Алексей Гладкий - Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса
Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Microsoft Excel.
Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.
Контроль «белой» наличности
Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.
Комплексная проверка кассы
Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца.
Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом.
После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.
Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке, должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм прописью.
Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих сумм в кассовой книге.
После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере).
Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом, подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате, выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия.
Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие.
Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует ли она проверяемому периоду.
Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера, кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В расходном кассовом ордере должны бытьы обязательно указаны паспортные данные получателя. В принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить. Если у вас есть хороший знакомый в органах внутренних дел, то можно попросить у него уточнить, действительно ли владельцем такого-то паспорта является такой-то человек; правда, официально такую информацию вам никто не предоставит. При отсутствии нужного знакомства можно попытаться самостоятельно найти данные об этом человеке или его паспорте.
Сумма денежных средств, выданная по расходному кассовому ордеру, должна быть написана цифрами и прописью, четко и разборчиво. Сумму прописью должен написать получатель наличных денежных средств, после чего поставить дату получения денег (кстати, обратите внимание на дату – число, месяц и год) и расписаться.
Один из важнейших реквизитов расходного кассового ордера – это цель выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Следует сопоставить получателя денежных средств, указанного в документе, и цель, для которой выданы денежные средства: не исключено, что вы обнаружите интересные факты. Например, довольно странной выглядит ситуация, когда наличные деньги для приобретения оперативной памяти для компьютера выдаются грузчику со склада, а деньги для покупки тяжелого аккумулятора для грузовика – обаятельной хрупкой девушке, которая работает офис-менеджером в отделе продаж. В данных случаях налицо несоответствие получателя денежных средств и цели, на которые эти средства выдаются, поэтому следует подробно расспросить бухгалтера, чем вызвана такая ситуация.
Если определенный расходный кассовый ордер вызвал у вас какие-либо вопросы, следует пригласить бухгалтера и попросить его представить оправдательные документы на указанную сумму. В качестве таких документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д.
Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге. При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат.
После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журнале-ордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно потребовать у бухгалтера подробных объяснений.
В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца, добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к бухгалтеру.
Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые особо наглые бухгалтеры пытаются доказать директору, что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе». Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.
