Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль)

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.

Обозревая истекший день, перепроверьте, что прошло благополучно и соответственно что могло быть сделано лучше!

Следующие вспомогательные вопросы должны дать вам для этого некоторые побудительные импульсы.

- Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?

- Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?

- Где я «застрял» на мелочах?

- Где я занимался поверхностными вопросами?

- Где я занимался ненужной критикой?

- Где я пошел на напрасные компромиссы?

- Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования к своим партнерам?

- Что могла бы фирма по праву потребовать от меня?

- Как могли бы судить обо мне мой подчиненный, коллега или шеф?

- Мог ли я отказаться от каких-то дел?

- Чему я научился сегодня?

- Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи, мысли?

- Что или кто доставил мне сегодня радость?

- Приблизил ли меня этот день к достижению моих целей?

- Что самое лучшее, что я мог бы сегодня сделать?

Поскольку, судя по опыту, подобный обширный список вопросов можно использовать далеко не всегда (если его вообще можно практиковать), применяйте метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.

- М (мизинец) — мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

- Б (безымянный палец) — близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?

- С (средний палец) — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

- У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?

- Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций?

Отыщите в течение дня такие типичные ситуации, когда вы могли бы применять эту формулу, например в автомобиле по пути домой или в ожидании автобуса!

Вы можете каждый день оценивать по четырехбалльной системе и заносить отметку в свой дневник времени:

4 = особенно удачный день;

3 = удачный день;

2 = удовлетворительный день;

1 = неудачный день (плохое настроение, неуспех, раздражение, заботы), Таким образом вы подчеркиваете качество дня, его значение, которое он имеет для вашей жизни. Это оказывает позитивное воздействие на вашу уверенность в успехе.

Даже если вы раздражены и находитесь в плохом настроении, благодаря подведению итогов в конце дня вы побуждаетесь к тому, чтобы сконцентрироваться на положительных результатах. В итоге баланс будет выглядеть позитивнее, и ваше настроение, с которым вы ляжете спать, станет уже иным!

5.5. Резюме

Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.

Переживание даже небольшого успеха позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию вашего личного рабочего стиля!

Проработайте материал главы «Контроль» применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию

Делай так же — делай наоборот — делай повторно!

6.1. Значение информации и коммуникаций

Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас.

Обработка информации должна быть упорядочена и систематизирована, ориентирована на достижение ваших профессиональных и жизненных целей.

Идеально было бы, если бы вы занимались лишь той информацией, которая кажется важной с точки зрения решения ваших проблем и достижения ваших целей. В этой связи информационным фильтром для восприятия новых данных может служить однозначная целеориентация, когда более существенные вещи воспринимаются сильнее, чем те, которые обладают малой информационной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому остаются без внимания.

В реальной жизни, однако, вы получаете, перерабатываете и распространяете гораздо больше информации, чем это действительно необходимо. Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку вы вынуждены постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации.

Коммуникации — это обмен информацией

Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования. Менеджеры проводят в среднем 80% своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т.п.

Какая доля вашего времени отводится выполнению функции «информация и коммуникации»? Проанализируйте с этих позиций еще раз свои протоколы дня (анализ времени и деятельности). Несмотря на все старания, половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней — однако какая именно половина?

В настоящей главе речь идет не о разработке стратегии информационной политики, а о рациональном подходе к овладению информацией. Сама эта тема настолько многогранна, что по этому поводу существует избыток информации, изложенной в многочисленных руководствах по менеджменту. В рамках данной книги, разумеется, невозможно подробно рассмотреть все аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором, выводами и рекомендациями обратиться к специальной литературе.

6.2. Рациональное чтение

Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным.

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение! Совершенствование техники чтения означает поэтому совершенствование вашей организации труда!

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств.

Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.

Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы определить, какие части соответствующего текста (книги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять интерес с точки зрения личных и профессиональных целей, а какие — нет. Независимо от того, с какой скоростью вы читаете, вы сможете путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Сортируйте поэтому свой материал для чтения и читайте лишь то, что вам безусловно нужно для получения информации!

Как можно прочитать 200 страниц за одну минуту? Очень просто: вы должны в течение этой минуты, просмотрев содержание, определить, что книга объемом 200 страниц не подходит вам, и потому решить ее не читать! Критический анализ программы чтения на день у большинства руководителей показал бы, что многое вообще можно было не читать.

Рациональное чтение прежде всего предполагает целенаправленный отбор и принятие решения относительно того, надо ли тот или иной материал читать вообще, и если да, то в каком объеме

Следующие вспомогательные вопросы должны способствовать тому, что чтение будет вами восприниматься в меньшей степени как спонтанный, эмоционально управляемый акт (например, из любопытства к своей почте), а в большей мере как рациональный процесс: