Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает личное взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.

5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на действия. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.

Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.

СЛЕДУЮЩЕЕ ПРАКТИЧЕСКОЕ ДЕЙСТВИЕ

Очень важно правильно подобрать слова для своего списка. Следует абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Подбор слов играет первостепенную роль. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «начальником» и внутренним «работником». Позвольте «работнику» кричать на «начальника»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Подумайте о следующих конкретных действиях, которые вы должны осуществить. Можете одновременно представлять несколько конкретных действий – не стремитесь к точному порядку. Именно эти действия и надо добавить в основной список. Основной список действий должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время. И когда это время настанет, вы сможете сделать информированный выбор.

ГЛАГОЛ, ОБЪЕКТ, СУБЪЕКТ

Если вы не уверены в том, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Если есть все три элемента, значит, вам удалось устранить неопределенность и повысить эффективность. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным. Правильно и четко подбирайте слова.

ПРАВИЛЬНЫЙ И НЕПРАВИЛЬНЫЙ ВЫБОР СЛОВ

ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ВЫПОЛНИТЬ В БЛИЖАЙШЕЕ ВРЕМЯ, НЕ СЛЕДУЕТ ВКЛЮЧАТЬ В ОСНОВНОЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ СПИСОК

В основном списке действий не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее подходящее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.

Практическая часть действия – это то, что превращает слово из существительного в глагол! Поэтому фраза «Найти Вирджинию, чтобы поговорить о программе» – это существительное, то есть то, что нужно сделать. Позвонить Вирджинии – это нечто совершенно другое. Это конкретное действие! Вы можете представить, как делаете это. Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим – но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.

Организация основного списка действий

«Мыслителю нужна информация – в нужный момент».

Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о структуре этого списка, с тем чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.

МЕСТА

Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:

Дом

Работа дома, домашние дела, личные дела, которыми я занимаюсь дома.

Прогулки и дорога

Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.

Онлайн-банкинг

Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт Нокса. Поэтому когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.

Звонки, размышления / решения

Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.

Другой офис

Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.

Другая работа

Сегодня многие работают как фрилансеры, работают с частичной занятостью в разных местах, выполняют разные работы и т. п. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.

Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.

ВНИМАНИЕ

Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:

Офис – проактивное внимание

Офис – активное внимание

Офис – инертное внимание

Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тэгом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)