Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Горько признавать, но у нас совещания обладают эпидемической распространенностью. Однако и за рубежом менеджер от них тоже не освобожден. По данным автора, от 50 до 80% своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, что прежде всего наносит экономический ущерб предпринимательству. В этой связи вспоминается книга П. М. Керженцева «Принципы организации», в которой он рассказывает, как у нас в свое время проводились съезды Советов.

В ожидании начала одного из заседаний у П. М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом американским журналистом. Последнего удивляло, что, хотя после назначенного времени прошло около часа, работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько человек находилось в зале. Оказалось, что в совокупности было уже потеряно столько времени, сколько нужно, чтобы построить два аэроплана. П. М. Керженцев заключает: «Мы прождали еще "с пол-аэроплана", и только тогда заседание началось» [2] .

Не будем терять аэропланы. Тем более в условиях перестройки экономики. Нам это дорого обходится. И в результате оборачивается не только материальными потерями, но и политическими, морально-психологическими издержками. Вот почему есть прямой смысл добросовестно воспринять 25 советов и правил по рационализации подготовки и проведения совещаний. Не следует забывать простые деловые пожелания наподобие такого: самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола или плохой протокол. Или об овладении техникой скорочтения документов, составления конспектов, тренировки профессиональной памяти, ведения телефонных переговоров.

По-деловому изложен раздел книги, где речь идет о работе с корреспонденцией и письмами. Такой акцент мною сделан не для того, чтобы «наложить» какую-то тень на манеру подачи материала в других разделах книги. Будем откровенны, работа с корреспонденцией и письмами — это не самое приятное занятие для руководителя. Тем более когда многие из них буквально завалены бумагами. Ведь нередко корреспонденция и письма отнимают значительную часть рабочего времени руководителя, изматывают его психологически и физически. Причем в целом ряде ситуаций какие-то сбои в обработке и фиксировании содержащейся в деловых бумагах информации влекут за собой подрыв авторитета руководителя.

В указанном разделе предлагается хорошо отработанная система стандартных технологий по документообороту, освоению потока корреспонденции и писем. Наверняка многих заинтересуют листки-памятки, приемы профессиональной диктовки, письма-маятники. Все это испытанные приемы по обработке вербальной и невербальной информации, овладение которыми в значительной мере облегчит жизнь руководителя, поможет ему не попасть под «тиранию документов», покончить с «телефономанией».

Не буду более рассказывать о книге, чтобы не лишить читателя удовольствия от общения с ней. Могу с полным основанием утверждать, что внимательное прочтение книги Л. Зайверта « ваше время — в ваших руках», серьезнейшая работа по творческому освоению изложенных в ней теоретических концепций и практических рекомендаций позволят тому, кто все это сделает, стать более организованным, целеустремленным и продуктивным в работе. Да и личная жизнь обретет новые краски от осознания той истины, что, хотя человеческий век беспощадно короток, его можно прожить прекрасно.

В. Шепель

0. Введение: Управляйте сами своим временем - но с помощью метода

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть результативным

«И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше?).

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

Что такое самоменеджмент ?

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Описанные в настоящей книге методы должны помочь вам в осуществлении ваших профессиональных и личных планов.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. В данной книге в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач.

Даже если на вас со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает вас, вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т.е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т.е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

Многие менеджеры предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы;

- сберегать средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- исполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- снижать издержки вместо того, чтобы повышать прибыль.

Нижеследующая анкета должна помочь вам представить себе в первом приближении практикуемый вами до сих пор стиль работы.

Если вы наберете менее 20 баллов, то это не должно вас обескураживать. Просто вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному самоменеджменту!

Затронутые в десяти вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав.

Самооценка в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Если вы теперь суммируете баллы, набранные вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты:

- 0—15 баллов: вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

- 16—20 баллов: вы пытаетесь овладеть своим временем, но вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

- 21—25 баллов: у вас хороший самоменеджмент.

- 26—30 баллов: вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к вашему опыту.