Алексей Гладкий - Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
После проведения на предприятии проверки соблюдения кассовой дисциплины были обнаружены нарушения в учете наличных денежных средств. Главный бухгалтер заявляет, что его вины в этом нет, поскольку всю работу с наличными деньгами в вашей компании выполняет кассир. Так ли это на самом деле?
Нет, это не так. С помощью подобных заявлений ваш главный бухгалтер желает отстраниться от ответственности за упущения в работе. Конечно, ответственность за обнаруженные нарушения с кассира не снимается. Но главный бухгалтер обязан обеспечить на предприятии законность ведения учета и составления отчетности, и контроль соблюдения кассовой дисциплины входит в состав его непосредственных служебных обязанностей. Если, например, в кассе предприятия была обнаружена недостача, то помимо того, что кассир ее должен возместить, на него и главного бухгалтера можно наложить штраф в размере обнаруженной недостачи. Сумма этого штрафа будет вычитаться из их заработной платы.
В компании меняется главный бухгалтер, и в настоящее время идет процесс приемки-передачи дел. Новый бухгалтер указывает на ошибки и нарушения предыдущего бухгалтера, а тот, в свою очередь, заявляет, что у него все в порядке. Пытаясь прояснить ситуацию, я пригласил их обоих к себе, но они лишь обвиняли друг друга и сыпали какими-то непонятными бухгалтерскими терминами. Как определить, кто из них прав, а кто виноват?
В большинстве случаев для разрешения спорной ситуации приходится приглашать независимого эксперта. Оптимальный вариант – если у вас есть знакомый аудитор; если нет – можно обратиться к знакомому бухгалтеру. Пригласите его к себе вместе с обоими бухгалтерами, и пусть он оценит ситуацию со стороны. Обычно присутствие грамотного независимого эксперта снимает все подобные вопросы. Если такого эксперта нет, а ситуация заходит в тупик, можно заказать независимую аудиторскую проверку. Отмечу, что этот вариант не всегда целесообразен: во-первых, аудиторская проверка может быть достаточно дорогой, во-вторых, для ее проведения требуется определенное время (месяц и больше).
Я обратился в кадровое агентство с просьбой подыскать главного бухгалтера, и они нашли подходящую кандидатуру. В агентстве работнику выдали замечательные рекомендации, да и на собеседовании этот человек мне понравился. Смущает только один момент: когда я попросил дать мне координаты его предыдущего работодателя, он ответил, что фирма сменила адрес и телефон и где она теперь находится, ему неизвестно. Прежние координаты работодателя он не дает, ссылаясь на то, что они не сохранились. Можно ли верить этому кандидату? Его все-таки порекомендовало кадровое агентство.
Сокрытие координат предыдущего работодателя – факт, безусловно, настораживающий. Скорее всего, такого кандидата не следует принимать на работу, тем более на должность главного бухгалтера. Если в агентстве ему дали положительные рекомендации, то это еще ни о чем не говорит: не исключено, что в этом агентстве работает его хороший знакомый, который и помогает ему устроиться на работу всеми правдами и неправдами. Возможно, ваш кандидат пообещал сотруднику агентства хорошее денежное вознаграждение.
Мой бухгалтер чуть ли не ежемесячно посещает какие-то платные семинары: то по налогам, то по особенностям учета основных средств, то по учету валютных операций. Я заподозрил его в мошенничестве и решил проверить, действительно ли он посещает семинары. Оказалось – да, я лично видел его на семинаре. Тем не менее мне кажется, что посещать семинар каждый месяц – это уже слишком. Обоснованы ли мои сомнения?
Ваши сомнения вполне обоснованы. Если бухгалтер посещает семинары настолько часто, то следует задуматься об уровне его профессионализма: видимо, ему остро не хватает знаний. Однако здесь, скорее всего, дело в другом: ваш бухгалтер наверняка получает откат от стоимости каждого семинара, поэтому он лично заинтересован в том, чтобы подобные мероприятия проходили как можно чаще. Если при этом он все же посещает семинары – это еще не самый плохой вариант: некоторые бухгалтеры оплачивают стоимость семинара, однако не посещают его, предпочитая в это время отдохнуть.
Наше предприятие под проценты разместило свободные денежные средства на валютном депозитном счете. Сумма вклада в валюте не меняется, но в бухгалтерской отчетности она почему-то постоянно разная (то большая, то меньшая). Не является ли это доказательством мошенничества или злоупотреблений со стороны бухгалтера?
