Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

15. Делегирование (перепоручение) дел Оценка Примечания С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).16. «Поглотители» времени и резервы времени Оценка Примечания Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей» вашего времени).17. Переработка — перепроверка Оценка Примечания Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью.18. Свободное время Оценка Примечания Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое Уходит на поездки и ожидания (например, Для проработки материалов или для концептуальных размышлений). Здесь вам поможет дневник времени (time/system), в котором вы фиксируете все самое важное.19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы) Оценка Примечания Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки — для обработки нескольких мелких дел.20. Время для планирования и творчества Оценка Примечания Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.21. Рутинная работа Оценка Примечания Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т.п.22. Непродуктивная деятельность Оценка Примечания Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т.п., у вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел.23. Альтернативы Оценка Примечания Старайтесь при планировании мыслить альтернативно — по принципу «Всегда есть другой, лучший путь».24. Разнообразие Оценка Примечания Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.25. Согласование временных планов Оценка Примечания Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.

Мои 5 важнейших правил планирования времени

1. _________________________________

2. _________________________________

3. _________________________________

4. _________________________________

5. _________________________________

2.3. Система планирования времени

В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

- долгосрочные цели = 3—5 лет (или более) → планы на несколько лет;

- среднесрочные цели = 1—3 года → годовые планы;

- текущие цели = 1 неделя — 3 мес. → месячные, декадные планы.

Наследующей схеме планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние в конце концов воплощаются в планах дня.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план — факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

План на несколько лет вперед

Если вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решились составить план жизни, то он послужит вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.

План на 1990—1994 гг. № Цели (задачи) 1990 1991 1992 1993 1994 1 Построить собственный дом x x 2 Стать руководителем службы сбыта x 3 Достичь годового дохода в 100 000 марок x Годовой план

Из плана на несколько лет вперед вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего «годового столбца» все те задачи и цели, которые вы там наметили.

Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям. В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев.

При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае вы можете запланировать только имеющиеся в вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть вашего рабочего времени ухода рутинную работу, совещания, командировки и т.п.

Квартальный план

Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль).

В конце каждого квартала вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.

Месячный план

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана, а также в случае надобности из плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).

Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.