Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках
Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.
Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что « вас нет на месте».
(20) Контролировать время и планы
Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.!
Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня вы будете испытывать неудовлетворенность.
Правила завершения рабочего дня(21) Завершать несделанное
Все начатые небольшие дела, такие, как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь завершать в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда вы снова займетесь незавершенными делами и будете ликвидировать накопленные завалы.
(22) Контроль за результатами и самоконтроль
Сравнение намеченного в вашем распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них представляет собой важную составную часть организации труда, самостоятельную функцию самоменеджмента, описанную в гл. 5.
(23) План на следующий день
План на следующий день составляйте еще накануне вечером! Проверяйте, какие задачи не могут быть решены удовлетворительно или не могут быть решены совсем и подлежат переносу на следующий день. Разработайте, пользуясь дневником времени, план на следующий день с установлением целей, приоритетов, Делегированием и т.п. (см. 2.4).
(24) Домой — с хорошим настроением
Радуйтесь предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня! Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпровождение.
Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом, например бегом м трусцой (джогингом). 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно — этоого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму.
(25) Каждый день должен иметь свою кульминацию
В смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для вашей жизни. В этой связи недостаточно замыкаться на успешных шагах в направлении к цели карьеры Нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем.
Какие возможности вы видите для себя (семья, дети, театр, концерт, хорошая книга, общество друзей, прогулка, размышления и т.п.), чтобы день достиг своей кульминации?
Какие дополнительные возможности лучшей организации труда вы могли бы использовать?
1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________
4. _______________________
Какие организационные принципы распорядка дня после прочтения этого раздела вы хотите практиковать, усовершенствовать или опробовать?
4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра», или «жаворонке», и о «человеке вечера», или «сове».
Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам (до глубокой ночи).
Ни один из этих основных типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (график СКР).
Ось «100%» на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности, причем заштрихованные зоны сверху и снизу от оси примерно одинаковы по площади.
Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей — так это относительные, ритмичные колебания!
К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в «щадящем режиме» и не должен чрезмерно нагружаться.
Какие выводы из всего этого следуют в отношении вашего трудового дня?
- Пик работоспособности, как правило, приходится на первую половину дня, когда желудок, поджелудочная железа, селезенка и сердце функционируют наиболее активно. Этот уровень затем в течение дня больше не достигается. И в силу этой причины задачи А следует выполнять в начале дня!
- После обеда, когда активно работает тонкая кишка, наступает известный спад продуктивности, который многие пытаются побороть при помощи кофе. В это время не надо работать наперекор своему ритму. Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв Для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи В).
Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности
Не пытайтесь работать против своего естественного дневного ритма (который вы если и сможете изменить, то незначительно), а используйте эти закономерности в своем распорядке дня! График СКР получен в результате сотен тысяч измерений во всех промышленно развитых странах.
При нарушении дневного ритма возникает брак, ошибки в работе, несчастные случаи; конвейеры, например, в автомобильной промышленности в соответствии с графиком работоспособности в течение дня ускоряются или замедляются, в ночную смену работают не так, как в дневную, и т. д.
Другой пример из другой сферы: наибольшее число несчастных случаев в ночное время приходится на период между 2 и 4 часами! Однако отдельные значения нормального графика могут и не соответствовать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности!
У каждого из нас наблюдаются более или менее существенные отклонения от нормы в индивидуальном графике работоспособности. Такие возбуждающие средства, как кофе, чай, никотин или медикаменты, могут ускорить утренний подъем, но они же предопределят и последующий более глубокий спад.
Определите свой индивидуальный дневной ритм и на основе систематических наблюдений постройте свою «кривую работоспособности».
Понаблюдайте за собой несколько более осознанно и спросите себя:
1. В какое время дня я ощущаю наибольший прилив сил?
2. Когда я соображаю наиболее быстро?
3. Когда я начинаю уставать или когда определенные виды деятельности даются мне особенно тяжело?
4. К какому времени я чувствую себя опустошенным и уставшим?
5. Когда я занимаюсь спортом для разгрузки, отдаю себя своим увлечениям, расслабляюсь?
6. Когда я начинаю бороться со сном или когда я ложусь в постель?
В этой связи установите также:
7. На какой период приходится ваше в прямом смысле рабочее время?
8. Когда вы заняты наиболее важными делами?
9. Когда вы выполняете менее важную работу? Зафиксируйте результаты наблюдений в течение 10 дней в нижеследующем формуляре для вашего дневника времени.
Начертите теперь свой график работоспособности. Обдумайте, нельзя ли лучше согласовать время выполнения важных дел и ваш распорядок дня с вашими внутренними потребностями!
Моя работоспособность Сравнение с нормальным графиком Моя фактическая предрасположенность к работе 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Время дня Прилив сил Творчество Трудности Усталость Расслабление Сонливость Отклонения Рабочее время Важные задачи и договоренности Менее важная деятельность 0 ч. 1 ч. 2 ч. 10 ч. 11 ч. 16 ч. 17 ч. 23 ч. 24 ч.- В соответствии с колебаниями работоспособности чередуйте напряженную, ответственную деятельность, менее важную и ненапряженную деятельность и менее ответственные дела,
