Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Первым делом поблагодарите за информацию. Вам нужно подготовить почву для эффективной коммуникации, а не испортить отношения. Сохраняйте вежливый нейтральный тон. Не спешите каяться, но и не твердите, что невиновны.

Лучший способ обезоружить жалобщика или агрессивно настроенного собеседника, – признать, что в его словах есть доля правды. Это выбьет у него почву из-под ног. Человек прислушается к вам, если вы отнесетесь к нему с пониманием.

И напротив, если вы будете злиться, не желая признавать, что у жалобы есть основания, готовьтесь к дальнейшим нападкам. Если человек нашел время пожаловаться, он будет стоять на своем.

Если вы хотите, чтобы вас оставили в покое, вы должны аргументированно объяснить, почему случившееся не ваша вина. Чем конкретнее ваши доводы, тем убедительнее они звучат.

Человек, который потратил время, чтобы рассказать вам о проблеме, заслужил получить что-то взамен. Мало сказать, что проблема лежит вне сферы вашей компетенции, – так вы обманете ожидания отправителя, который жаждет возмездия.

Чтобы сохранить хорошие отношения, вы должны дать ему дельный совет. Например, подсказать имя и контактные данные того, кто мог бы ему помочь. А может быть, вам следует лично переслать письмо нужному человеку. Если вы не знаете, кто занимается решением подобных проблем, подскажите, как найти этого сотрудника.

Покажите собеседнику, что вам небезразличен исход дела. Потратив на это несколько минут, вы заработаете немало очков. А в бизнесе личные контакты значат куда больше, чем кажется. Дружеские отношения могут стать важным подспорьем в будущем. Вы не знаете, кто встретится на вашем пути, чтобы помочь или навредить вам.

Входящие

Если с вами поступили несправедливо, вы ищете понимания. Вы хотите, чтобы люди признали вашу правоту. Чтобы вам посочувствовали. Любой человек хочет, чтобы его идеи, жалобы, предложения или обвинения были услышаны.

Именно поэтому важно показать, что вы разделяете мнение собеседника, даже если вас подмывает нажать кнопку «Delete» и заниматься своими делами дальше. Стисните зубы, поблагодарите отправителя и подтвердите, что его претензии обоснованны. Покажите, что его проблемы вам не безразличны. После этого у вас гораздо больше шансов убедить его, что вы не виноваты в случившемся.

Исправление ошибок

Xavier,

Предмет обсуждения

New information has come to light regarding the sale and use of Datamax.

Исходные данные

I was correct in stating that the Malaysian student may take the Datamax course offered by Vector – as long as course materials are public domain.

Новые данные

But it has come to my attention that:

• the student cannot have a current or prior association with the Malaysian government or with defense contractors;

• European subsidiaries are not in a position to provide technical support;

• the student is prohibited by law from U.S. support (including troubleshooting).

Therefore, the student will be in possession of products for which there is no available support whatsoever.

Furthermore, Cheryl rightly pointed out that there might be downstream policy reasons to retard the sale and use of Datamax in Malaysia. Revelations of the availability of Datamax in that country could cause negative publicity for the company, especially in the US.

Краткое выражение сожалений

Although the student may fulfill the conditions required to matriculate into the course, we want to steer clear of any future complications. I regret I didn’t have this information earlier.

Подтверждение доброй воли

I’ll let you know if the situation changes.

Инструменты

Сразу же сообщите адресату, что у вас появилась новая информация. Не нужно говорить, что вы не выполнили свою работу как полагается или допустили промах, – в крайнем случае об этом можно упомянуть позднее.

Выберите подходящую формулировку, например: «It has come to my attention» или «New information has come to light». Не стоит начинать со слов: «Sorry, I have just realized that» или «Oops! I made a mistake…» Избегайте местоимения «I», чтобы не заострять внимание на своей персоне.

Прежде чем познакомить адресата с новыми сведениями, напомните исходные данные. Сделайте акцент на своей правоте. Используйте такие выражения, как: «I was justified in saying…», «I was in the right when I…» или «My understanding of… was correct». Таким образом, сообщая скверные новости, вы сохраняете позитивный тон. По возможности, не заостряйте внимание на ошибках и дайте понять, что они не имеют решающего значения.

Сохраняйте деловой авторитетный тон, даже если речь идет о серьезной ошибке. Постарайтесь отделить факты от эмоций. Получателю нет дела до ваших переживаний. Ему нужна точная информация, чтобы выполнить очередную задачу.

Если новые данные обнаружил кто-то из ваших коллег, отметьте его заслуги. Люди оценят ваше внимание к товарищам по команде. Некоторым кажется, что, расточая похвалы другим, они будут выглядеть глупо. Это полная ерунда.

Бизнес требует умения ладить с людьми. Не упустите возможность показать, что результаты работы команды для вас важнее личных амбиций. Кроме того, если вы не упомянете источник информации, это может вызвать обиду и недовольство. Тот, кто помнит заслуги других, пользуется уважением и любовью в коллективе.

В конце письма кратко выразите сожаление о случившемся. Признавая свою неправоту, вы демонстрируете честность. И показываете, что помните о тех, кого ввели в заблуждение.

Потерянный документ

Robert,

Предмет обсуждения

Denise asked me to send you the note on the HR matter we discussed earlier today.

Проблема

Due to technical difficulties, I cannot access the document at present.

Решение

I will consult my hard copy files in order to locate a copy and get back to you before the close of the workday.

Инструменты

Поскольку мы ежедневно получаем и отправляем десятки, а то и сотни писем, неудивительно, что документы теряются. Компьютерные сбои и вирусы уничтожают файлы. Люди в состоянии стресса или переутомления делают ошибки и могут нечаянно удалить важную информацию или присвоить документу неправильное имя. Все это затрудняет поиски.

Пропажа документа – неловкая ситуация. Смиритесь с этим и живите дальше. Если это единичный случай, адресат не будет винить вас в случившемся. Скорее, он посочувствует вам. Ведь терять документы случается всем.

Человеку свойственно ошибаться, и обычно мы с пониманием относимся к ошибкам других. Разумеется, если они не совершают их постоянно. Заверить адресата, что вы исправите ситуацию, – уже полдела.

Если человек знает, что его будут держать в курсе дела, он успокаивается. Главное – не нарушать своих обещаний: если вы обещали получателю, что свяжетесь с ним в конце дня, сделайте это. Иначе он начнет сомневаться в каждом вашем слове.

Сотрудники группы техподдержки знают, как правильно организовать хранение и систематизацию файлов, и охотно придут вам на помощь. Не делайте вид, что вы способны справиться с подобными проблемами самостоятельно. Нет ничего зазорного в том, чтобы попросить о помощи.

Сетевой этикет

Абзацы делового письма должны быть короткими. Возможно, вас учили совсем другому. Действительно, раньше считалось, что абзац – это солидный фрагмент текста. Он был объемным и полновесным. Некоторые специалисты по грамматике утверждали, что в абзаце должно быть не меньше семи предложений. Он должен быть содержательным. Должен занимать место. И это до сих пор верно, если речь идет о литературе, журналистике или личной переписке. Такие же правила соблюдаются и во вложенных документах. Но не в деловом письме. Там абзацы выглядят примерно так:

OK.

Или так:

FYI.

Или даже так:

No.