Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Что-то в его письме тронуло меня… Попроси он что-нибудь неисполнимое, я и тогда постарался бы все для него сделать…

Глава 5

«Любовники» и «чиновники». Стиль письма и образ автора

У тренеров по письму со временем наступает профессиональная деформация: они больше не могут спокойно относиться к окружающим текстам. Любое объявление, любая рекламная листовка немедленно становятся предметом анализа.

Например, недавно клиент пригласил нас с коллегами на переговоры в загородный отель. В перерыве мы вышли в сад — и там среди тщательно выстриженных газонов я заметила таблички на двух языках. Верхняя, английская часть таблички вежливо просила: «Please do not walk on the grass» («Пожалуйста, не ходите по траве»). Нижняя, русская, сообщала: «Просьба по траве не ходить!»

Разница в формулировках настолько меня заинтересовала, что я обратилась за разъяснениями к менеджеру отеля. «Понимаете, — ответила мне, смущаясь, менеджер, — по-другому люди не слушаются. Иностранцы без «волшебного слова» не могут, а наши как видят «пожалуйста», сразу считают, что это несерьезно…»

Я всегда вспоминаю эту историю, когда речь заходит о стиле письма, — ведь именно стилем отличались русский и английский тексты на тех клубных табличках.

В разных книгах я встречала разные трактовки термина «стиль письма». Чтобы не путаться, давайте сразу договоримся о понятиях. Мы будем «измерять» стиль по шкале от личного до формального. Чем больше в письме обнаружится приемов из левой колонки, тем оно будет более личным, а чем больше из правой, тем более формальным.

* Личные глаголы обозначают действия, которые кем-то производятся: я делаю, ты имеешь (в виду), они приступят (к работе) и т. д. К ним всегда можно подставить личное местоимение «я» («ты», «он», «мы», «вы», «они»), даже если оно в тексте и не упоминается. Такие глаголы всегда связаны с подлежащим, которое отвечает на вопрос «кто? что?».

** Безличные глаголы обозначают действия, которые происходят сами по себе, без действующего лица (предмета): вечерело, нездоровится, имеется (в виду), делалось и т. д. К ним нельзя подставить личное местоимение. Такие глаголы никогда не связаны с подлежащим.

Если вспомнить про таблички на газоне, то получается, что стиль английской таблички более личный, а русской — более формальный. При одинаковом содержании таблички разного стиля дают разный эффект. Давайте разберемся почему.

Представьте, что у нас есть два человека: мистер Х, изъясняющийся только личным стилем, и мистер Y, предпочитающий формальный стиль. Попробуйте описать того и другого.

Когда я даю такое задание на тренинге, группа обычно говорит, что мистер Х эмоционален, вовлечен в ситуацию, болеет за дело душой. Мистер Y, наоборот, холоден, объективен и рассудителен, его в первую очередь интересуют факты. Стиль создает образ: однажды человека, пишущего личным стилем, участники назвали «любовником», а того, кто выбирает формальный стиль, — «чиновником».

Приближаясь в письме к «любовнику», мы подчеркиваем свое личностное начало, человеческие качества, позицию; а приближаясь к «чиновнику», все человеческое прячем.

Ни тот ни другой образ не хорош и не плох сам по себе: в одних ситуациях нам выгодно быть больше «любовником», а в других — больше «чиновником».

Давление или разговор по душам?

И снова обратимся к нашим табличкам. Когда я спрашиваю участников, согласны ли они с объяснениями менеджера отеля, мнения расходятся.

Одни говорят, что согласны. Табличку с «пожалуйста» мог написать любой, а если к любому прислушиваться, всю жизнь будешь только выполнять чужие указания. А вот табличку с «просьбой не ходить» явно написала администрация. Попробуй к ней не прислушайся — оштрафуют, а то и выселят.

Другие говорят, что не согласны. Первую табличку написал человек, который пытается договориться по-человечески, — а когда к тебе по-людски, то и ты по-людски. Вторую же написал кто-то обладающий полномочиями, тот, за кем определенная власть. А когда у нас уважали власть? Как известно, лучший способ заставить нас прыгнуть с моста — это написать: «Прыгать с мостов запрещается!».