В данном случае ни о каких злоупотреблениях, скорее всего, речь не идет. Валютная сумма вклада, который предприятие разместило на депозитном счете, действительно не меняется, а вот ее рублевый эквивалент вполне может изменяться в зависимости от курса валюты. В соответствии с законодательством на каждую отчетную дату бухгалтер пересчитывает рублевый эквивалент суммы вклада (ведь вся отчетность составляется в национальной денежной единице) по действующему курсу. Чтобы было понятнее, рассмотрим это на конкретном примере. Предположим, вы внесли на валютный депозит сумму $20 000. На момент внесения вклада курс составлял 28 руб. за $1, следовательно, рублевый эквивалент вклада составляет 560 000 руб. На следующую отчетную дату курс составил 27,5 руб. за $1, и сумма вклада в рублевом эквиваленте будет составлять 550 000 руб., и именно эту сумму бухгалтер отразит в отчетности. При росте курса сумма рублевого эквивалента вашего вклада соответственно возрастет. Изменения рублевого эквивалента суммы вклада будут отнесены на счет разницы курса.
У меня есть подозрение, что некоторые сотрудники нашего предприятия, работающие на компьютерах, меняют их комплектующие: например, снимают и забирают оперативную память объемом 256 Мбайт для домашнего компьютера, а вместо нее приносят старую «планку» объемом 128 Мбайт. Полагаю, что аналогичным образом они меняют и другие комплектующие (видеокарту, колонки, звуковую карту). Когда я попросил бухгалтера провести инвентаризацию компьютерного парка, он сказал, что докопаться до истины практически невозможно: каждый компьютер учитывается как отдельный объект основных средств, а что там у него внутри – никто не знает. Так ли это на самом деле?
Вполне возможно, что ваш бухгалтер прав. Истину установить можно только в том случае, если компьютер собирался на предприятии из приобретенных по отдельности комплектующих, а не приобретался целиком: в таком случае каждая деталь стоит на учете. После сборки компьютера все комплектующие списываются и одновременно приходуется объект основных средств – компьютер. Как известно, такое бывает очень редко, поэтому все компьютеры на предприятии должны быть опечатаны, чтобы исключить возможность проникновения внутрь системного блока посторонних лиц. При возникновении необходимости ремонта компьютера или замены какой-то детали печать вскрывается только в присутствии руководителя предприятия либо сотрудника, отвечающего за ремонт и обслуживание компьютерного парка на предприятии.
Главный бухгалтер предприятия утверждает, что получать наличные деньги по чеку в банке имеет право только он сам или кассир. Поскольку кассира в штате компании нет, то главный бухгалтер самостоятельно получает деньги, не допуская к этому других сотрудников. Неужели то, что он говорит, правда?
Ваш главный бухгалтер категорически не прав, и он это знает. Наличные деньги в банке выдаются любому человеку, на имя которого выписан чек. Ведь чек подписывается руководителем и бухгалтером, после чего заверяется печатью предприятия, поэтому у банка нет никаких оснований не доверять получателю денег. Если ваш бухгалтер утверждает что-то подобное, то на это могут быть только две причины. Во-первых, банк заявляет, что выдаваться наличные деньги будут только кассиру или главному бухгалтеру предприятия, но такое требование неправомерно. Во-вторых, что более вероятно, бухгалтер выполняет какие-то махинации с наличными деньгами компании и не желает, чтобы о количестве и назначении денежных средств, снимаемых наличными, стало известно другим сотрудникам.
Главный бухгалтер предприятия утверждает, что при отсутствии на работе руководителя предприятия (по причине болезни, командировки, отпуска и т. д.) только он является полноценным заместителем директора. При этом бухгалтер ссылается на какой-то законодательный акт, в котором об этом прямо сказано. Так ли это на самом деле?
Нет, утверждение вашего бухгалтера – не более чем плод его воображения. Руководитель предприятия лично назначает сотрудника, который будет исполнять его обязанности на время отсутствия. Конечно, это может быть и главный бухгалтер, но также и любой другой сотрудник, например финансовый директор, начальник отдела поставок или начальник торгового отдела. Если ваш бухгалтер утверждает подобное, то к нему следует присмотреться внимательнее: скорее всего, такое заявление вызвано желанием получить во время отсутствия на работе руководителя неограниченную власть на предприятии и воспользоваться этим с целью личного обогащения.
