Ирина Рыженкова - Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности

На самом юге Алжира находится сердце Сахары, плато, которое местные жители называют «землей страха и жажды». Здесь нет воды, чего-либо, что можно употребить в пищу, ни травинки, ни даже мух. Рельеф местности совершенно плоский, простирающийся во всех направлениях, насколько хватает глаз. Песчаные бури бесследно заносят проложенный здесь караванный путь, и путники часто сбиваются с дороги. Чтобы решить проблему с отсутствием в этой местности каких-либо естественных ориентиров, пришедшие в Алжир французы пометили дорогу 200-литровыми бочками из-под нефти, расставив их с таким интервалом, что когда человек стоит у одной бочки, следующая кажется ему расположенной на самом горизонте этого совершенного плато. По этой причине в любой точке дороги путнику всегда видны только две бочки: одна, которую он миновал, и та, которая еще была впереди. Все, что ему надо делать, чтобы не заблудиться, это править к следующей бочке. Таким образом, всякий сможет пересечь самую большую в мире пустыню, делая это по принципу «одна нефтяная бочка за один раз».

Аналогичным образом вы в состоянии выполнить самую сложную задачу, приучив себя делать это поэтапно. Главное, за один раз продвигаться не далее, чем позволяет мыслительный горизонт. Каждый новый этап откроет для вас новые горизонты.

Такое разделение трудного предприятия на отдельные этапы имеет много дополнительных выгод. Во-первых, оно дает возможность сконцентрироваться на небольших заданиях, которые без труда можно выполнять. Во-вторых, вы сможете испытывать чувство огромного удовлетворения после выполнения каждого из этих маленьких шагов. Делая очередной шаг, вы будете ощущать, что приближаетесь к успеху, что каждый из этих шагов является своего рода верстовым столбом на дороге к реализации цели, т. е. обретению здоровья. Умение концентрироваться на конкретных ближайших целях и удовлетворение от реализации поддерживает мотивацию.

Литература по теме «Постановка задач»

1. Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. СПб.: Питер, 1999.

2. Лаундес Л. Как говорить с кем угодно и о чем угодно. М.: Добрая книга, 2006.

3. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Вильяме, 2007.

4. Румянцева 3., Филинов Н., Шрамченко Т. Общее управление организацией: принципы и процессы // Модульная программа для менеджеров. Т. 3. М.: ИНФРА-М, 1999.

5. Рысев Н. 11 правил руководителя № 1. СПб.: Питер, 1999.

6. Сидоренко Е. Мотивационный тренинг. СПб.: Речь, 2001.

7. Сорокоумов А. Стратегии успеха в эпоху перемен. Екатеринбург: У-фактория, 2006.

8. Степанов С. Популярная психологическая энциклопедия. М.: Эксмо, 2005.

9. Филонович С. Лидерство и практические навыки менеджера // Модульная программа для менеджеров. Том 9. М.: ИНФРА-М, 1999.

Глава 3

Тайм-менеджмент

• Бумажные инструменты планирования времени.

• Важность.

• Время как ресурс.

• Делегирование.

• Дневник.

• «Золотые правила» организации времени.

• Матрица Эйзенхауэра.

• Недельное планирование.

• Оценка ситуации делегирования.

• Планировщик.

• Правила делегирования.

• Принцип Парето.

• Приоритеты.

• Срочность.

• Электронные инструменты планирования времени.

3.1. Эффективное управление временем

Необходимость навыка управления временем

Почему менеджеру необходимо уметь распоряжаться своим временем? Потому, что рабочее время руководителя стоит гораздо дороже, чем время его подчиненных. Потому, что вы делаете многие дела, от которых зависит настоящее и будущее состояние вашего бизнеса, – налаживаете доверительные отношения с влиятельными людьми, принимаете сложные финансовые решения, определяете направления развития фирмы.

Последствия выполнения или невыполнения таких дел в конечном итоге заметно сказываются на доходах предприятия. Вы, как руководитель, решаете вопросы, от которых зависит не только настоящее, но и будущее компании. Поэтому вы должны успевать делать все то, что, кроме вас, никто не сделает.

Время как управленческий ресурс

Чем мы управляем, когда говорим о тайм-менеджменте или хрономенеджменте? Ведь на самом деле мы не можем управлять временем как таковым. Но мы можем управлять собой, тем, как мы расходуем наше время.

Время в этом смысле является таким же управленческим ресурсом, как и деньги, техника, люди, информация. Сходство с другими ресурсами проявляется также и в том, что время отчасти можно заменить другим ресурсом. Например, если вашему подразделению не хватает выделенных трех дней на выполнение задания, то вы можете привлечь дополнительных специалистов, и задание будет сделано вовремя (т. е. вы компенсировали нехватку времени дополнительным трудовым ресурсом).

При этом уникальность времени как ресурса состоит в том, что:

• во-первых, оно невосполнимо (например, финансовые убытки вы можете восполнить, а упущенное время – нет);

• во-вторых, каждый человек независимо от сферы занятий, должности и т. д. имеет в своем распоряжении одинаковое количество этого ресурса (в сутках 24 часа – для любого человека).

Эффективность использования времени

В соответствии с базовым принципом эффективности мы можем определить эффективность использования времени как ресурса через соотношение достигнутых результатов и затрат (рис. 3.1).

Соответственно, повысить эффективность можно двумя путями:

– либо за счет достижения значимых результатов (в каком направлении мы двигаемся – верном или неверном);

– либо за счет экономии времени (насколько быстро мы двигаемся).

Рис. 3.1. Эффективность использования времени

Здесь можно вспомнить известное выражение классика менеджмента Питера Дракера: «Делать правильное дело, делать дело правильно».

Соответственно, все приемы, методики, концепции, инструменты тайм-менеджмента можно разделить на две большие группы:

– те, которые фокусируются на результатах нашей работы (определение приоритетов, планирование времени и т. п.);

– те, которые привлекают наше внимание к тому, как мы тратим время (правила грамотного делегирования, минимизации потерь времени и т. п.).

О наиболее практичных способах мы и поговорим в этой главе.

3.2. Необходимость планирования времени

Важность планирования

Эффективное планирование рабочего времени позволяет сократить число и объем выполняемых вами дел. Ведь благодаря планированию вы отказываетесь от неоправданных затрат усилий, передав часть работы подчиненным. Для этого нужно определить, какие именно дела необходимо выполнить, чтобы получить желаемые результаты в бизнесе.

Сегодня часто можно слышать, что планировать что-то невозможно, поскольку ситуация меняется очень быстро и часто непредсказуемо. Да, это так. Но именно планирование помогает менеджеру следить за тем, чтобы ваши усилия были направлены на достижение действительно важных для вас результатов. План – это не догма. Вы вносите в план изменения, как только жизнь этого потребует.

Скорее всего, вам не очень часто придется менять основные цели, которые вы стремитесь достигнуть. Но изменяющиеся обстоятельства подскажут наиболее приемлемые способы достижения этих целей. План поможет согласовать между собой конкретные мероприятия, которые вы намерены осуществить.

Гибкость как условие успешного планирования

Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию. Если вы составите такой список дел, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.

Непредвиденные происшествия также требуют времени. Нежданные телефонные звонки, незваные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, – все это создает перегрузки.

Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня.