Коллектив авторов - Русский язык и культура речи
13. Использование заключительной формулы вежливости. К сожалению, при составлении российских деловых писем не всегда придерживаются этого правила речевой культуры. В зарубежных стандартах заключительные формулы вежливости являются обязательными в деловой переписке.
Вместе с тем не все рекомендации западных специалистов (по крайней мере, их интерпретация переводчиками) подходят для российского делового письма. Так, считается, что заключительная формула вежливости должна соответствовать форме приветствия в начале письма[7]. Формальное следование этому правилу зарубежного письма привело к распространению «тавтологического» этикета в российской письменной коммуникации: Уважаемый… – С уважением…
14. Объективность содержания официального письма, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. В деловой переписке не допускаются иронизирование, проявление грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность, демонстрируя чрезмерную вежливость (не откажите в любезности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость.
Пример: Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.
Адресант как бы не допускает того, что положение может быть не утверждено.
Знание норм официально-делового стиля дает составителю возможность подготовить текст, в котором ясно, четко и грамотно сформулирована суть ситуации, послужившей причиной составления служебного письма.
Степень владения деловым языком и стилем проявляется не только при составлении, но и при анализе текстов. Вот один из примеров подобного анализа.
На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.
Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.
Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.10.04 г. № 76/2. Сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.
Дир-р фабрики А.Ю. Петрова
Данный текст может быть проанализирован и отредактирован следующим образом.
1. Первое предложение является характерным примером пустословия. Приведено полное название предприятия, которое имеется в авторских реквизитах фирменного бланка, однако ничего не сказано о том, с какой именно просьбой обращался заказчик, т. е. предложение не содержит никакой полезной информации и должно быть объединено со следующим.
2. Термин «индивидуальный пошив одежды» применительно к сфере обслуживания населения устарел и возможен лишь в сфере индивидуальной трудовой деятельности. На предприятиях же пошив давно перестал быть индивидуальным – повсеместно используются бригадные формы организации труда. Поэтому следует использовать термин «пошив одежды по индивидуальным заказам».
3. В первых двух предложениях обращение заказчика классифицируется как заявление, а в последующем – как жалоба. Между тем эти понятия далеко не синонимичны. Заявление – это форма выражения гражданами своих прав, а жалоба – форма несогласия граждан с действиями должностных лиц или учреждений. Видимо, здесь имела место жалоба, но все же лучше было бы употребить обобщающий термин – «письмо».
4. Предложение Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики является характерным примером тавтологии. Если состоялось общее собрание коллектива, то, естественно, все работники в курсе дела.
5. Фраза Меры приняты также не нужна, поскольку дублирует предыдущую.
6. Фраза Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны выстроена стилистически неправильно.
7. В сочетании согласно приказа фабрики допущены три неточности: во-первых, предлог согласно, как уже было отмечено, требует после себя дательного падежа существительного; во-вторых, приказ издает директор, а не фабрика, поэтому правильно будет написать приказ директора фабрики или приказ по фабрике; в-третьих, слово фабрика необоснованно повторяется почти в каждом предложении.
8. Сообщение, что закройщик переведен именно в бригаду по пошиву мужской верхней одежды, содержит излишнюю информацию. Вызовет недоумение адресата и тот факт, что закройщик переведен на работу портным, поскольку непосвященному непонятно, чем портной хуже (и по должности, и по зарплате), чем закройщик. Кстати, из текста неясно, на какой срок закройщик понижен в должности.
9. Ничего не сказано о том, что больше всего волнует заказчика: будет ли выполнен его заказ и как скоро?
10. Перед заказчиком следовало извиниться за причиненные неприятности.
11. Сокращение слова директор в деловых документах не допускается.
После анализа и редактирования текст должен быть переписан, например, следующим образом.
Уважаемый Алексей Иванович!
Изложенные в Вашем письме факты задержки заказа (квитанция № 714305) и грубости работников фабрики проверены и полностью подтвердились.
Приказом по фабрике от 13.10.04 г. № 76/2 сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев на месяц переведен на нижеоплачиваемую работу.
Ваш заказ передан другому закройщику и будет выполнен в течение недели.
Приносим Вам свои извинения.
Директор фабрики А.Ю. Петрова
Культура делового письма
Письменная речь – это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с по-мощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.
В литературе существуют различные точки зрения на то, что представляет собой письменная речь – монолог или диалог.
Со времен Античности и вплоть до начала XIX в. монологическая речь считалась более сложной и действенной, чем диалогическая. К середине XIX в. риторика стала пониматься преимущественно как теория и практика изучения письменной монологической речи. Основными категориями этой речи стали описание, повествование и рассуждение; каждая из них характеризовалась определенным набором стилистических и риторических средств и приемов.
Однако со второй половины XIX в. в ряде работ по теории языка, истории и теории риторики было продемонстрировано, что диалогическая речь значительно сложнее монологической. Более того, монологическая речь стала порой трактоваться, как производная от диалогической. В качестве доказательства приводится довод, что монолог – это лишь часть какого-то диалога, понятого, как совокупность сообщений на одну и ту же тему или по одному и тому же поводу, созданных различными участниками общения в разных обстоятельствах, разных фактурах речи (устной, рукописной, печатной или опосредованной новейшими техническими устройствами) и в разное время.
Р. Л. Ларсон, один из представителей англо-американской школы, опубликовавший в 1968 г. «План для обучения риторическому изобретению», отмечал, что обучение письменному монологу включает в себя элементы диалога – внутреннего диалога создателя речи с ее предметом.
Все это свидетельствует о достаточной сложности письменной речи, поскольку каждый неграмотный человек может стать участником устной (если он, разумеется, не глухонемой), но не письменной диалогической речи (с той или иной степенью успеха).
Можно, конечно, представить письменный монолог как внутренний диалог. Но можно представить и диалог как цепочку прерванных монологов. В любом случае каждый из видов письменной речевой коммуникации имеет свои сложности и свои особенности, достойные изучения.
Текст
Основой письменной речи в целом и делового письма в частности является текст. К текстам служебных документов следует предъявлять строгие требования – они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам официально-делового стиля.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, текст может быть простым или сложным по содержанию. В простом тексте рассматривается один вопрос, в сложном – несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты, (отчеты, обзоры, доклады и т. п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и подпункты.
