Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.

«Одно из самых важных рабочих качеств – это умение справляться с большим потоком электронной почты. Единственный способ – это создание простой и доступной для повторения системы, которая позволит вам вести настоящую жизнь вне зависимости от электронной почты».

Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.

Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.

Люди превращаются в рабов своей электронной почты. Письма накапливаются и постоянно требуют нашего внимания. Когда я был руководителем компании, то электронная почта у меня всегда была включена. Сигналы о поступлении новых писем отвлекали меня от моей работы. Я половину времени проводил за просмотром полученных сообщений и из-за этого не справлялся с серьезными проблемами, требующими моего внимания. Я лишь постоянно напоминал себе, что проблема, которой я занимался, все еще не решена. Вам знакома такая ситуация?

ИЗМЕНЕНИЕ ПАРАДИГМЫ: ПРОДУКТИВНОСТЬ ПРОТИВ ПОСТОЯННОГО ПРЕБЫВАНИЯ НА СВЯЗИ

Сегодня я работаю с электронной почтой иначе. Я разработал систему, с помощью которой несколько раз в день очищаю папку «Входящие», благодаря чему я сразу узнаю о возможностях и опасностях, которые таит содержимое почтового ящика. Волшебным образом я получил возможность отслеживать и изучать электронные письма в нужный момент, и теперь важная информация не теряется в колоссальных объемах бесполезных сообщений. В этой главе я расскажу вам о своей системе. А приведенные здесь упражнения помогут вам очистить вашу папку «Входящие» за пару часов – если вы этого захотите.

ЧТОБЫ «БЫТЬ НА СВЯЗИ», ДУМАТЬ НЕ НУЖНО. А ЧТОБЫ ПОНЯТЬ СМЫСЛ ПОСТУПАЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, ДУМАТЬ ПРИДЕТСЯ МНОГО

Настало время переосмыслить электронную почту. Давайте начнем с неприятного осознания характера нашей работы. Как только нам приходится обращать внимание сразу на несколько дел и возникает информационная перегрузка, мы инстинктивно стремимся к ощущению занятости, которое позволяет нам почувствовать свой прогресс. Поскольку человек от природы ленив, мы тяготеем к простейшему способу ощущения иллюзии прогресса.

Мы проверяем все новое, мы прокручиваем почту вперед и назад, мы проверяем новые письма, снова прокручиваем, создаем архивные папки, проверяем другую новую информацию (например, профиль в социальных сетях, новости или собственный телефон). Постепенно потребность находиться на связи становится невротической зависимостью. Мы впадаем в зависимость от иллюзии эффективности, практически не приносящей никаких результатов.

Очистка папки «Входящие» разрушает эту дурную привычку и меняет отношение к электронной почте. Характер зависимости меняется.

Вы хотите ощущать безопасность, зная, что все решения приняты, а мыслительная работа проделана? Эта система буквально принуждает вас к решительности и дисциплине, необходимой для принятия сложных решений по полученным письмам сразу же после их получения. Она избавляет от прокрастинации, повышает ясность ума и значительно снижает стресс, порожденный валом электронной почты.

«То, что поддается измерению, поддается и управлению».

Многие люди даже не представляют, что стоит один раз очистить папку «Входящие», и поддерживать ее в таком состоянии будет очень легко. Больше не придется взбираться на гору – перед вами останется лишь маленький холмик. Самое лучшее в этой системе – то, как просто станет возвращаться в офис после пары дней отсутствия. Вы будете знать, что вас ожидают только новые письма, потому что перед уходом все просмотренные были удалены. Кроме того, вы научитесь так быстро принимать решения по каждому полученному письму, что, вернувшись из отпуска, сможете разобрать всю свою электронную почту за час-полтора. А если за несколько дней накопится много писем и вы увидите, что папка «Входящие» снова заполнена до отказа, вы сразу поймете, сколько времени вам потребуется, чтобы ее очистить. Разборка электронной почты перестанет быть аморфной массой работы, которая никогда не кончается, а превратится в ленту конвейера. И вы будете быстро и эффективно принимать решения по каждому письму. Просто, верно? А самое приятное – это действительно несложно!

Образ мыслей, необходимый для очистки папки «входящие»

Чтобы использовать систему, которая избавит вас от зависимости от электронной почты и выработает зависимость от решительности и эффективности, нужно осуществить три изменения в образе мыслей.

ПАПКА «ВХОДЯЩИЕ» – ЭТО ВСЕГО ЛИШЬ МЕСТО, КУДА ПОПАДАЮТ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА

Папка «Входящие» – не список дел. Это невероятно важно! А всего лишь папка, куда попадают электронные письма. Мы обычно храним письма прямо в папке, потому что не хотим их потерять или думаем, что в будущем они могут нам понадобиться. Но реальная работа происходит вне этой папки. Если вы используете ее в качестве основного списка дел, то почти наверняка что-то теряете. В конце концов, вам придется писать электронные письма самому себе. Используя папку подобным образом, вы начинаете путать по-настоящему важные письма со всяким мусором, которого предостаточно в любой почте. Очень трудно бывает отделить «что сделать» от «что случилось» и от «никому не нужно».

Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.

НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ

В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы. И тогда вы будете заглядывать в почту, только когда почувствуете себя готовым, а не по сигналу бездушной машины.

НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ

Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.