Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Подпись «regards» – универсальное завершение любого делового письма, но, если речь идет о коллективном обсуждении нового фильма, а не только последнего годового отчета компании, больше подойдет выражение «sincerely».

Сетевой этикет

Порядок изложения информации в e-mail важнее, чем в бумажном документе. В бумажной переписке можно было позволить себе роскошь сначала заинтриговать адресата и лишь потом сообщить самое главное. С e-mail дело обстоит иначе. Здесь нужно поместить самое важное в начало сообщения, а не в середину или в конец. Именно начало текста выводится на экран, когда мы открываем документ. Остальная часть письма часто скрыта от глаз. То, как поведет себя читатель, зависит от первых строк.

Принцип выносить главное в начало относится и к синтаксису (порядку слов) предложения. Посмотрите, как выстроено предложение: «Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall». Его можно разбить на отдельные составляющие, которые расположены в порядке снижения значимости.

Please join me = босс обращается к подчиненным с просьбой; in welcoming = цель мероприятия; our new Human Resources Manager, Laura Morrison = лицо, которое будут чествовать; on Friday, June 16 = день и дата; 5:00–7:00 pm = время; in Duncan Hall = место.

Предложение структурировано таким образом, что главная информация – приглашение босса – появляется первой, а второстепенная – место проведения мероприятия – сдвигается в конец. Такой порядок слов помогает привлечь внимание к главному. В большинстве случаев сказанное в начале привлекает больше внимания, чем последние слова.

Попробуем поменять порядок слов в предложении: «In Duncan Hall, from 5:00–7:00 pm on Friday, June 16, our new Human Resources Manager, Laura Morrison will be welcomed by all of us».

В этом примере самым главным моментом становится Duncan Hall – ведь он стоит в начале предложения. А время праздника делается важнее даты, иначе почему мы начинаем с времени и лишь потом называем число? И, наконец, мы выясняем, кто виновник торжества, и узнаем, что все мы приглашены на праздник. Порядок слов в этом предложении противоречит внутренней логике английского языка, и это чувствуется сразу.

Хотя профессиональные писатели иногда нарушают это правило ради стилистических эффектов, в деловой переписке изложение сведений в порядке значимости – это оптимальный путь.

Некоторые люди относятся к созданию текстов во время работы не слишком серьезно. Они не радуются, написав удачное письмо, и не уделяют особого внимания навыкам письменной речи. Не стоит недооценивать эффективные деловые письма. Любая компания, где сотрудники владеют слогом и умеют блестяще излагать свои мысли на письме, имеет конкурентное преимущество. Если же люди не обучены писать тексты, организации приходится туго.

Совет

В последнее время в деловом языке происходят революционные изменения. Гендерно-эксклюзивную лексику вытесняет иная. Сексистские словечки – и гендерно ориентированная фразеология – исчезают из корреспонденции. Американский деловой английский становится гендерно-нейтральным.

К примеру, никто больше не использует в приветствии слово «Sirs», за исключением случаев, когда автор хочет подчеркнуть, что он родом из Старого Света. (И поэтому не лучший партнер для бизнеса!) Подобным образом, никому не придет в голову использовать слово «Oriental» применительно к японцу. В этом случае более уместно «Asian», так же как слово «disabled» звучит лучше, чем «handicapped». На первый взгляд, речь идет о чисто косметических изменениях, и кому-то все это кажется суетой на пустом месте, но это не так. Чтобы изменить образ мышления людей, нужно изменить их язык.

Когда тот, кто привык обращаться к адресату «Sir», станет писать «Dear Shipping Agent», он не просто посылает сигнал о том, что чужд сексизма. Он признаёт, что получатель письма может оказаться женщиной.

Инклюзивность применительно к электронной почте требует помнить о больших числах. Одним нажатием клавиши вы отправляете письмо через киберпространство, людям, которые живут в разных уголках земного шара. Получатель может оказаться женщиной или мужчиной, юношей или стариком, корейцем или кувейтцем, канадцем или аргентинцем. Нужно помнить обо всех, кто может попасть в число адресатов.

