Джон Каунт - Организуй себя

Для того чтобы наиболее эффективно организовать свое время, вам следует:

· знать, как расходуется ваше время в настоящий момент;

· быть способным планировать вашу деятельность в различных временных интервалах;

· выбрать удобные для вас инструменты планирования и отслеживания достигнутых результатов;

· провести оценку времени, требуемого на выполнение задачи;

· постараться ликвидировать все отсрочки и промедления;

· выбрать четкий подход в отношении соблюдения сроков;

· спланировать и внимательно отслеживать все виды деятельности по осуществлению проекта.

3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ

После планирования и расстановки приоритетов вашей работы, а также принятия мер по управлению временем следующий пункт, которому вам следует уделить внимание, заключается в том, как вам взяться за выполнение вышеупомянутой работы. В данной главе мы проанализируем три особенности вашего подхода к решаемым задачам, которые могут в значительной степени повысить эффективность вашей работы: планирование задач на соответствующее им время; мобилизация силы привычки; систематическая работа в области принятия решений.

Планирование задач на соответствующее им время

Вероятно, ваша рабочая нагрузка состоит из множества различных проблем. Сфера ваших полномочий в отношении задач, зависящих от результатов выполнения других задач, конечно, будет ограниченной. Но все же при решении большинства из них существует некоторая возможность гибкого распределения времени. Большинство задач можно разбить на три большие группы:

· технические задачи — это рутинные мероприятия, выполнение которых является необходимым для того, чтобы вы правильно могли осуществлять свою работу, постоянно были в курсе всех событий, к ней относящихся, могли адекватно реагировать на обычные объемы входящей и исходящей информации, правильно организовать свое рабочее место, правильно вести картотеку и оформлять внутренние сводки;

· задачи общественного характера — переговоры, участие во встречах, уговоры, оценка достижений, проведение мероприятий по укреплению дисциплины, участие в презентациях, участие в мероприятиях по подготовке специалистов, участие в мероприятиях по приему на работу, проведение собеседований;

· творческие задачи, то есть задачи по планированию и разрешению проблем, — подготовка планов и составление сводок, написание докладов, проведение анализа результатов и подведение итогов, нахождение решений проблем.

Это всего лишь несколько примеров. В зависимости от природы вашей деятельности будут и другие, более соответствующие вашим интересам.

Требования, предъявляемые вам различными задачами

В сущности, задачи по техническому обслуживанию требуют от вас наименьшей отдачи сил. Позднее в данной главе мы с вами рассмотрим вопрос, как их еще упростить с точки зрения затрат сил, энергии и времени, путем ограничения силы привычки. Навыки и умения планирования и разрешения проблем обычно будут требовать наибольшей степени концентрации внимания, а также больших отрезков времени по причине того, что прежде чем вы сможете достичь какого-либо значительного прогресса в осуществлении поставленных задач, вам следует, как говорится, сначала разогнать себя до определенной скорости. Задачи общественного характера могут быть как длинными, так и короткими с точки зрения их продолжительности, но в том и другом случае они зачастую требуют наибольшего расхода эмоциональной энергии. В особенности это касается таких сложных задач общественного характера, как проведение собеседований по вопросам дисциплины и персональных уведомлений о сокращении штатов. Они могут быть не очень продолжительными по времени, но очень неприятными по содержанию, так как здесь вы столкнетесь с прямой конфронтацией. Поэтому перед осуществлением таких задач вам следует предварительно к ним подготовиться в моральном плане. Если перед вами стоит несколько таких задач, постарайтесь решить их в едином комплексе, но в порядке очередности — одну за другой. Тот темп, который вы наберете при решении первой из них, поможет вам последовательно справиться со всеми остальными и, в конечном итоге, вы потратите меньше эмоциональных сил при таком способе, чем если бы вы решали эти задачи в индивидуальном порядке.

