А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем

Совершенно не важно, какая мотивация вам подходит больше, главное, чтобы мотивация всегда присутствовала при продвижении к какой бы то ни было цели. Умея ставить перед собой настоящие реальные цели и научившись себя мотивировать, вы всегда будете точно знать, ЧТО вы хотите успеть. Теперь, когда мы определились с жизненными приоритетами и целями, пора переходить к тому, КАК найти время для достижения этих самых целей.

По следам Эйзенхауэра, или Выбор приоритетов

Давайте немного разберемся с приоритетами, то есть расставим наши цели по важности и срочности их исполнения.

Глядя на огромный список, который у нас получился после проделанного упражнения, можно сразу сказать, что время, которое необходимо потратить на выполнение всех записанных целей, намного превышает то, которое есть у нас в распоряжении. Это приводит к возникновению конфликтов между целями. Желание уделить больше времени карьере может вступить в конфликт с желанием больше времени проводить в кругу семьи, поэтому конфликты между целями вызывают психологическое напряжение. Однако, с другой стороны, те же конфликты дают нам возможность более плодотворно использовать свое личное время, выступать в роли двигателя при его оптимизации.

Посмотрите еще раз внимательно на свои списки жизненных целей, попробуйте распределить их по принципу, предложенному ниже, и посмотрите, что у вас получится.

Данный принцип был предложен американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром. «Принцип Эйзенхауэра» является простым вспомогательным средством, особенно в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Принцип Эйзенхауэра.

В зависимости от срочности и важности дела/задачи выделяют четыре возможности их оценки и выполнения:

1. Срочные/важные дела – выполняются без промедления, т. е. немедленно.

2. Срочные/менее важные дела – не столь важные, но требующие установления кратчайших сроков исполнения. Возможна передача этих дел другому лицу.

3. Менее срочные/важные дела – нет надобности выполнять их срочно, они могут подождать, или их можно просто перепоручить. Однако, рано или поздно эти задачи/дела станут срочными и должны быть разрешены в кратчайшие сроки, поэтому пересмотрите список еще раз.

4. Менее срочные/менее важные дела – они не требуют быстрого реагирования, но если вы начинаете ими заниматься в первую очередь, то не сетуйте на то, что вам не хватило времени на решение первостепенных задач/ дел. От несущественных и несрочных задач/дел следует воздерживаться! Отправляйте их просто в «Корзину»!

Приведем схему данного принципа, которая наглядно представит вам степень важности ваших задач/дел.

Распределяя свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, вы значительно повысите свою производительность, продуктивность и результативность. Этот принцип касается не только производства, но прекрасно может сослужить хорошую службу домашним хозяйкам, школьникам, студентам и т. д. Бизнесмены могут добавить в список приоритетов, касающихся работы, еще и прибыльность, ведь все мы работаем по большому счету за деньги, а значит, на первое место должны выходить дела и цели, связанные с наибольшим получением прибыли или продвижением по карьерной лестнице.

Разобравшись с приоритетами, можно сказать, что мы осуществили своего рода планирование времени, т. е. составили свое жизненное расписание на день, неделю, месяц или квартал. Забегать далеко вперед тоже не стоит. Попробуйте для начала спланировать день или неделю, учитывая при этом, что вы должны за этот день или неделю хоть чуть-чуть приблизиться к большим целям, которые есть в вашем списке. Составлять свое расписание лучше в одно и то же время, желательно вечером, тогда с утра, на «свежую голову», у вас будет возможность внести коррективы в свой рабочий день, опираясь на уже готовый список. Я, например, для написания и корректировки расписания использую дорожное время, чтобы не «красть» на планирование минуты из рабочего времени или времени, которое с удовольствием можно провести в кругу семьи.

Обращаю ваше внимание на то, что для контроля над временем не надо тщательно записывать все, что вы делаете каждую минуту в течение двадцати четырех часов в день, – это пустая трата времени. Не нужно становиться жертвой плана и превращать планирование в цель своей жизни. Учет ради учета не дает эффекта, но планирование и привычка делать заметки о том, что можно забыть, а главное, отметки о выполнении намеченного, выручат любого человека и покажут, как просто добиваться намеченных целей, делая каждый день маленький шажок в их сторону.

Одно предупреждение! Избегайте завышенных планов, превращающих вас в загнанную лошадь и вгоняющих в синдром хронической усталости, обязательно учитывайте часы наиболее плодотворной работы, состояние здоровья и ваши биоритмы, о которых будет рассказано более подробно в следующих главах.

