Ицхак Пинтосевич - Полный контроль! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней
Но следующий раз, скорее всего, будет таким же. Предлагаю тебе набор правил Дэна Кеннеди. Он поможет наладить ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ в этом хаотичном движении.
Я лично не люблю совещаний. Не люблю встреч и обсуждений. Электронная почта и скайп позволяют более точно структурировать информацию. Но если все же невозможно отказаться, то:
1. Назначай совещания перед обедом или перед концом рабочего дня. Все будут спешить и не будет «затяжек».
2. Никакого кофе или чая! Чтобы сконцентрироваться только на деле.
3. Заранее раздай всем повестку совещания.
4. Сформулируй и доведи до всех участников четкую и достижимую цель совещания.
Елена Леонидовна Витчак (вице-президент по персоналу АФК «Система») научила меня следующему способу. На всех деловых встречах она советует брать лист бумаги или флипчарт и писать крупными буквами: Зачем мы собрались? Какая наша цель?
Если все видят цель, можно прерывать пустые разговоры и уходы в сторону.
Эти 4 правила помогут минимизировать расходы времени и сил. Каждый раз говори: «За ближайшие 30 минут мы должны принять решение и его зафиксировать». По закону Паркинсона, работа занимает все отведенное на нее время + еще чуть-чуть.
Так что за 40 минут вы все сделаете!
У меня есть специальный таймер красного цвета. Я приношу его на любые встречи и совещания и кладу перед собой. Все предупреждены, что у меня есть совершенно конкретная цель и ограниченное время для ее достижения. После окончания времени я обязан убегать (улетать, звонить, писать…)...Лучший способ объяснить – это самому сделать!
Льюис Кэрролл, «Алиса в Стране чудес»
Ты должен договориться с кем-то или с собой, что через определенное время ты должен уйти с совещания.
Подключаешь Декларацию и Дедлайн – и сразу же приходит Концентрация. Нет времени на пустые разговоры. Ценишь время ты – ценят его собеседники. Эффективность и результативность растут в геометрической прогрессии.
...ЗАДАНИЕ
1. Договорись с другом (партнером, контролером, коучем или еще с кем-то, кому важен твой рост и развитие), что ты сможешь ему слать SMS с текстом «созвонимся в…»
В это время он должен звонить тебе и спрашивать «Как дела?»
2. Перед каждым совещанием шли ему это SMS с установленным временем (через 30–40 минут после начала совещания).
3. Предупреждай всех, что через 30–40 минут тебя ждет очень важный разговор.
4. Когда он позвонит, ты можешь уйти или сказать ему, что позвонишь позже. Ведь бывают совещания, на которых захочется задержаться. С помощью такого «контрольного звонка» ты сможешь решить, уйти или остаться.
Прерывать и отказывать
Хорошие люди не могут отвечать злом на добро. И некоторые этим пользуются. Осознанно или неосознанно, люди манипулируют друг другом. Кто-то умеет это делать очень хорошо. Например, Стив Джобс. Главной его стратегией успеха было находить гениев и уговаривать их работать на себя.
...Когда вам было два года, вы часто вопили «нет!», но постепенно слово «нет» из вас выбили. Чем чаще вы говорили «нет», тем больше сердились на вас родители. Говорить учителям слово «нет» было недопустимо. Когда вы говорили «нет», став постарше, вы боялись потерять родительскую любовь и преданность друзей. Нет сомнений, некоторые из этих представлений вы пронесли через всю вашу взрослую жизнь.
Сьюзен Ньюман, психолог, писатель
Он «заставлял» людей различными способами работать в своих проектах. Вдохновлял их работать так, как никогда и нигде. Вошел в историю способ, который он использовал, чтобы уговорить Джона Скалли возглавить Apple. Он сказал ему после месяца уговоров и отказов со стороны Скалли: «Вы должны решить прямо сейчас, что для вас лучше. Или всю жизнь торговать сладкой водичкой (Джон был президентом PEPSI), или вы хотите изменить мир». Скалли согласился.
Когда вам было два года, вы часто вопили «нет!», но постепенно слово «нет» из вас выбили.
Хотя самого Стива Джобса, если он чего-то не хотел, уговорить было невозможно. Он просто не слушал. Это качество отличает жестких, целеустремленных людей. Они умеют отказывать и прерывать.
Для этого надо знать свои цели; понимать, что приоритетно – в следующие 60 минут или через несколько часов. Если ты не занят, то и прервать тебя не получится. Поэтому советую начать с того, чтобы заниматься важными для тебя делами. Открой свой список: тебе точно есть чем заняться!
