Владислав Волгин - Логистические ловушки и решения в договорах: Справочник предпринимателя
Организационные меры отправителя
В договоры следует включать условия и оговорки, облегчающие для отправителя выполнение нижеперечисленных операций.
Если предстоит перевозка специфических грузов или выполнение погрузочно-разгрузочных операций в морских портах, следует оговорить наличие специальных лицензий у перевозчиков.
При планировании маршрута автомобильных междугородних и международных перевозок в приложении к договору целесообразно оговорить наряду с длиной трассы, качеством дорожного покрытия и количеством вероятных пробок количество границ, таможен, а также постов ДПС, дорожной полиции, транспортной инспекции.
Следует оговорить принцип формирования партий грузов – оно возможно как с точки зрения создания партии для таможенного оформления, обеспечения оптимальности доставки грузов, так и с точки зрения оптимальной складской обработки.
В договоры целесообразно включать условия, по которым контрагенты способствовали бы исполнению обязанностей друг друга, снабжая необходимой информацией.
Например, на этапе организации доставки необходимо решать задачи, которые быстрее решаются при помощи контрагента:
– расчет вариантов стоимости перевозки;
– хранение и поддержка в актуальном состоянии тарифов на оказание услуг партнерами – перевозчиками, страховыми компаниями и т. д.;
– варианты расчета стоимости услуг;
– осуществление подбора услуг по доставке груза с использованием справочников услуг и тарифов партнеров;
– выбор вариантов оказания услуг на маршруте;
– хранение ранее созданных котировок с возможностью их сравнения и анализа по ключевым параметрам;
– проверка актуальности используемых тарифов и возможность отправки запросов на обновление устаревших данных;
– работа с клиентами, многомерная система классификации клиентов по разным параметрам, анализ прибыльности категории клиентов или каждого отдельного клиента.
– отслеживание информации о грузе, маршруте, требованиях к транспортным средствам, требуемых датах прибытия, агентах и перевозчиках;
– организация многоплечевых и мультимодальных перевозок с контролем прохождения грузов по плечам маршрутов, регистрации затрат по перевозке на каждом плече, выставления счетов клиенту по отдельным услугам, проверка сопроводительных документов, создаваемых агентами на различных участках, сохранение электронных копий документов с привязкой к маршрутам или грузам.
При организации перевозок грузов различными видами транспорта возникает необходимость решения следующих задач:
– необходимость регистрации данных по маршруту перевозки груза, в том числе характеристик транспорта, используемого для перевозки: вида, типа подвижного состава, агентов, затрат по перевозкам и т. д.;
– составление сложных маршрутов перевозки, обеспечивающих выполнение мультимодальных перевозок;
– получение и проверка транспортно-сопроводительных документов, возникающих в процессе перевозки.
Под организацией перевозок сборных грузов подразумевается объединение грузов одного или нескольких клиентов на отдельных участках маршрута в одну партию и выполнение операций по доставке этой партии грузов. Подобное объединение позволяет снизить затраты по перевозке грузов, уменьшить стоимость услуг по доставке груза для конечного клиента.
При осуществлении перевозок сборных грузов возникает необходимость решения задач:
– организация доставки грузов до складов или мест консолидации;
– формирование партий грузов для совместной обработки;
– контроль за обработкой консолидированных партий;
– расконсолидация партии на грузы отдельных клиентов;
– контроль за доставкой грузов до получателей.
При регистрации заказов клиентов на доставку небольших грузов важно правильно определить основные составляющие этой доставки:
– выбрать склад консолидации, с которого груз будет отправлен в кратчайшие сроки;
– обеспечить доставку груза до этого склада;
– осуществить контроль за дальнейшим движением груза как внутри выделенных партий, так и после расконсолидации.
При осуществлении обработки партии грузов выполняются операции над всеми грузами, входящими в эту партию; можно видеть историю обработки грузов с точки зрения вхождения его в ту или иную партию на всем пути следования.
Необходимо обеспечить возможности выполнения операций:
– регистрация затрат на операции по обработке партии грузов с последующим их распределением на грузы конечных получателей;
– контроль партии груза в любой момент времени с точки зрения определения состава товаров и их привязки к заявкам клиентов, чтобы в момент расконсолидации была информация
о том, какие операции планируется выполнить над каждым товаром в отдельности: например, после расконсолидации для части товаров из партии может планироваться доставка до грузополучателя, а для другой части – хранение на складе до выдачи грузополучателю;
– осуществление организации доставки грузов конечным грузополучателям как внутри города, так и в другие города и места назначения;
– функции выдачи груза со склада непосредственно грузополучателям;
– описание груза, включая его состав, габариты, объемновесовые характеристики;
– регистрация погрузки грузов со склада в транспортные средства, выдачу грузов грузополучателям;
– определение суммы таможенных платежей;
– формирование партий для таможенного оформления и контроль их обработки;
– печать документов, необходимых для таможенного оформления;
– выделение товарных позиций, присвоение кодов ТНВЭД, регистрация актуальной таможенной стоимости по каждой из позиций;
– анализ состава товарных позиций в рамках одной партии;
– формирование пакета сопроводительных документов стандартных форматов, необходимого для проведения таможенного оформления (например, TIR, CMR, Packing List, Invoice и т. д.);
– регистрация заявок на внутригородскую доставку;
– организацию рейсов по доставке грузов;
– регистрация исполнения заказов;
– расчет расходов по перевозкам;
– выставление счетов по заявкам клиентов;
– регистрация счетов перевозчиков;
– регистрация затрат по перевозкам, операциям над грузами, и распределение затрат по заявкам;
– механизм распределения затрат, который обеспечивает разнесение затрат на партию груза по заявкам, грузы которых вошли в данную партию;
– анализ количества свободного транспорта, его грузоподъемность и другие параметры;
– формирование рейса, исходя из мест назначения, в которых необходимо сдать груз, определение маршрута транспортного средства, подготовка сопроводительных документов на него: путевого листа, товарно-транспортных накладных, доверенности и т. д.; пакет этих документов передается водителям или экспедиторам для исполнения.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем на имя каждого грузополучателя в четырех экземплярах с обязательным заполнением следующих реквизитов: наименование получателя, наименование груза, количество, вес перевозимого груза, способ определения веса (взвешивание, по трафарету, стандарту, обмеру), род упаковки, способ погрузки и разгрузки, время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки. При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (сертификаты, удостоверения, свидетельства и т. д.), перевозчик обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю. При этом грузополучатель не вправе требовать сдачи груза по этим документам. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной грузоотправитель проставляет время прибытия и убытия автомобиля, указывает способ погрузки, вес груза, количество мест и другие реквизиты, которые он должен заполнить в соответствии с Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, и заверяет товарно-транспортные накладные подписью, печатью или штампом.
Страхование товаров в пути
В договоре следует поручить поставщику застраховать товары на период перевозки до момента поступления их на склад покупателя (кроме случаев самовывоза) в пользу покупателя. Расходы по страхованию включаются в счет отдельной строкой.
Страхование транспортных рисков:
КАСКО – страхование автомобильного и железнодорожного подвижного состава, воздушных, морских, речных судов во время движения, стоянки, простоя или ремонта,
КАРГО – страхование грузов, перевозимых на транспорте.
Страхование специальных рисков – страхование при перевозке особо ценных грузов: благородных металлов, драгоценных камней, произведений искусства, наличных денег и т. п.
Грузы страхуют на случай их повреждения и/или утраты, по соглашению страхователя со страховщиком выбирается конкретная форма страхового покрытия из четырех перечисленных ниже.