Особенности нашего организма

Внешняя оболочка лепит образ. По ней мы строим свое восприятие личности.

С незапамятных времен люди задают массу вопросов о том, кто мы такие, что мы должны сделать в жизни и зачем живем. Многие вопросы являются риторическими и подразумевают не наличие четкого ответа на поставленный вопрос, а бесконечные диспуты приверженцев того или иного течения, а зачастую и просто лентяев и балаболов, тратящих на бесполезные споры драгоценное время. Мне гораздо более близка другая категория вопросов, отвечая на которые, человек получает инструмент к максимально продуктивной, яркой и интересной жизни, учится тратить меньшие силы, пользоваться ситуацией и узнает других людей. От кого или чего мы зависим? Как использовать наши возможности? Как жить в гармонии с природой? Очень показательны в этом отношении исследования ученых, которые касаются наших биоритмов, темперамента, особенностей мышления, которые влияют и на формирование наших мотиваций. «Не прислушивание» к своему организму и наплевательское отношение к законам природы оборачивается «модным» синдромом хронической усталости, стрессами и… хроническим неуспеванием. Мы рассмотрим только маленькую часть того, что влияет на нашу успешную работу, на ее эффективность и быстроту исполнения. В заключении мы обобщим информацию в виде рекомендаций, которые будут однозначно полезны как домохозяйкам, так и людям, работающим в бизнесе, школьникам и студентам, молодым семьям… Универсального рецепта хорошего самоощущения, к сожалению, нет, важно почерпнуть из разных источников то, что подходит именно вам, разложить это в голове по полочкам, используя рекомендации, приведенные в этой книге, «приправить» их собственными мыслями – глядишь, и получится «максимально эффективная работа», а вопрос «как успевать все?» перестанет быть неразрешимой головоломкой.

Что такое биоритмы?

Наш организм – это уникальная и в то же время сложная система органов, которые объединены между собой сотнями функциональных связей. Для того, чтобы эта система работала бесперебойно, необходимы четкий набор программ и точный распорядок дня. Знание о собственных биоритмах поможет нам и в нашей ритмичной жизни.

Припомните свое состояние после перевода часов на зимнее или летнее время или перелет на самолете из одного часового пояса в другой и обратно? Как вы себя чувствовали? Не лучшим образом, не правда ли? Тяжелые последствия для организма повлекут за собой работа «на износ», хроническое недосыпание, нерегулярное, неправильное питание или обильные, продолжительные застолья в череде праздников. Почему так получается? Ведь во всех вышеперечисленных случаях в организме не происходит никаких серьезных патологических изменений, а мы как будто не болеем, но чувствуем упадок сил.

Роль универсальной программы жизнедеятельности в организме человека выполняют биологические ритмы, которые являются высшим проявлением самоорганизации любой биологической системы. Биологические ритмы обеспечивают максимально эффективное функционирование всех органов и наиболее экономное расходование ресурсов организма. Биоритмы бывают суточными, месячными и сезонными, однако все они характеризуются чередованием периодов функциональной активности и отдыха органов и систем, что обеспечивает полноценное восстановление физиологических резервов организма.

При нарушении основных правил здорового образа жизни и пренебрежительном отношении к собственному запасу сил организм дает сбой, иначе говоря, органы и системы организма начинают работать беспорядочно, и физиологические ресурсы органов и систем используются неэффективно, не успевая полностью восстановиться. Вслед за таким разладом неизбежно происходит общее снижение тонуса, работоспособности и устойчивости организма ко многим заболеваниям. Появляются признаки хронической усталости, отсутствует аппетит, снижается острота зрения, реакции становятся замедленными, снижается внимательность, и мы чувствуем себя «развалиной» в расцвете сил. Такое состояние нередко бывает даже у людей, на первый взгляд вполне здоровых, не пренебрегающих регулярным приемом витаминно-минеральных препаратов, оно является признаком общего сбоя биоритмов. У женщин часто в случае расстройства биоритмов нарушается менструальный цикл, возникают частые головные боли. Учитывая особенность отношения большинства людей к собственному здоровью (метко отраженного в пословице про жареного петуха и мужика, который перекрестится только после того, как этот самый петух клюнет его в ягодичную мышцу) и невозможность изменения расписания работы и отдыха в один день и даже месяц, мы не сразу обращаем внимания на тревожные симптомы, не можем бросить все дела ради восстановления сил. Это первая и главная ошибка: чем дольше человек работает «на износ», тем труднее организму восстановить собственные силы и биологические часы, войти в здоровый и комфортный для организма ритм жизни.