Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.

Польза от подобных календарей для заметок заключается только в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.

- Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы,

- Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается однозначная ориентация для нашей деятельности. Если вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.

1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.

2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.

3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.

4. День не продумывается, не планируется.

5. Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).

6. Намечаются совещания без точного определения темы.

7. Не устанавливаются приоритеты.

8. Дела четко не определяются.

9. Не планируется время для рутинных и затяжных задач.

10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.

Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.

Это ваш постоянный спутник, ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у вас под рукой. Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дне вник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

Календарная часть.

- В эту часть вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами,

- Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день,

- вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

- Отдельные дневные листки вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

- Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом все свои личные дела вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

- порядок подготовки проектов;

- сроки проведения ярмарок и семинаров;

- организационные мини-планы;

- важнейшие понятийные сокращения;

- тарифы зарплаты и доходов;

- список дней рождения;

- почтовые тарифы;

- списки книг;

- расписание самолетов;

- адреса отелей;

- дорожные расходы;

- диетические таблицы;

- календарь футбольных матчей;

- сроки проведения всевозможных мероприятий;

- листки-памятки;

- универсальные листки для планирования; карточки для записей идей и т.д.

Раздел адресов и телефонов.

У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть.

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

- Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

- Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители обещают 15—35%) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час! Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!

2.6. Резюме

Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.

- Затрачивая больше времени на планирование, вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени),

- Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).

1. Основное соотношение (60:40).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех».

3. Сведение задач воедино — план действий.

4. Регулярность — системность — последовательность.

5. Реалистичное планирование.

6. Гибкость.

7. Восполнение потерь времени.

8. Письменная форма.

9. Перенос несделанного.

10. Фиксация результатов, а не действий.

11. Установление временных норм.

12. Сроки исполнения.

13. Установление приоритетов (степени важности).

14. Избавление от «тирании» спешности.

15. Делегирование.

16. «Поглотители времени» и временные резервы.

17. Переработка — перепроверка.

18. Свободное время.

19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).

20. Время для планирования и творчества.

21. Рутинная работа.

22. Непродуктивная деятельность.

23. Альтернативы.

24. Разнообразие.

25. Согласование временных планов.

Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки. План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.

Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени). Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10—20 минут приносит многократный выигрыш во времени.

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

5. Последующий контроль — перенос несделанного.

Дневник времени является важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого вы хотите добиться своих целей.