Ирина Андреева - Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента

Мебель и произведения искусства должны соответствовать имиджу фирмы и быть выдержаны в едином стиле. Так, консерватизм и стабильность финансовой корпорации как нельзя лучше отразят солидные кабинеты с толстыми коврами на полу и дорогой, но строгой мебелью. В то же время оригинальность и креативный дух рекламной фирмы подчеркнет рабочее помещение, пестрящее яркими плакатами, веселое и непринужденное, с легкой и нестандартной по форме мебелью. Лучшим украшением кабинета в любом случае являются живые цветы.

Пространство и мебель следует организовать так, чтобы легко было поддерживать порядок в деловых бумагах. Документы нужно хранить таким образом, чтобы их не смогли увидеть посетители и другие работники фирмы.

Образцом порядка и аккуратности должен быть рабочий стол, на нем недопустимо оставлять пепельницу с окурками, остатки еды, вязание, расческу и косметику. Стол должен находиться прямо на виду у входящего. Вы должны сидеть спиной к стене и лицом к двери. Ваш стул или кресло должны вращаться и быть более высокими, чем у посетителей, что позволяет подчеркнуть ваш высокий статус. Этот эффект можно усилить красивым видом из окна или хорошей картиной, расположенной симметрично за вашей спиной.

Для посетителей следует подготовить стулья более простые, чем у вас. Наиболее приемлемые цвета для стульев: темно-бордовый, темно-зеленый, темно-коричневый или цвета натуральной кожи. Расположите их напротив себя на расстоянии 1-2 метра. Это позволяет видеть посетителя во весь рост и быть внимательным к его невербальным реакциям. Для кофе и неформальной беседы желательно в уютном месте кабинета поставить круглый журнальный столик с удобными креслами. Для назойливых посетителей можно поставить жесткие стулья, расположив их на расстоянии дальше двух метров от вас спиной к двери.

Обстановка вашего кабинета должна создавать у кандидата ощущение делового комфорта, естественности и искренности поведения во время собеседования. При этом кандидат не должен ни на минуту забывать, что хозяин здесь вы.

Подготовка вопросов и заданий для структурированного интервью

Исследования показывают, что структурированные интервью со стандартизированными и записанными вопросами и ответами повышают точность собеседования как метода отбора. Содержание интервью определяется целью его проведения: оценить профессионально важные деловые и личные качества кандидата. Среди них:

● профессиональные знания и опыт работы;

● степень заинтересованности в данной работе;

● активность жизненной позиции;

● целеустремленность и готовность работать с максимальной отдачей;

● степень самостоятельности в принятии решений и ответственность за результаты своей работы;

● стремление к лидерству способность руководить и готовность подчиняться;

● уровень интеллектуальной активности, способность творчески подходить к решению проблем;

● готовность рисковать или излишняя осторожность;

● степень самокритичности и объективность оценок;

● умение хорошо говорить и слушать;

● внешность и манера поведения;

● честность и порядочность.

Целесообразно составить список из 15-20 основных и 10-20 дополнительных вопросов. Подобные вопросы приводятся в книге В. А. Полякова «Технология карьеры» [79]. Оптимальное время для проведения интервью – 20 минут.

Наиболее опытные консультанты применяют в процессе интервью проблемные узкопрофессиональные вопросы-задания: описывают конкретную производственную ситуацию и спрашивают: «Ваши действия?» Например, претенденту на вакантное руководящее место предлагается для анализа следующая ситуация. В руководимом вами коллективе есть неформальный лидер, пользующийся всеобщим уважением коллег. Он выступает в роли вашего оппонента: ставит под сомнение вашу компетентность и способность руководить, выискивает и подчеркивает ваши ошибки и недостатки, встречает в штыки ваши распоряжения. Ваши действия?

Типичная ошибка руководителей в такой ситуации – избавиться от неформального лидера и попытаться самому завоевать авторитет, стать «своим парнем» для подчиненных. Однако обычно это не удается, так как руководитель и неформальный лидер выполняют разные функции, совместить которые в одном лице невозможно. Руководитель вынужден оказывать давление на коллектив, а лидер защищает себя и коллектив от этого давления. Поэтому в данной ситуации надо рассматривать конфликт как закономерный и попытаться наладить хорошие отношения с неформальным лидером. В дальнейшем рекомендуется использовать его авторитет в своих целях, то есть осуществлять руководство с привлечением неформального лидера.

