Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Основным видом изложения в процессуальных документах является констатация. Возможны элементы описания (протоколы осмотра места происшествия) или повествования (протоколы допроса), но описание и повествование здесь выполняют функцию констатации фактов.

Интересно отметить некоторые особенности языка процессуальных документов. В качестве примера можно привести употребление слов в непривычных словосочетаниях. Так, глагол «обременять» может сочетаться с неодушевленным существительным: обременять имущество.

Специфическим является и употребление однородных членов предложения, называющих неоднородные, несопоставимые понятия или являющиеся разными членами предложения: Те же деяния, совершенные в крупном размере (как?) либо лицом (кем?), ранее судимым. Интересно и непривычное соединение слов в качестве однородных членов: в размере, в сроки и в порядке, на условиях и в пределах.[119]

Приведем пример процессуального документа:

Город Энск

29 мая 1982 г.

Следователь отдела внутренних дел г. Энска старший лейтенант милиции Захарченко Г. Т., рассмотрев поступившее из 10-го отделения милиции уголовное дело № 35 о хулиганских действиях Мельникова Л. М., возбужденное по признакам преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 306 УК РСФСР,

Мельников Л. М. совершил хулиганство при отягчающих обстоятельствах, предусмотренных ч. 2. ст. 206 УК РСФСР.

Принимая во внимание, что, согласно ч. 1 ст. 416 УПК РСФСР, по делам об этих преступлениях проводится дознание следователями органов внутренних дел, которое в данном случае начальником следственного отделения поручено мне, руководствуясь ч. 2 ст. 129 УПК РСФСР,

1) настоящее дело принять к производству и приступить к дознанию

2) копию постановления направить прокурору Энского района г. Энска.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте общую характеристику дипломатического подстиля и дипломатических документов.

2. Перечислите и охарактеризуйте известные вам дипломатические документы.

3. Что такое дипломатическая нота, какие виды нот вы знаете, в чем особенность каждой из них?

4. В чем особенность законодательного подстиля и юридических текстов?

5. Назовите и коротко охарактеризуйте некоторые известные типы законодательных документов.

§ 5. Речевой этикет в деловой переписке

В составлении и оформлении деловой документации важное место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания. По тому, как человек знает деловой этикет, соблюдает его, создается впечатление о нем самом, его воспитании и деловых качествах.

Правильно составленные письма создают благоприятное впечатление о тех организациях и фирмах, которые их посылают. Такие письма поддерживают положительную репутацию автора и могут служить залогом долгого и успешного партнерства.

К настоящему времени в мировой практике сложились устойчивые правила ведения деловой переписки. В данной сфере приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации. Официальный этикет регламентирует выбор слов, словосочетаний, построение фраз и всего контекста, таким образом, процесс составления делового письма сводится к реализациям языковых моделей, которые можно применять при написании всех писем.

Основу правил делового этикета составляет вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.[121] Другими словами, следует писать письма, учитывая «фактор адресата», т. е. ориентируясь на получателя.

Этикетные формулы свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения). Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между партнерами, фирмами, организациями.

Обращение – этикетная языковая фраза, которая устанавливает контакт с адресатом, привлекает его внимание. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый… или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) более будничный и личный характер, а восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу придается особое значение, таким образом, восклицательный знак подчеркивает значимость и официальный тип письма.

Форма обращения по должности или фамилии носит официальный характер и широко используется в деловой переписке: Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин депутат! Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Петрова!

Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемая Ирина Андреевна! Уважаемый Григорий! Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна! Традиционная форма официального обращения по фамилии и/или имени и отчеству может быть усилена модификационным вариантом: Многоуважаемый… или Глубокоуважаемый…

При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа!

Обращение Уважаемые коллеги! применяется по отношению к лицам одной профессии. Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок.

Заключительные этикетные формулы могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата: Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением; Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Правила делового этикета предполагают, что если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости: С уважением.

В деловой письменной речи, как правило, не принято употреблять местоимение я. Например, вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил – мной выполнено. Однако форма мной решено неправильна, следует писать я решил. Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. При использовании данного местоимения требуется особая осторожность, так как его употребление в служебных документах может привести к неуважительности и фамильярности. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Просим…

Деловое письмо выглядит более убедительным и соответствует нормам административного этикета, когда оно выражает интересы фирмы, коллектива, а не отдельного руководителя. Поэтому при формулировке запросов, просьб, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы или указывается название предприятия.

«Основное требование, предъявляемое к официальному письму, – объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения».[122] Нейтральный доброжелательный тон соответствует объективности содержания официальных писем и не допускает иронизирования, подобострастия, фамильярности, грубости, использования неуместных оборотов с выражением преувеличенной вежливости: Многоуважаемый господин…, не откажите в любезности… С наилучшими пожеланиями… и т. п.