Все мы знакомы с таким понятием как внутренние часы, которые регулируют время нашего засыпания и пробуждения. Все, кто когда-либо работал в ночную смену или преодолевал часовые пояса, могут засвидетельствовать, что при таких переменах человек чувствует себя не в своей тарелке. Однако в своей повседневной жизни мы мало обращаем внимания на пики и спады в нашем физическом состоянии в момент бодрствования, которые к тому же у каждого индивидуума разные по времени проявления. Нет нужды говорить, что периоды состояния наивысшей физической и умственной готовности к выполнению задач могут оказывать существенное влияние на интенсивность вашей трудовой деятельности и, планируя наиболее трудные задачи на то время, когда вы находитесь на пике активности и способны наилучшим образом справиться с ними, вы получите наивысшую степень отдачи.

Какое время наиболее благоприятно для вас?

Кто-то из нас называет себя «жаворонком», кто-то «совой», но задумывались ли вы когда-нибудь глубоко над вопросом, рационально ли вы используете свое время? Вполне возможно, что стереотип вашей работы сложился тем, а не иным образом, не из-за того, что вы «сова» или «жаворонок», а из-за трудностей, с которыми вы встретились в процессе организации своего рабочего дня. Например, вы можете предположить, что вечернее время является для вас наиболее благоприятным с точки зрения осуществления деятельности по планированию и решению проблем, когда, на самом деле, эти задачи были перенесены на конец дня из-за вашей неспособности уделить им должное внимание посреди суеты нормального рабочего дня. Если в результате лучшего подхода к организации вы сможете более эффективно бороться с перерывами в работе, вызываемыми самыми разными причинами, вы сможете обнаружить, что у вас имеется возможность пересмотреть свое мнение относительно наилучшего времени для выполнения той или иной задачи.

Начните свою работу с анализа того метода, которым вы пользуетесь в настоящее время. Возьмитесь за выполнение шести нижеследующих задач и проставьте для каждой из них соответствующий номер в графике, в соответствии с рассчитанным для каждой из них временем, в зависимости от того, к какой задаче и когда вы хотите приступить.

В какое время дня вы с наибольшей долей вероятности и желания могли бы приступить к:

1. организации и проведению встречи с вашим младшим коллегой, которого вы подозреваете в фальсификации требований на возмещение расходов;

2. телефонному разговору с клиентом, который грозится прервать с вами деловые отношения в связи с плохим, с его точки зрения, обслуживанием со стороны вашей компании;

3. планированию презентации для старших коллег, касающейся предложения, которое, по вашему мнению, следует принять компании;

4. разбору входящей корреспонденции;

5. ликвидации отставания в изучении базовых данных;

6. подготовке сложного доклада.

(Если данные примеры не являются для вас актуальными, выберите примеры из вашей повседневной деятельности.)

Теперь вам следует проверить ваши предположения. Для этого возьмите лист бумаги формата А4 и, сориентировав его как книжную страницу, создайте таблицу из трех колонок, озаглавив их следующим образом: 1-я — «задача», 2-я — «время суток», 3-я — «комментарий», В течение нескольких дней записывайте все ваши действия по выполнению важных задач, составляющих ваш рабочий день. Попытайтесь передвинуть некоторые задачи, требующие приложения больших усилий, на предполагаемые вами периоды, когда вы находитесь на пике активности, и при этом не забывайте регистрировать любые изменения в степени интенсивности вашей деятельности.

Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?

Ваш обычный стереотип пиков активности является хорошим руководством для определения периодов времени, на которые вам следует планировать выполнение наиболее сложных задач, стоящих перед вами, но полностью на него полагаться не следует. В те дни, когда вы чувствуете себя слегка не в своей тарелке, или в конце напряженной, выматывающей силы рабочей недели, когда о пиках активности и говорить не приходится, любая сложная задача будет казаться вам чем-то невыполнимым. Если в таких случаях у вас есть альтернатива, не следует через силу заниматься выполнением задач, которые на данном этапе у вас не получаются. В таких обстоятельствах вы вряд ли сможете добиться каких-либо значительных успехов, лучше переключитесь на выполнение более легких задач технического характера, а когда вы почувствуете, что в достаточной мере отдохнули и подзарядились энергией, вернитесь к выполнению задач, требующих приложения значительных усилий. Остерегайтесь, тем не менее, использовать данный способ работы в качестве повода для различного вида отсрочек.