Позитивные изменения, Том 3 №1, 2023. Positive changes. Volume 3, Issue 1 (2023) - Редакция журнала «Позитивные изменения»
При принятии решения о необходимости проведения оценки изначально речь не шла о грантовом конкурсе. Выбор в пользу него, а не реализуемых программ или проектов, подходов к управлению, мониторингу и оценке результатов, был сделан уже в период формирования ТЗ, после общения с потенциальными оценщиками, серии внутренних обсуждений, включая разговор с представителями донора.
Такое решение было принято, потому что конкурс позволяет фонду решать целый ряд задач. Например:
1) оценивать потребности различных целевых групп в решении социальных проблем;
2) выявлять уровень готовности/зрелости организаций, в том числе некоммерческого сектора, решать те или иные социальные проблемы, разрабатывать социальные проекты;
3) анализировать готовность этих организаций к партнерству и межведомственному взаимодействию;
4) выстраивать механизмы межведомственного взаимодействия, партнерства;
5) влиять на позиционирование компании и ее корпоративного фонда.
Таким образом, конкурс оказался важной процедурой, влияющей на программы, фонд, межведомственное взаимодействие, достижение целей программы «Дорога к дому» и стратегических целей фонда.
Вопросы оценки: в какой степени грантовый конкурс содействует повышению эффективности программы? В какой степени положение о конкурсе, формат заявки проекта на конкурс и система экспертной оценки заявок позволяют оценить эффективность проекта, адекватность заявленных затрат? Какие изменения следует внести в положение о грантовом конкурсе, в заявку и систему оценки проектов?
Если попробовать выстроить условный рейтинг полезности этапов оценки, т. е. информационной практической насыщенности для развития, то в нашем случае это:
1) Формирование ТЗ, выбор оценщиков.
2) Процесс оценки; общение с оценщиками; обратная связь от участников оценки.
3) Обсуждение, внедрение результатов, рекомендаций.
4) Отчет об оценке.
В результате оценки команда фонда получила отчет со списком предложений и рекомендаций по развитию грантового конкурса, также в процессе оценки сформировался образ изменений, которые необходимо внедрить.
Цитаты экспертов из отчета об оценке:
• «Конкурсный механизм понятен и хорошо себя зарекомендовал. Формат открытого конкурса удобен и его необходимо сохранить как одну из форм отбора проектов для финансирования. Календарный график конкурсов также удобен».
• «По оценкам участников интервью уровень влияния деятельности фонда на позитивные социальные изменения в положении благополучателей и решение социальных проблем города (в зоне приоритетных направлений) оценивается в 40 %. Это очень высокий показатель».
• «Поддержанный проект, после нескольких лет успешной работы может получить статус «службы» фонда. Отработана методология, выстроены алгоритмы, налажено межведомственное взаимодействие».
ТРАНСФОРМАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В 2019–2020 гг. по итогам оценки состоялась масштабная трансформация всех конкурсных процедур. Ключевые изменения в конкурсе:
1. Конкурс стал конкурсом фонда, а не его отдельной программы «Дорога к дому». Фонд реализует две целевые программы, но его деятельность шире, чем обе программы. В связи с чем добавилась такая целевая группа, как специалисты сферы детства, и на конкурс стали приниматься проекты, направленные на работу по предупреждению кризисных ситуаций (медиапроекты, проекты по формированию общественного мнения, навыков безопасного поведения).
2. Расширена география конкурса, во-первых, на соседние с Череповцом районы Вологодской области, потому что их жители зачастую работают в Череповце, а дети посещают образовательные учреждения города. Во-вторых, на второй большой город – областной центр (г. Вологду). В-третьих, на город присутствия компании «Свеза» (также поддерживает программу «Дорога к дому») Великий Устюг в Вологодской области. В-четвертых, на пос. Яковлево в Белгородской области.
3. Начался целенаправленный сбор обратной связи от заявителей и экспертов, чтобы своевременно вносить необходимые изменения в конкурсные процедуры. По результатам проводятся консультации и встречи с заявителями, чьи проекты не получили финансирование конкурса. Непрошедшие заявки могут быть доработаны совместно со специалистами ресурсно-методического центра фонда и поданы на конкурсы грантов других грантодающих организаций.
4. Внедрен принцип вариативности конкурсных механизмов: проекты могут быть отобраны через открытый конкурс, могут быть инициированы сотрудниками фонда после анализа проблем и существующей на территории ситуации, специалисты могут принимать участие в партнерских проектах.
5. Запущен сайт конкурса https://socialprojects.dorogakdomu.ru/. Заявки принимаются только через личный кабинет заявителя, для экспертизы заявок также введен функционал личного кабинета эксперта.
6. Формирование доказательной базы проекта начинается на этапе подготовки грантовой заявки (в заявку добавлены новые разделы).
7. В фонде определен функционал по сопровождению конкурса (администраторы, тематические консультанты, программисты).
8. Апробирована и утверждена трехуровневая система оценки грантовых заявок.
9. К оценке привлечены независимые эксперты, что позволило исключить конфликт интересов заявитель-эксперт.
10. Введен новый орган – конкурсный совет.
Таким образом, проведенная оценка позволила существенно повысить уровень зрелости конкурса, что повлияло и на другие процессы фонда: механизмы межведомственного взаимодействия, позиционирования фонда, планирования деятельности, управления проектами (см. Таблица 1).
Таблица 1. Непосредственные результаты грантового конкурса фонда после внедрения результатов независимой оценки конкурса
ВНУТРЕННЯЯ ОЦЕНКА И САМООЦЕНКА КОНКУРСА
Эти виды оценки проводятся ежегодно с соблюдением принципа триангуляции по источнику данных. То есть информация о конкурсе собирается не менее чем из трех источников данных, с целью независимого подтверждения результатов и возможности рассмотреть доказательства достижения социального результата под разными углами зрения.
1. Ежегодно (с 2008 года) проводятся предконкурсные и постконкурсные обсуждения с командой организаторов конкурса. В фокусе анализа следующие вопросы: направления и целевые группы конкурса, география, вклад проектов грантополучателей в достижение стратегических целей фонда.
2. С 2020 года ежегодно собирается обратная связь от заявителей и членов конкурсной комиссии. Метод сбора данных – сплошной опрос. Инструмент – онлайн-анкета. В 2021 году в опросе приняли участие 66 % заявителей и 81 % членов конкурсной комиссии. Из отчета 2021 года по результатам анализа обратной связи заявителей и экспертов конкурса:
• «Для удобства заявителей и экспертов в 2020 году были разработаны справочные материалы: руководство для экспертов и руководство для заявителей. Практически все заявители и эксперты, за исключением 7 % и 5 % соответственно, воспользовались предложенным руководством. Все они отметили, что справочный материал оказался полезным при работе на сайте конкурса».
• «60 % заявителей в период подготовки заявки получали консультации специалистов фонда по телефону или электронной почте. Коммуникации со специалистами были высоко оценены заявителями и экспертами конкурса. Комментируя свою оценку, эксперты и заявители отмечают, что консультации были получены оперативно, специалисты смогли ответить на все интересующие вопросы. Заявители, которые не обращались за консультацией, отмечают, что смогли самостоятельно заполнить заявку, благодаря подробным инструкциям в руководстве для заявителей. Эксперты поблагодарили всю команду конкурса за быструю обратную связь, внимательность и доброжелательность».
3. С 2019 года к обсуждению конкурсных процедур привлекается профессиональное сообщество (оценщики, специалисты грантодающих
