Учебно-методическое пособие по дисциплине «Информационные системы и базы данных в управлении персоналом». Конспект лекций - Илья Анатольевич Масленников
Таким образом, информационная система управления персоналом — это комплекс технологий, автоматизирующих и облегчающих работу с персоналом на всех уровнях, от оперативного (повседневный учет данных) до стратегического (принятие решений по развитию компании).
В качественно выстроенной системе работа этих технологий подчинена общей логике управления персоналом в соответствии с принятой стратегией, выраженной в бизнес-процессах, автоматизированных посредством электронного документооборота. HR-система способна эффективно взаимодействовать с финансовыми, производственными и т. п. системами, использующими в своих процессах данные персонала.
Различные службы персонала используют HR-системы для решения следующих задач:
Задачи HRM систем:
— управление организационной структурой и штатным расписанием (на всех уровнях: региональные и т. п. представительства, их внутренняя структура);
— расчет заработной платы;
— кадровый учет (ведение личных дел сотрудников, учет движения персонала, подготовка на основании данных системы необходимых бумажных документов);
— учет рабочего времени (ведение графиков сотрудников, централизованное и автоматическое формирование табелей);
— планирование затрат на персонал;
— планирование карьеры и отслеживание продвижения персонала по структуре;
— работа с кадровым резервом;
— подбор персонала на вакансии;
— обучение персонала;
— системы аттестаций;
— управление компетенциями (оценка и поддержание уровня профессиональных и личностных компетенций за счет системы аттестаций и непрерывного обучения персонала).
Функциональные возможности HRM систем:
— автоматизированный учет кадрового состава организации на основе структурированных личных карточек сотрудников;
— формирование кадровых приказов, в том числе и новых видов, с автоматическим внесением информации в личные карточки сотрудников;
— ведение архива уволенных сотрудников;
— работа со штатным расписанием (просмотр и печать; получение списка вакантных должностей по подразделениям; получение сведений о заполненности штатов по каждому подразделению и по предприятию в целом);
— формирование отчетов по сотрудникам за произвольный период с использованием отбора информации и вывод в виде списков или статистических таблиц;
— подсчет количества больничных листов по подразделениям за любой период;
— составление статистической отчетности по учету кадров (списков в электронном виде; получение данных о распределении сотрудников но должностям штатного расписания);
— получение сводной таблицы об укомплектованности штатов, текучести и составе сотрудников предприятия;
— получение тарификационных списков сотрудников предприятия с проставлением кадровых параметров.
Эффект от внедрения систем управления персоналом на предприятии:
Информационное обеспечение управления персоналом — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом
Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников предприятия.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение системы управления персоналом включает:
Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:
— комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;
— оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно c протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения;
— систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности);
— достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
Источники информации для HRM систем. Основной источник первичной информации о персонале — документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, учетная первичная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате и т. д.
Другой источник информации — сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т. п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.
Необходимость использования информационной системы в управлении персоналом. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее кадровой службе и руководителям в удобной форме ставит задачу создания па предприятии соответствующей информационной системы.
Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, храпения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации.
3. Определение и сущность баз данных
База данных — это упорядоченный набор структурированной информации или данных, которые обычно хранятся в электронном виде в компьютерной системе. База данных обычно управляется системой управления базами данных (СУБД). Данные вместе с СУБД, а также приложения, которые с ними связаны, называются системой баз данных, или, для краткости, просто базой данных.
В чем заключается различие между базой данных и электронной таблицей? Базы данных и электронные таблицы (в частности, Microsoft Excel) предоставляют удобные способы хранения информации. Основные различия между ними заключаются в следующем:
— способ хранения и обработки данных;
— полномочия доступа к данным;
— объем хранения данных.
Изначально электронные таблицы были созданы для индивидуального использования, и их функционал соответствует этому назначению. Они идеально подходят для личного применения или для небольшой группы пользователей, которым не требуется проводить сложные манипуляции с данными. В отличие от них, базы данных предназначены для хранения больших объёмов систематизированной информации, иногда колоссальных размеров. Базы данных позволяют множеству пользователей одновременно быстро и надёжно получать доступ к данным и запрашивать их, применяя развитую логику и язык запросов.
Эволюция базы данных:
1. Базы данных значительно изменились с момента их появления в начале 1960-х годов.
2. Исходными системами, которые использовались для хранения и обработки данных, были навигационные базы данных — например, иерархические базы данных (которые опирались на древовидную модель и допускали только отношение «один-ко-многим») и базы данных с сетевой структурой (более гибкая модель, допускающая множественные отношения). Несмотря на простоту, эти ранние системы были негибкими.
3. В 1980-х годах стали популярными реляционные базы данных, в 1990-х годах за ними
