Борис Литвак - Наука управления. Теория и практика
Процедуры и нормы принятия решений в разных организациях могут различаться. В некоторых организациях решения принимаются только высшим руководством. На многих японских фирмах решения принимаются снизу вверх.
В одних организациях коммуникации осуществляются в письменном виде, в других – в виде устного разговора, в третьих – сосуществуют обе формы в зависимости от характера деятельности фирмы и установок руководства. Внутриорганизационные процессы являются одними из ключевых объектов управления деятельностью организации [4].
Объектом пристального внимания управленцев являются технологии, используемые при производстве продукции или услуг, поскольку они во многом определяют качество производимой организацией продукции, а следовательно, его конкурентоспособность. Необходимо постоянно отслеживать используемые в производстве технологии, обеспечивать постоянное совершенствование их уровня, вводя новые элементы, используя патенты, лицензии, ноу-хау.
Кадры являются неотъемлемой составляющей частью любой организации. Они производят продукцию организации, осуществляют деятельность ее основных функциональных подразделений, формируют внутреннюю культуру организации. Эффективная кадровая политика во многом определяет эффективное функционирование организации.
Организационную (внутреннюю) культуру составляют устойчивые нормы, представления, убеждения, принципы, сложившиеся внутри организации. Организационная культура во многом инициируется управленцами и оказывает существенное влияние на производственную деятельность, межличностные взаимоотношения, климат внутри организации [4].
При всем разнообразии видов деятельности организаций в сфере бизнеса можно выделить пять основных, управление которыми определяет эффективность деятельности организации:
1) производство;
2) маркетинг;
3) финансы;
4) работа с кадрами;
5) учет и анализ хозяйственной деятельности.
Управление организацией при ее взаимодействии с внешней средой распространяется преимущественно на ее непосредственное деловое окружение: покупателей, поставщиков, конкурентов, деловых партнеров, деловые объединения и ассоциации и т. д.
РекомендацииДля эффективного функционирования организации важен как механизм поиска эффективных управленческих решений проблем, возникающих в ее деятельности, так и исполнительный механизм реализации принятых управленческих решений.
С точки зрения эффективной адаптации организации к реальным условиям функционирования важная роль принадлежит механизму управления процессом решения проблем и, следовательно, процессом принятия управленческих решений.
Это предусматривает проведение своевременной реорганизации или корректировки системы управления организацией и ее организационной структуры в связи с изменениями, происходящими во внешней по отношению к организации среде. Рекомендации по проведению таких изменений системы управления организацией или ее организационной структуры будут приведены ниже.
Рассмотрим подробнее механизм управления процессом решения проблем в организации.
К функциям управления процессом решения проблем организации прежде всего относятся:
• предвидение проблем;
• выявление проблем;
• диагностика;
• систематизация и классификация проблем;
• выработка альтернативных вариантов управленческих решений;
• выбор наиболее предпочтительного альтернативного варианта управленческого решения (собственно принятие управленческого решения);
• реализация принятых решений;
• контроль за реализацией управленческих решений.
Предвидение проблем предполагает анализ тенденций изменения внешней и внутренней среды организации, результатов деятельности организации, которые уже достигнуты и достижение которых только ожидается (см. анкету 2.1).
Большое внимание при этом должно уделяться анализу слабых и сильных сторон, возможным опасностям и перспективам, которые ожидают организацию в будущем.
Такой анализ обязателен при разработке проектов и перспективных планов развития организации. Он может быть проведен с использованием SWOT-анализа, РПСР-анализа или Р£6Т-анализа.
Для более четкого представления проблем, с которыми придется столкнуться организации в будущем, необходимо использование аппарата прогнозирования и прежде всего экспертного прогнозирования. Полезна разработка наиболее вероятных сценариев развития организации, а также внешних и внутренних условий ее функционирования.
Проблемы, возникновение которых ожидается, целесообразно проранжировать по важности, обращая в первую очередь внимание на решение наиболее важных из них, которые могут оказать существенное влияние на функционирование организации. Для этого могут быть использованы, в частности, модели оптимального распределения ресурсов.
К числу внешних проблем могут быть отнесены проблемы, возникающие в связи с развитием международного сотрудничества (экспортных или импортных операций), инвестиционной политики, с изменением налоговой политики государства, введением новых таможенных пошлин, появлением новых технологий изготовления продукции или с резким изменением ситуации на рынках сбыта, которые необходимо предвидеть и адаптироваться к ним.
К числу внутренних проблем могут быть отнесены проблемы обеспечения функциональных подразделений предприятия необходимыми ресурсами, организации эффективного взаимодействия этих подразделений для решения стоящих перед предприятием задач, обеспечения необходимого уровня рентабельности производства и т. д.
Выявление проблем предполагает тщательный анализ текущей деятельности организации. Этот анализ может проводиться как пассивными, так и активными методами.
Активные методы связаны с анализом поступающей в организацию информации или информации, непосредственно относящейся к области функционирования организации и полученной из внешних источников. В частности, такая информация может быть получена из специальных аналитических обзоров, прессы, банков данных и т. д.
К числу активных методов выявления проблем относятся прежде всего методы, связанные с использованием опыта и знаний экспертов, специально собранной информации, целенаправленно проведенного аналитического исследования.
Выявленные проблемы, так же как и на этапе прогнозирования, должны быть проранжированы по важности. Среди них должны быть отобраны те, которые представляют наибольшую опасность либо открывают принципиально новые возможности для развития организации. После того как проблема выявлена, она должна быть диагностирована с целью определения ее характера и специфики.
Целесообразно создание банков данных, в которых выявленные проблемы могут регистрироваться. В таких банках данных может также храниться информация о решениях, принятых в связи с возникшими проблемами, об исполнителях, которым поручен определенный объем работ в связи с выявленными проблемами, о ходе реализации принятых управленческих решений.
Организацию как объект управления в целом характеризует концепция семи «С». Перечислим основные составляющие, определяющие деятельность организации с управленческой точки зрения:
• стратегия – планы и направления действий, определяющие распределение ресурсов и фиксирующие обязательства для достижения стоящих перед компанией целей;
• структура – внутренняя композиция компании, ее разбиение на подразделения, иерархическая субординация подразделений и распределение власти;
• система – процедуры и рутинные процессы, протекающие в компании;
• штат – кадровый состав компании, классифицированный по возрасту, полу, образованию;
• стиль – способ, которым руководители управляют компанией, ее организационная культура;
• квалификация – профессиональные возможности ключевых людей в компании;
• разделенные ценности – смысл и содержание основных направлений деятельности, которые компания доводит до сведения работников.
Каждая организация обладает организационной структурой, модели которой были представлены выше, или их комбинированием в зависимости от характера задач, решаемых организацией, и условий ее функционирования, задаваемых внешней средой.
Поскольку функционирование современной организации осуществляется в условиях значительных изменений, происходящих во внешней среде, организация должна своевременно реагировать на происходящие изменения. Это выражается в корректировке ее деятельности вплоть до изменения стратегии развития организации и стратегических планов ее реализации.