В конце собеседования следует спросить кандидата, что еще он хотел бы добавить к сказанному и какие вопросы, в свою очередь, хочет задать. Это можно сделать, например, так: «Собеседование закончено. Что вы думаете о нем? Удалось ли вам сказать все, что вы считали нужным? Получили ли вы ту информацию, которая была необходима? О чем бы вы хотели спросить?» Один опытный консультант по кадрам признавался, что самым важным в собеседовании считает именно вопросы кандидата, потому что они могут не менее точно охарактеризовать интервьюируемого, чем его предыдущие ответы. Так называемое «постсобеседование», о котором здесь шла речь, позволяет создать более неформальную обстановку и способствует самораскрытию интервьюируемого.

Приветствие

Взаимные приветствия, с которых начинается собеседование, очень важны для создания делового настроя и формирования благоприятного впечатления людей друг о друге. Раздраженные или усталые интонации, равнодушный или колючий взгляд, отсутствие зрительного контакта, сосредоточенность в своих бумагах, резкий тон – все это может не только оттолкнуть кандидата, но и в дальнейшем способствует созданию негативного имиджа вашей организации.

Профессионализм работника кадровой службы проявляется в умении быть приветливым хозяином. Для этого не требуется многое. Необходимы всего лишь внимательный мягкий взгляд в глаза вошедшему, приветливая легкая улыбка, открытые позы и жесты, спокойный и доброжелательный тон, уважительное приветствие («Рад вас видеть», «Приятно с вами познакомиться»). Если хозяин кабинета – мужчина, а вошедший – женщина или человек старшего возраста, то хозяину кабинета обязательно нужно встать из-за стола и пойти навстречу гостю. Затем следует вежливое приглашение сесть.

Создание благоприятной деловой атмосферы

Собеседование будет более результативным, если вы понравитесь кандидату, расположите его к себе, создав в самом начале беседы атмосферу взаимного доверия и искренности. Естественно, что кандидат в той или иной мере испытывает напряжение и волнение, которые могут помешать ему «раскрыться», проявить свои лучшие стороны. Поэтому несколько минут нужно отвести на адаптацию посетителя к новым условиям. Для этого в начале беседы необходима небольшая пауза, после которой можно задать кандидату один или несколько легких нейтральных вопросов («Как вас зовут?», «Как вам нравится сегодняшняя погода?», «Как вы доехали?», «Как настроение?»). Можно предложить чай или кофе.

На эмоциональное состояние кандидата определенным образом влияет цвет одежды консультанта (естественно, что наблюдается и обратное влияние). Например, если вы в темно-фиолетовом костюме, то, скорее всего, будете восприниматься вашим собеседником как строгий и холодный человек. Черный цвет костюма создает между собеседниками невидимый барьер и не способствует откровенности. Красный цвет одежды повысит активность легко возбудимого собеседника, но может подавить человека менее раскованного. Зеленый способствует возникновению контакта и терпимости, его оттенки снижают агрессивность и раздражение. Синий цвет успокаивает, снижает тревожность, создает ощущение стабильности. Одежда пастельных тонов устранит настороженность в отношениях, сделает их более доверительными. А вот серый цвет не вызывает ни положительных, ни отрицательных эмоций, но может легко превратить его обладателя в «серую мышку», лишив человека индивидуальности.

Если посетитель нервничает, что проявляется, например, в побледнении или покраснении лица, дрожании рук, голоса, резких, отрывочных жестах, то можно применить следующие приемы снятия напряжения:

● попросить его передвинуть стул, плотнее закрыть дверь, разложить принесенные документы (мышечное напряжение, связанное с подобными действиями, затем сменяется расслаблением и успокоением);

● поделиться своими трудностями (вспомнить себя в подобной ситуации, пожаловаться на плохую работу транспорта в утренние часы);

● рассказать короткую смешную историю или уместный анекдот;

● сделать кандидату комплимент (критические суждения здесь недопустимы);

● подчеркнуть свое добродушие и простоту (это позволяет усыпить бдительность кандидата и пробудить его к максимальной искренности);