Дэвид Ален - Getting Things Done

До тех пор пока дела находятся в категории «разное», структурировать их невозможно. Большинство «to-do» – списков, которые мне доводилось видеть состояли по большей степени из «разного» – и при этом никакой результативной работы, которую надо выполнить. Это были напоминания множества нерешенных проблем, которые ещё даже не были представлены в виде желаемых результатов и последовательных действий – вот они, те детали и мелочи, которые владелец подобного списка должен проделать.

Необходимо превратить «разное», которое мы пытаемся трансформировать в нечто такое, с чем можно работать, в последовательность действий.

«Разное» – не такая уж плохая вещь. То, что привлекает наше внимание, по природе своей как раз и является тем самым – разным. Но как только это «разное» входит в нашу жизнь, мы просто обязаны это «разное» для себя прояснить и классифицировать. Это наша обязанность, как работников умственного труда: если же «разное» уже разложено по полочкам и очевидно – все, наш труд больше не требуется.

В конце одного из моих семинаров, старший менеджер большой компании, занимающейся биотехнологиями, взглянула на свой «to-do» – список, который она принесла с собой и воскликнула: «Епть! Это же бесформенная нежизнеспособная каша!». Это, пожалуй, лучшее описание потуг составлять списки по технологиям большинства систем самоорганизации, которое я когда-либо слышал. Огромное количество людей пытались организовать свою работу путем перекомпоновки неполных, непонятных даже им самим вещей; они даже не поняли, что и сколько им надо организовать, чтобы достичь стоящего результата. Если они хотят, чтоб усилия, затраченные на организацию оправдались, то стоит собрать воедино то, что нужно обдумать и, собственно, обдумать.

Вы можете тренироваться, как спортсмен: тренироваться, чтобы быть более ответственным, более активным, более сосредоточенным на умственном труде. Вы можете думать более эффективно и регулировать и контролировать результаты с большей легкостью. Вы можете минимизировать временные хвосты во всех сферах жизни – профессиональной и личной – и успевать выполнять гораздо больше, затрачивая при этом меньше усилий, вы можете также создать универсальную систему управления для работы и жизни.

Но прежде, чем вы достигнете хоть чего-то из вышеперечисленного, вам следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего. А способ достичь этого – как мы видим, это вовсе не организация времени, организация информации или организация приоритетов. В конце концов:

§ Вы не организовываете 5 минут, да и не заводитесь, если 5 минут превратились в 6;

§ Вы не организуете избыточную информацию – иначе вам впору было бы пойти в библиотеку и умереть там, или выйти в Интернет и покончить с собой, да даже просто открыть телефонный справочник и взорвать себе мозг;

§ Вы не организуете приоритеты – у вас они просто есть.

А ключом к тому, чтобы организовать «разное» является организация действий.

Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам – в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени – вот реальная задача. Организация действий – вот основная цель.

Это кажется очевидным. Однако, вас, быть может, удивит, какое количество действий по какому количеству задач и проектов так и остаются непроясненными. А это действительно сложно – организовывать действия, которые ещё даже не были определены. Много людей обременены десятками действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по нескольким проектам параллельно, но они об этом ещё не знают.

Поэтому и типичная жалоба «У меня нет времени на____________________» (вписать нужное) вполне понятна: многие проекты кажутся неподъемными, и они действительно неподъемны потому, что нельзя выполнить целый проект целиком! Можно выполнить только действие, к этому проекту относящееся.

Первый шаг – это половина любого дела.

Греки

На многие действия тратится всего минута или две, но проект-то движется!

Работая с тысячами профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема – это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность.

Выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

За годы работы над улучшением личной продуктивности я по достоинству оценил значимость подхода «снизу вверх». По уму, самый правильный способ – это работа «сверху вниз», т. е. вначале определение перспективных целей всего проекта, потом – второстепенных целей и, наконец, деталей выполнения. Беда в том, что большинство людей настолько погрязли в рутине. Что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на чем-то более крупном и перспективном. Так что практика показывает, что подход «снизу вверх» более эффективен.

Концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса – и все это приблизит вас к перспективным целям. Появится новый поток творческой энергии, откроются новые горизонты, появятся свежие силы, чтобы эти творческие идеи реализовать. Парящее чувство свободы и вдохновения посещает людей, которые усердно работают, закатав рукава, над рутинными задачами.

Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы взять новую высоту, если ваши инструменты для организации работы станут частью вашего стиля работы. Есть куда гораздо больше значимых вещей, нежели ваша рутина, о которых стоило бы задуматься, однако, если ваша самоорганизация ещё не достигла должного уровня, то заниматься перспективами – это все равно, что пытаться плавать в мешковатой одежде.

Моих слушателей, с которыми я проработал весь день над тем, чтобы расчистить их стол от рутинных бумажек, вечером посетило настоящее вдохновение, прилив творческих сил и множество идей, касательно будущего их компаний. Такой результат является логичным продолжением рутинных действий.

Видения недостаточно – необходимо действие.

Не достаточно просто разглядеть ступени – надо по ним подниматься.

Вацлав Гавел.

Выполнять обязанности, проекты и действия можно двумя способами – «горизонтальным» и «вертикальным». «Горизонтальный» контроль подразумевает связь всех процессов, в которых вы участвуете.

Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар – он может задержаться на одной из тысяч разных позиций, привлекающих или требующих вашего внимания в течение суток: аптека, домработница, тетушка Марта, стратегическое планирование, обед, завядшее комнатное растение, недовольный заказчик, нечищеные туфли. Вам надо купить марки, заказать номер в гостинице, отменить совещание, посмотреть вечером кино. Вы, быть может, удивитесь, какое количество вещей постоянно занимают ваш мозг и какое количество вещей вы должны сделать в один день. Вам нужна удобная система, которая будет содержать цепочку этих действия, информацию о каждом из них, предоставлять эту информацию по требованию и позволять вам переключаться с одного действия не другое легко и просто.

«Вертикальный» контроль, напротив, управляет движением вниз и вверх по цепочке индивидуальных задач и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» наталкивается на ваш следующий отпуск, который вы обсуждали с супругой за обедом: куда и когда вы поедете, что вы будете там делать, как подготовиться к путешествию и т. д.; или же вы с начальником собираетесь провести некоторую реорганизацию отдела; или вы хотите собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с заказчиком. Это и есть «планирование задач» в широком смысле, это фокусировка на одной единственной цели, ситуации, персоне и конкретизация всего, что с этим так или иначе связано, будь то идеи, приоритеты, детали или последовательность обстоятельств – словом, все, что вам может понадобиться для решения проблемы.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: очистить сознание и выполнить задачи. Правильное управление помогает вам чувствовать себя в водовороте работы и жизни комфортно, а правильная концентрация помогает вам прояснять ситуацию и все сопутствующие детали.

Невозможно достичь чувства расслабленности и спокойствия, которые я тут наобещал, если держать все дела в голове. Как вы увидите далее, индивидуальные линии поведения, описанные в этой книге – это то, что вы уже делаете. Разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие в том, что я организую сто процентов «разного», используя инструменты организации, которые у меня под рукой, а не в голове. И это правило распространяется на все дела – мелкие или крупные, личные или профессиональные, срочные или несрочные. На все.