся в инвентаризационную ведомость в процессе проведения инвентаризации (по принципу «посчитал реальный остаток — записал в ведомость»).
По окончании инвентаризации осуществляется сверка остатков товарно-материальных ценностей, числящихся по данным бухгалтерского учета, с фактическими остатками. При обнаружении излишков или недостач составляется соответствующий акт, а также с материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения.
Перед проведением полной инвентаризации, в отличие от выборочных и тематических проверок, не нужно выполнять сверку складских ордеров с первичными документами и бухгалтерской ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Это обусловлено тем, что выполнение такой сверки по всей номенклатуре — это слишком большая и трудоемкая работа, которая отнимет очень много времени. Поэтому вначале нужно провести инвентаризацию, сверить фактические данные с бухгалтерскими, и уже по тем позициям, по которым обнаружен излишек или недостача, провести такую сверку. Не исключено, что где-то обнаружится либо несоответствие данных складских ордеров и первичных документов, либо несоответствие остатка в карточке складского учета и бухгалтерской ведомости по движению и остаткам товарно-материальных ценностей и т. п.
Обычно перед проведением полной инвентаризации об этом ставится в известность заведующий складом. Это необходимо для того, чтобы в день проведения инвентаризации не производился прием или отпуск товарно-материальных ценностей со склада. Однако при проведении внезапной инвентаризации можно никого не предупреждать: если какие-то товарно-материальные ценности были приняты на склад или отпущены со склада в день проведения инвентаризации, то это должно быть подтверждено соответствующими документами (накладными).
