Эльвира Вашкевич (2) - PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.

Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации.

Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги).

Этап шестой. Выбор помощников для презентации

Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать.

Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Ошибку делают те презентаторы, которые берут в качестве ассистентов для презентации симпатичных девушек в мини-бикини (разумеется, это не относится к показу мод или другим подобным мероприятиям). Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Такое отвлечение внимания хорошо для иллюзиониста, который вытаскивает кролика из-за спины и укладывает его в шляпу, в то время как ассистентка демонстрирует зрителям новую модель купальника – в данном случае отвлечение внимания аудитории является неотъемлемой частью шоу. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны.

Однако это вовсе не означает, что симпатичная девушка не может быть помощником презентатора в принципе. Но если она выносит к зрителям предмет презентации, например тот же пылесос, то они должны видеть в первую очередь пылесос, а уже потом девушку. Для этого помощники презентатора должны исключить яркую, броскую одежду, привлекающую внимание, для помощников-женщин не рекомендуется обувь на высоких каблуках, мини-юбки, декольтированные платья либо блузки. Одежда помощника презентатора должна быть выдержана в строгом, консервативном стиле. Если презентация проводится перед аудиторией, придерживающейся так называемого «богемного» стиля в одежде, то консервативность костюмов помощников презентатора не является обязательным фактором, однако незаметность их, слияние с фоном продолжают оставаться основным требованием.

Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории.

Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому.

Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях).

Помощники презентатора должны быть готовы к экспромту, если вдруг будет задан какой-либо неординарный вопрос, касающийся предмета презентации. Как и сам докладчик, они должны изучать посетителей презентации, готовить список вопросов и ответов, тренироваться в ораторском искусстве – все это может им и не понадобиться, но готовыми они должны быть в любом случае.

Нельзя выбирать в помощники презентатора людей, неуверенных в себе, косноязычных, не умеющих держаться на публике либо боящихся большого скопления людей. Помощник презентатора, страдающий агорафобией, способен свести на нет все положительное впечатление от презентации только выражением своего лица.

Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету:

• какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора;

• каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься;

• личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.);

• специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.).

Зачастую от помощников презентатора требуется умение и желание общаться. Для проверки этого качества можно предложить рекомендованный психологами тест «Общительный ли вы человек».

Вопросы и варианты ответов на них.

1. Если вас приглашает к себе в гости человек, которому вы не симпатизируете, примете ли вы это приглашение?

A. Да.

Б. Только в исключительном случае.

B. Нет.

2. Представьте, что в гостях вы вынуждены сидеть около человека, которого считаете своим недругом. Как вы себя поведете?

A. Не будете обращать на него внимания.

Б. Будете отвечать только на его вопросы.

B. Попытаетесь завязать с ним непринужденный разговор.

3. Вы собирались позвонить в дверь одной квартиры. Внезапно услышали, что в квартире возник семейный спор. Что вы сделаете?

A. Все-таки позвоните.

Б. Подождете, пока спор прекратится.

B. Уйдете.

4. Что вы сделаете, если вам в гостях предложат нелюбимое блюдо?

A. Съедите его, несмотря на отвращение.

Б. Скажете хозяевам, что не можете съесть это блюдо.

B. Пожалуетесь на отсутствие аппетита.

5. Какой бутерброд со стола вы обычно выбираете?

A. Самый лучший.

Б. Самый маленький.

B. Ближайший к вам.

6. Что вы предпримете в том случае, если в компании внезапно наступит пауза во время разговора?

А. Подождете, пока кто-нибудь не начнет разговор вновь.

Б. Сами найдете какую-нибудь тему для продолжения разговора.

7. Представьте себе, то вы попали в неприятное положение. Расскажете ли вы об этом своим знакомым?

A. Обязательно расскажете первому попавшемуся знакомому.

Б. Расскажете только самым близким друзьям.

B. Не расскажете ни одному человеку.

8. Добавляете ли вы от себя что-либо в рассказы, которые слышали от других людей?

A. Да.

Б. Совсем немного для того, чтобы их улучшить.

B. Почти ничего не добавляете.

9. Носите ли вы с собой фотографию своей возлюбленной (возлюбленного) и охотно ли вы показываете ее окружающим людям?

A. Да.

Б. Иногда.

B. Никогда.

10. Что вы сделаете, если, будучи среди других людей, не поняли рассказанного анекдота или шутки?

А. Будете смеяться вместе с остальными, которые поняли суть рассказанного.

Б. Останетесь серьезным и не будете смеяться.

В. Попросите, чтобы кто-нибудь объяснил вам смысл этого анекдота или шутки.

11. Что вы предпримете, если, оказавшись в компании, вдруг ощутите резкую головную боль?

A. Не будете показывать вида.

Б. Попросите у кого-нибудь таблетку от головной боли.

B. Покинете компанию и уйдете домой.

12. Что вы сделаете, если, находясь в гостях, узнаете, что по телевидению скоро должны передавать интересную только для вас программу?

A. Попросите, чтобы хозяин дома включил вам телевизор.

Б. Начнете смотреть телепередачу в соседней комнате, чтобы не мешать остальным гостям.

B. Откажетесь от интересующей телепередачи.

13. Вы находитесь в гостях. Когда вы чувствуете себя лучше?