Радислав Гандапас - Презентационный конструктор

Легко заметить, что ответ на каждую последующую группу вопросов будет возможен только при условии ответа на предыдущую. Нужно сказать, что я перечислил не все вопросы, входящие в каждую группу. Я просто записывал их по мере того, как они приходили в голову, и не пытался привести все. Мне было важно, чтобы вы поняли модель, после чего сможете формулировать бесчисленное количество вопросов к самому себе, руководствуясь конкретной ситуацией. Главное, чтобы первая группа вопросов была об участниках, вторая — о цели, а третья — об инструментах для ее достижения.

Я сам пользуюсь этой схемой при подготовке не только выступлений, но и тренингов. А когда меня приглашают как консультанта, чтобы помочь подготовить выступление к ответственному мероприятию, первые вопросы, которые я задаю пригласившему меня, те самые вопросы жизни и смерти, которые всякая красавица задает всякому чудовищу.

Время сформировать структуру. Лучше всего это делать в соответствии с законами композиции. Именно о том, как «сложить» презентацию, и написана эта книга. Пока просто читайте дальше, а при подготовке к презентации загляните в главу 2 «Структура презентации».

Даже если вы не приступите тут же к составлению текста презентации — ничего страшного. Мозг ваш будет рабо–тать и днем, и ночью, и вы будете время от времени генерировать новые идеи для вашей блестящей презентации. Самое главное — ни в коем случае (если выступать будете сами) не пишите дословно текст. Этим вы умертвите свою презентацию. Вы же не чтец и не актер, чтобы воспроизводить написанное. Ваша задача — поговорить с публикой. Люди, пришедшие на презентацию, меньше всего хотят увидеть номер художественной самодеятельности. Так что же делать? Просто устройте репетицию. Проговорите от начала до конца все, что собираетесь сказать. Разумеется, то, что вы услышите от самого себя, вас не устроит. Повторите это не менее пяти раз. У вас будет получаться все лучше и лучше. Однако важно, чтобы вы не просто решили: «Тут я скажу об этом, а здесь об этом». Говорите так, как будто публика уже перед вами. Постепенно у вас сложится логика презентации.

Отличным способом зафиксировать текст презентации являются слайды. Это иллюстративный материал и шпаргалка одновременно. Однако важно не поворачиваться все время к публике спиной, чтобы увидеть, о чем говорить дальше. Если вы сами управляете сменой слайдов, то видите дубль изображения на своем компьютере. Если вам помогает ассистент, протяните провод на сцену и поставьте дублирующий монитор таким образом, чтобы не поворачиваясь видеть, какой слайд у вас за спиной.

Если презентация проходит без слайдов, пожалуйста, все равно не пишите текст презентации на бумаге. Один ваш вид с листами формата А4 будет навевать такую тоску на слушающих, что вам трудно будет даже начать. Могу привести пять доводов в пользу того, почему не следует писать текст презентации дословно.

1. Разговорная речь отличается от письменной. И даже если мы воспроизводим текст наизусть, он звучит неестественно.

2. Если текст будет написан, а вы не сможете его заучить, вам придется не отрываясь смотреть в шпаргалку, что лишит вас зрительного контакта с аудиторией.

3. Если вы будете отрываться от текста, то, возможно, собьетесь. Тогда вам придется искать нужное место в тексте. Не факт, что вы найдете его сразу.

4. Вам придется держать бумагу в руках, а это закрепостит вас и не позволит жестикулировать. Если же вы положите бумагу перед собой, это привяжет вас к месту и не даст возможности перемещаться.

5. Вероятно, в ходе презентации вам придется корректировать ее продолжительность. Заранее написанный текст не даст вам такой возможности.

Могу на спор привести еще пять доводов. Потом еще пять. Но, полагаю, и этого вполне достаточно, чтобы навсегда отказаться от написания текста презентации. Что же делать? Наверняка вы догадались, что лучше написать тезисы. Текст презентации — это рельсы, по которым вам волей–неволей придется ехать, и любое отклонение чревато неприятными последствиями. Тезисы же подобны колее, по которой вы можете ехать, а можете и свернуть в сторону, если понадобится. Только не дробите их чересчур сильно. Даже самая продолжительная презентация сводится не более чем к семи основным мыслям. Зафиксируйте именно их. Конечно, если в вашей презентации используются сложные числа, которые необходимо привести точно, особенно если вы собираетесь процитировать первоисточник, включите их в тезисы. Но как быть с листами бумаги? Ведь они остаются.

