Вася Кислый - Верхом на "корове"

в нужном месте. Буквы можно наклеить свои или купить уже с буквами. Если не хватит листов

для всех букв - наклейте по 2-3 буквы на каждом маркере. В этой папке (как и в других) бумага

хранится только в файловых папках, снабженных лейблами. На лейбле написаны две строки.

Это существительные (изредка с подчиненными словами). Первое – тема, которая начинается

с соответствующей буквы. Второе – подтема. Например, Садоводство – это тема. Инструмент

садовый – подтема:

Садоводство//Инструмент садовый, или:

Садоводство//Семена,

Еще примеры: Отдел//Координаты сотрудников, Отдел//Бюджеты

Или так:

Отдел

Инструкции должностные

Не делайте уровень вложенности больше двух (принцип классического GTD)! Иначе придется

забыть о быстром поиске.

Папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех. Нужна она для того, чтобы сопровождать ваши

действия и текущие проекты, записанные в RTM тяжелой бумажной артиллерией. Например, у Вас

в списке <**FOCUS> обозначено действие:

<Я//искать материалы по оптимизации налогов>

Вам приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов. Допустим, обнаружился интересный материал в журнале «Свой бизнес». Вы вырезаете нужную статью и

складываете ее в файловую папку. На файлик наклеиваете лейбл с надписью, соответствующей

записи в RTM, то есть:

<Я//искать материалы по оптимизации налогов>

При этом в действии, записанном в RTM чуть меняете тему. Приписываете СОПУТ//. Вот что

получается в RTM:

<Я//СОПУТ//искать материалы по оптимизации налогов> Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – вы будете снабжены

соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку в произвольном порядке. Если

вы аккуратно обращаетесь со своими задачами, папка не будет переполняться и найти в

ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из других списков: <*LATER> и <CONTROL>.

Папка СОПУТ может содержать и материалы к проектам. Но материалы по важнейшим проектам

целесообразнее накапливать в пластиковых папках - карманах со специальными названиями.

Папка МБКН (может быть.когда нибудь) – аналог категории MAYBE в RTM. Бывает так, что вдруг

встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают Вас на ИДЕЮ. Запишите

идею во “Входящие” или наговорите аудиозаметку в Evernote для завтрашней обработки в рамках

регламента, а наброски поместите в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Ваша ИДЕЯ

или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от вас НА РАССТОЯНИИ

ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно (принцип классической GTD!). Если при обработке документов из

входящего лотка вы будете бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-

встанька – можете и не начинать это безнадежное дело. Расположите папки вертикально на полке

или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпишите папки большими буквами в

том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во

входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше, но не реже 2 раз в неделю) чистить до

дна. Дни большой чистки удобно отразить в RTM как стволовые задачи. Неочищенный входной

лоток должен вызывать у вас деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как

нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и вы, раз взялись, должны очистить входной лоток

до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые

папки, либо в «почтовый» лоток номер 3 и больше никуда.

Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами вам надо совершить подвиг.

Заключается он в том, что совершенно необходимо ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить

свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи вашего рабочего стола (в том

числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке.

Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая

рабочая поверхность стола, аккуратные ящички. Не знаю, что вы там решите держать - дезодорант

или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин или склад канцелярии, но точно НЕ БУМАГИ.

Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более

они не лежат НИГДЕ!

Порядок превыше всего!

Стопки журналов держите подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут

через входной лоток, как и все остальное. Если надо накапливать однородную информацию (типа,

счета или отчеты) – накапливайте ее в СПРАВ. Замечу, что речь идет исключительно о составе

папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов

(и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления

ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Впрочем, профессиональные “папкохранилища” тоже можно встроить в эту систему. Только у вас

будет надписываться заголовком и подзаголовком не файл внутри папки, а вся папка целиком. Т.е.

будет, например папка СПРАВ//&Общие и СПРАВ//Отдел, стоящие на полке по алфавиту.

Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто

выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом со столом. Если это не удается, пытаемся кому-

то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6

или меньше, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер

3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие

во “Входящие”, добавляя в задачу префикс СОПУТ//. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем

лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в одной из папок. Все. Бумага в системе хранения.

Забудьте о ней. В нужный момент RTM сам выудит ее из нужной папки.

Заключение

В системе самоуправления в рамках GTD и i-Методики допустимо любое творчество, если

оно приводит к сокращению времени обработки списков задач. Однако помните высказывание

Энштейна: “Все должно быть изложено так просто, как только возможно, но не проще”.

Еще позволю себе дать совет: пожалуйста, не пытайтесь путем ежедневного воспроизведения

действий по вышеизложенной (или любой другой) схеме превратиться в механического

тайм-болвана. Если система пришла в противоречие с вашими человеческими желаниями и

устремлениями - срочно “задвиньте” систему. Квалифицированное управление своим временем

НЕ ЯВЛЯЕТСЯ строго обязательным для достижения жизнинного успеха. Чтобы было понятнее -

приведу фрагменты переписки с одним моим читателем по поводу статьи “Вариации на тему GTD”.

Глаза босса

Олег: Еще вопрос. Как, Вы думаете, можно ли эффективно распоряжаться, чужим временем, не умея управлять своим? Управлять другими не научившись, справляться с собой?

Вася: Вероятно, мое частное мнение не совпадает с общепринятым, но я совершенно уверен, что умение управлять временем других людей практически никак не связано с умением

управлять своим собственным временем.

Есть тьма примеров, когда невероятные раздолбаи, лентяи и троечники становились очень

успешными руководителями/владельцами крупных фирм. На некотором уровне управления

эффективность использования времени сотрудниками обусловлена немногими важнейшими

решениями. А эти решения могут быть приняты на веселой вечеринке, на воздушном шаре, на

горнолыжной трассе. Так что, виртуозное владение личным тайм-менеджментом является

важным профессиональным качеством менеджеров нижнего и среднего звена.

Подчеркну, это мое личное мнение.”

Ну что же, друзья, только повторю за великими:

Успех есть неизбежный результат последовательности неошибочных действий