А вот если ты занимаешься важным для себя делом, а тебя хотят переключить на другое занятие, надо уметь прерывать и отказывать.
Проще всего это можно делать с помощью Дедлайнов и Деклараций (со штрафами), о которых я рассказывал в прошлой главе.
Работает элементарно. Просто пишешь на листе бумаги:...Я ОБЕЩАЮ СЛЕДУЮЩИЙ ЧАС РАБОТАТЬ НАД__________________.
ЕСЛИ Я ОТВЛЕКАЮСЬ, то штраф _____________________ ($1000).
Показываешь лист тому, кто тебя отвлекает, – и даже говорить ничего не нужно.
Два правила прерывания и отказывания:
1. У тебя должно быть конкретное, важное для тебя дело, которое ты пообещал сделать до Дедлайна.
2. Ты должен понимать, что в целом твоя жизнь зависит только от тебя. Это – ответственность за все, что происходит с тобой. Поэтому не переживай, что скажут люди. Если будешь результативным, эффективным и продуктивным – за тобой будут бегать. Если ты ответственный и держишь слово – тебя будут уважать. Будь смелым и скажи «нет!» каждому, кто отвлекает от твоих планов и обещаний.
...ЗАДАНИЕ
1-й день с утра до вечера говори всем «нет». (Кроме случаев, когда за «нет» тебя уволят.) Если ты продаешь что-то, не надо говорить «нет» покупателям:) Речь идет обо всех просьбах, которые не относятся к твоим рабочим целям.
Не объясняй и не оправдывайся. Просто – «нет». Каждый раз, когда говоришь «нет» другим, говори «Да! Я молодец!» – себе. Чтобы появилось внутреннее удовлетворение после собственного «нет». А то внутри возникает голос мамы: «Как не стыдно отказывать, когда тебя просят…» Этот голос ты слышал в детстве сотни раз. И он – в подсознании – создает реакцию неудобства при отказе. Отказывай!
Расточители времени
Про основных расточителей времени лучше всего написал Тим Феррис. Я не буду делать двойную работу – просто приведу здесь его советы (именно так он советует поступать, чтобы освобождать себе дополнительное время):
Расточители времени: вещи, которые могут быть проигнорированы – с небольшими последствиями или без оных. Основные расточители времени: встречи, обсуждения, звонки по телефону и незначительные письма.
...Решение:
Перестать быть «вежливым».
1. Никаких оповещений о входящей почте.
2. Проверяй почту 2 раза в день. В 12–00 и в 16–00.
До 12–00 надо закончить несколько важных дел.
3. Создай шаблон автоответчика, который снимет 80 % возможных вопросов.
Предусмотри все срочные и важные варианты писем – и в автоответчике напиши, что делать и к кому обращаться.
...Примечание Ицхака: В Gmail есть прекрасная возможность для установки любых автоответчиков на письма. Действительно, помогает снять большинство возникающих к тебе вопросов. А если ты автор или что-то продаешь, в автоответчике могут быть заряжены рекламные ссылки на твои товары и статьи.
4. На телефонные звонки не отвечай. Наговори на автоответчик «Я на долгом совещании – пишите SMS».
5. Если все же поднял трубку, сразу говори: «Я занят важным делом. Но для тебя есть минута. Чем могу помочь?»
...Если тебя невозможно найти – тебе невозможно помешать.
Дэн Кеннеди
Этот способ позволит сразу переходить к делу и не терять времени на ненужные прелюдии. Если начинается длинное объяснение, скажи: «У меня есть только 5 минут. Напиши мне письмо, и я сделаю все, что возможно». Переводи все разговорное общение по делам в формат электронной почты. Причем в твоих письмах должно быть все предусмотрено, чтобы решать вопрос одним письмом. Например, «Давай сделаем так… если нет – то вот так. Но есть еще один возможный вариант…»
6. Заранее устанавливай длительность встречи. Сразу предупреждай, что у тебя есть максимум 30 минут (60 минут).
7. На работе ходи в наушниках. Это поможет не отвлекаться и помешает людям отвлекать тебя.
Самое главное в умении Прерывать и Отказывать – это перестать «париться» по поводу того, что подумают люди. Этому я обучаю на программах по Ораторскому Мастерству и на «Genesis-Путь Бабочки с огнехождением».
...Если всё время думать: «я – гений», в конце концов, станешь гением.
Сальвадор Дали
Невозможно достичь больших и ярких успехов в жизни, если ты боишься критики. Невозможно выступать ярко и красиво, если ты боишься критики. Ибо если боишься, значит, не уверен в себе. А если ты не уверен в себе, кто в тебя поверит?