Представьте себе, что вы сидите в зале, а на сцену выходит человек с пачкой стандартных белых листов. Теперь замените их на листы формата А5 и сравните ощущения. Теперь уменьшите листы еще вдвое. Сравните снова. И, наконец, сделайте их цветными. Зелеными, оранжевыми, розовыми, голубыми. Ну, как вы себя чувствуете? Правда, лучше? Напишите тезисы по одному на маленьких цветных карточках размером с игральные карты. Шрифт может быть достаточно крупным. На этих же карточках напишите сложные числа и цитаты, расположив их в нужном порядке. Теперь вам остается во время презентации лишь время от времени сверяться с карточками. Можете пойти еще дальше и обозначать не тезисы, а пиктограммы, которые эти тезисы обозначают. Пиктограмма по смыслу более емкая и легче воспринимается даже при беглом взгляде. Такие карточки можно заламинировать. Вид у них будет опрятнее, и использовать их можно будет неоднократно. Карточки могут решить еще одну побочную задачу. Зачастую малоопытные докладчики мучаются вопросом, куда деть руки. Хорошо, если они заняты маркером, компьютерной мышью или указкой. А если нет? Пачка карточек даст им работу: ее можно перекладывать из руки в руку, или указывать на изображение. Руки ваши будут находиться на уровне грудной клетки. Тут им и место.

Президент телекоммуникационной компании «Транстелеком» Сергей Липатов был приглашен на открытие памятного знака в Монголию. На это же мероприятие приехали российские и монгольские чиновники, деловые люди России, Европы и Азии. Многие из них лишь бегло ознакомились с текстом выступления, подготовленным спичрайтерами, в самолете. Наш же герой заготовил карточки. Конечно, не он сам вырезал их ножницами. Это сделали его подчиненные. На трибуну один за другим поднимались важные люди — и каждый с пачкой листов формата А4. Монголия — страна степная, и ветер здесь может подняться в любую секунду. Что и произошло. Плохо знакомые с текстом выступающие пытались удержать вырывающиеся листы в руках и найти в них то место, где они остановились. Каждое выступление превращалось в муку не только для докладчика, но и для слушающих. Шелест бумаги, усиленный микрофонами, совершенно заглушал голоса ораторов. И только один участник церемонии вышел с ламинированными карточками. Он непринужденно поприветствовал собравшихся по–монгольски (оно в русской транслитерации было записано на первой карточке) и начал свое выступление, лишь изредка сверяясь со своей модной шпаргалкой. Надо ли говорить, что он остался весьма доволен своим выступлением. Как позднее он сам признался, впервые в жизни. Это и был наш герой — президент компании «Транстелеком» Сергей Липатов.

Интересно, в который раз выходит на сцену актер в премьерном спектакле? Двадцатый, а может быть, тридцатый. Сначала были читка, обсуждение с режиссером характера роли, задачи. За ней следуют читка на сцене, репетиции по актам, действиям. Потом репетиции в костюмах, наконец, генеральная репетиция. Так поступает профессионал. Что же делаем мы? Мы все время посвящаем работе над текстом, а сама презентация является первой и единственной

репетицией. Можете себе представить, каким бы был результат, если бы актер вышел на сцену на премьере впервые в этой роли, все время подготовки посвятив разучиванию текста?

Вывод: подготовка презентации должна не более чем на 50 % состоять из работы над ее содержанием и не менее чем на 50 % из репетиций.

Главное, с первого же раза постарайтесь все сделать так, как будто вы уже на сцене. Конечно, вы тут же поймете, что в презентации следует изменить. Во–первых, узнаете, сколько времени на самом деле занимает ваша презентация. Затем к этому времени прибавьте еще одну пятую. Именно столько продлится ваша презентация на самом деле. Всякие паузы, проволочки, непредвиденные ситуации сделают ее длиннее. При этом учтите: лучше ваша презентация будет длится на десять минут меньше объявленного, чем на десять минут дольше. Во–вторых, станет понятно, какие места затянуты, а где не хватает информации. И так далее и тому подобное. Теперь вы можете презентацию подкорректировать. После чего необходимо снова провести репетицию. И снова при необходимости коррекцию. И опять репетицию. За день–два до презентации порепетируйте в том помещении, где будете выступать. Попросите подключить всю технику, которую вы планируете использовать. Посадите в зал друзей, чтобы настроиться на работу с живыми людьми, а не со стульями. Пусть они задают вам вопросы и инсценируют другие варианты поведения участников презентации. В итоге презентация должна получаться у вас без сучка без задоринки.