Выделять какую-то группу по социальным или физиологическим признакам недопустимо. Именно поэтому в деловой переписке не место шуткам. Анекдоты о блондинках кажутся безобидными, если вы не блондинка, которой стереотипы попортили немало крови. То же самое относится к анекдотам про заик или лилипутов: смеяться над внешностью и физическими недостатками людей непозволительно. Это попросту дурной тон.

Точно так же не следует обсуждать на работе то, чем люди занимаются на досуге. Спорт, рестораны, шопинг – вполне безобидные темы. Но никого не касается, с кем вы делите постель.

Хотя некоторые корпорации пытаются влиять на то, как люди проводят свое свободное время, в англоязычных странах такие попытки воспринимаются как вторжение в частную жизнь. Если человек тратит 100 % рабочего времени по назначению, все, чем он занимается за пределами офиса, – его личное дело.

Если вам требуется личное местоимение, используйте «he or she» (он или она) или «him or her» (если нет возможности использовать «they» или «them»).

Если вы не знаете своих адресатов, обращайтесь к ним во множественном числе, к примеру «Purchasing Agents». Или замените такое обращение названием должности – «Dear Customer Service Representative». Если вы знаете фамилию, но не знаете пол, пишите «Dear R. Smith». На крайний случай, когда вы не знаете, как обратиться к получателям, у вас есть палочка-выручалочка – «To Whom It May Concern».

По мере возможности заменяйте слова с гендерной привязкой нейтральными эквивалентами. Например, «postal worker» вместо «postman». Вместо «stewardess» используйте «flight attendant».

Не думайте, что существительные мужского рода в английском обозначают представителей обоего пола, как это бывает в других языках.

Не пользуйтесь обращением «Gentlemen», если не хотите подчеркнуть, что вы родом из Старого Света.

Не следует полагать, что вопросы гендерной идентификации не стоят внимания.

Избегайте обращения «Miss» – оно считается оскорбительным. Будьте осторожны и с использованием «Mrs.» – порой оно показывает, что вы отстали от жизни.

Глава седьмая

Работа с персоналом

Просьба о повышении

Yasmin,

Предмет обсуждения

As you know, Bob Halling plans to step down at Assistant Director of Management Information Systems in the coming month. After giving the matter careful thought, I would like to be considered for the position. Here are my reasons:

RESULTS

Результаты

In the 2 years that I’ve been at my post as Associate Manager of Strategic Marketing Communications, I pioneered the Vector, Inc. e-ads that resulted in an unprecedented 12 percent upswing in early adopters of Poetics 5.9.

MANAGEMENT

Менеджмент

I have a total of 16 reports, including 2 direct team managers, 1 direct cross-functional manager, and 3 indirect team managers. I have also tightened the relationship with the Tactical Sales Department, initiating the weekly cross-functional Web chat.

VISION

Видение

I believe that Vector is posed to capture an additional 10 percent of the market share in Q2 and Q3. MIS is the kingpin of this expansion, provided that decentralization is accompanied by: (1) a strict unification of the Vector platform among departments, functions, and employees; (2) an understanding that documentation equates action; and (3) speed and flexibility of resources adapt to market trends.

Подтверждение доброй воли

I welcome the opportunity to discuss my vision with you in more detail. I thank you for your attention.

Инструменты

Хорошо это или плохо, но люди считают, что цифры в отличие от слов заслуживают доверия. 10 – это всегда 10, а 1,5 миллиарда – всегда 1,5 миллиарда. А что такое «компетентный»? Или «успешный»? Или расхожее «пунктуальный»?

Значение слов меняется, оно обусловлено контекстом. На их смысл влияют фраза, абзац, текст и порядок чтения документа. Кроме того, коннотации слова зависят от автора и читателя: их симпатий и антипатий, ожиданий, знаний и настроения.

Если, просматривая текст, человек видит много цифр, у него возникает ощущение, что автор объективен и опирается на факты. Когда адресат читает текст внимательно, цифры становятся еще более убедительным аргументом.

Старайтесь обозначать числа не словами, а арабскими цифрами. Вместо «four years at my post», напишите «4 years at my post». «Moved from the fifth rank to the fourth» замените на «moved from number 5 to number 4».