В одном сторонники и противники менеджера сходятся: несмотря на то что на табличках нет подписей, возникает ощущение, что первую написал такой же человек, как ты, а вторую — кто-то, кто главнее тебя.

Слушаясь первой таблички, мы делаем это потому, что идем навстречу человеку. А слушаясь второй — потому, что уважаем стоящую за автором силу. Личный стиль подчеркивает желание «договориться по-человечески» — формальный диктует, создает давление.

Представьте, что мы поставщик некоего товара. Мы выполнили свои контрактные обязательства, поставили товар в срок. Но получатель оказался на мели и вынужден просить у нас отсрочки по оплате. Я изложила его просьбу языком и «чиновника», и «любовника». Кому из них скорее ответят «да»?

Вследствие неблагоприятной экономической ситуации компания АБС обращается к компании XYZ с вынужденной просьбой об отсрочке очередного платежа.

Наша компания оказалась в очень сложной экономической ситуации, и мы вынуждены просить Вас об отсрочке очередного платежа.

Обычно желание дать отсрочку вызывает скорее второй текст. Хотя однажды на тренинге мне сказали: «А мы бы скорее договорились с автором первого текста — похоже, за ним какие-то большие люди стоят, просто мы о них пока не знаем…» Если такие люди и вправду есть, формальный стиль помогает на них намекнуть. Если их нет и читателю это известно, то этот стиль только мешает.

Возьмем еще одну ситуацию — такую, где важно показать силу. Допустим, мы не просто поставщик — мы естественный монополист, от которого покупатель никуда не денется. Покупатель нас не убедил, и предоставлять ему отсрочку мы не хотим. Контракт нам это позволяет, и мы пишем решительный отказ. В этом отказе «чиновник» будет вполне уместен:

Необходимо напомнить, что график платежей за поставленную продукцию регулируется положениями контракта и нарушения указанного графика не допускаются.

Факты или отношение?

В начале своей тренерской карьеры, чтобы наработать практику, я проводила тренинги бесплатно. Учить даром богатых не хотелось, и я предлагала свои услуги благотворительным организациям с небольшими бюджетами: тем, кто помогал детским домам, кормил бездомных, содержал приюты для брошенных кошек и собак — словом, финансировал как мог добрые дела.

Однажды, отправив приглашение на тренинг в такую организацию, я получила любопытный ответ:

Уважаемая Александра!

Некоммерческая организация Х выражает Вам глубокую благодарность за предложение возможности бесплатного участия ее сотрудников в тренинге «АВС». Организация Х ценит Ваше содействие и выражает искреннюю надежду, что с Вашей помощью работа сотрудников по оказанию помощи малообеспеченным гражданам станет результативнее.

Люди благодарили — но в их благодарность не верилось. Было больше похоже, что автор письма выполняет некую протокольную обязанность — делает то, что положено, и не больше. Я попробовала поправить письмо, чтобы оно вызывало больше доверия:

Уважаемая Александра!

Позвольте от имени всех сотрудников X сказать Вам огромное спасибо за то, что Вы пригласили нас безвозмездно принять участие в тренинге «АВС». Ваша поддержка нам очень важна. Мы искренне надеемся, что с Вашей помощью сможем больше сделать для людей, оказавшихся сегодня без средств…

Старый текст был скорее впору «чиновнику» — и не работал. В новом проклюнулся «любовник» — и заработало. Почему?

Дело в том, что у письма-благодарности есть одна важная особенность. Это письмо не о фактах как таковых, а о нашем к ним отношении. В подобных «письмах об отношении» именно личный стиль помогает нам выглядеть искренними, заслуживающими доверия. Формальный стиль в них создает несоответствие между нашими словами и чувствами. Адресат улавливает фальшь — и ни в какую не поверит, что «компания Х выражает искреннюю благодарность».

Казалось бы, необходимость выражать отношение для деловой переписки нетипична, но вспомните хотя бы письма-извинения. Мы взяли на себя какие-то обязательства, поняли, что не сможем их выполнить, и вынуждены теперь сообщать об этом партнеру, энергично посыпая голову пеплом. Или мы решили поздравить подчиненного с перевыполнением плана. Или хотим выразить деловому партнеру соболезнования в связи со стихийным бедствием в его регионе. Вряд ли кто-то скажет, что отношение в такой ситуации не важно — ради него мы по большому счету и пишем!