Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

Для формирования структуры предприятия для управленческого и регламентированного учета используются справочники Подразделения, Должности, Организации, Подразделения организаций и Должности организаций.

Для целей управленческого учета предприятие рассматривается как единое целое, даже если оно содержит в своем составе несколько организаций. Для ведения регламентированного учета каждая организация рассматривается как самостоятельный объект со своей структурой подразделений и штатным расписанием. Таким образом, структура предприятия в целом и отдельных организаций описывается как бы с разных точек зрения. Соответственно, в программе предусмотрены разные объекты для их хранения.

• Формирование структуры предприятия

• Подразделения организаций

• Ввод надбавок

• Формирование штатного расписания

• Отчеты по штатному расписанию

Формирование структуры предприятия

При формировании структуры предприятия в целях управленческого учета установите для конфигурации полный интерфейс командой Сервис → Переключение интерфейса → Полный интерфейс.

Справочник Подразделения

Формирование структуры предприятия в программе начинается с введения названий подразделений и штатных должностей.

Откройте справочник командой Предприятия → Подразделения. Левая часть справочника предназначена для просмотра структуры предприятия. Справочник Подразделения может быть иерархическим, то есть в нем можно создать крупные подразделения, которые, в свою очередь, делятся на более мелкие (рис. 32.1). Обычно в состав предприятия входят администрация, торговый отдел, производство, отдел кадров.

Рис. 32.1. Справочник Подразделения

Задание 1

Добавьте новую запись в справочник Подразделения (рис. 32.2).

Рис. 32.2. Добавление нового подразделения

Ввод штатных должностей

Названия штатных должностей предприятия добавляются в справочник Должности (рис. 32.3). Выберите команду Предприятия → Должности.

Рис. 32.3. Справочник Должности

С помощью команды Действия → Добавить введите новую должность предприятия. В открывшемся окне дайте название должности. Заполните вкладки Должностные требования и Должностные инструкции. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Подразделения организаций

В справочнике Подразделения организаций описывается структура каждой организации, по которой ведется учет. Справочник можно открыть командой Предприятие → Подразделения организаций. В верхней части окна выбирается организация, для которой составляется список подразделении, в остальном он заполняется аналогично справочнику Подразделения.

Ввод надбавок

Надбавки, которые применяются на предприятии, вводятся в справочник Надбавки, который открывается командой Штатное расписание → Надбавки. Записи в справочник добавляются с помощью кнопки Добавить. Введите наименование надбавки и укажите способ расчета: процентом или суммой (рис. 32.4).

Рис. 32.4. Ввод надбавок

Формирование штатного расписания

После ввода названия должностей в справочник Должности приступают к созданию штатного расписания.

Создание штатного расписания

1. Откройте регистр сведений Штатное расписание командой Кадровый учет → Штатное расписание → Штатное расписание организации. Окно справочника служит для просмотра штатного расписания организации (рис. 32.5).

2. В верхней части окна выберите организацию из справочника Организации. Укажите подразделение организации в списке подразделений.

3. Для добавления новой ставки выберите команду Действие → Добавить. При этом откроется документ Штатное расписание организации. Все изменения проводятся с помощью этого документа.

4. В документе укажите подразделение и название должности, выбрав его из соответствующего справочника.

5. На вкладке Штатная единица введите количество ставок, задайте вилку тарифной ставки в полях Мин. ставка и Макс, ставка. Укажите вид ставки (месячная, дневная, часовая), график работы.

6. На вкладке Надбавки с помощью кнопки Добавить укажите вид надбавок, если они установлены для данной штатной единицы. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Добавлять и редактировать записи можно с помощью кнопки Редактировать на панели инструментов. Открывается специальный документ Изменение штатного расписания. Все изменения вносятся с помощью этого документа. В документе выбираются название должности и подразделение, указываются вилка тарифной ставки, график работы, надбавки.

Открыть документ Изменение штатного расписания можно также из журнала Изменение штатного расписания, щелкнув на кнопке Добавить в окне журнала. Сам журнал открывается командой Штатное расписание → Изменение штатного расписания. Окно документа имеет вкладки Штатные единицы (рис. 32.6) и Надбавки (рис. 32.7). На вкладке Штатные единицы введите подразделение, должность, количество ставок, минимальную и максимальную тарифные ставки, укажите вид тарифной ставки и график работы, выбрав их из подготовленного списка.

Рис. 32.7. Ввод надбавок

Печатную форму штатного расписания организации можно получить, щелкнув на кнопке Т-3 в окне формы. Кнопка Печать позволяет предварительно настроить параметры печати, а затем распечатать ту же форму.

Существуют определенные требования к штатным единицам, иногда необходимо дополнительное описание должности. Все дополнительные сведения о штатных должностях можно ввести в окно, которое открывается командой Штатное расписание → Дополнительная информация (рис. 32.8). В окне выберите подразделение, должность и с помощью кнопки Добавить введите описание штатной единицы, укажите должностные обязанности, квалификацию. Сохраните запись, щелкнув на кнопке ОК.

Отчеты по штатному расписанию

После создания и утверждения штатного расписания в программе есть возможность сформировать отчеты. Это отчеты Унифицированная форма Т-3 и Штатная расстановка. Унифицированная форма Т-3 – стандартный отчет о штатном расписании. Штатная расстановка организаций выводит фамилии сотрудников, занимающих штатные должности.

Отчеты можно найти в меню Кадровый учет → Штатное расписание.

Глава 33 Учет кадров

В этой главе будут рассмотрены документы, с помощью которых производится учет кадров на предприятии. Это Прием на работу, Кадровое перемещение и Увольнение. В программе есть возможность вести график отпусков, анализировать использование отпусков.

• Команды меню Кадровый учет

• Создание списка физических лиц

• Оформление приема на работу

• Работники предприятия

• Оформление кадровых перемещений

• Графики отпусков

• Отсутствие на работе

• Возврат на работу

• Прием внешнего совместителя

• Увольнение сотрудников

• Оформление личных карточек по форме Т-2

• Персонифицированный учет

Команды меню Кадровый учет

Работу по учету кадров удобнее всего выполнять при включенном интерфейсе Кадровый учет организаций. В этой главе все команды меню мы будем проводить именно для данного интерфейса.

Остановимся подробнее на некоторых командах меню Кадровый учет:

• Физические лица – открывается список физических лиц, являющихся кандидатами или сотрудниками предприятия.

• Работники – открывается список работников предприятия.

• Журнал кадровых документов – открывается журнал, в котором хранятся документы по приему на работу, документы по увольнению, кадровые перемещения.

• Журнал документов отклонений – фиксируются отпуска сотрудников предприятия.

• Прием на работу – открывается журнал, в котором хранятся документы о приеме на работу.

• Кадровое перемещение – фиксируются документы по перемещению персонала.

• Трудовые договора – открывается журнал трудовых договоров сотрудников командировок.

• Отпуска – открывается журнал учета отпусков.

• Личная карточка Т-2 – формируется личная карточка сотрудника.

• Увольнение – открывается журнал с документами об увольнении сотрудников.

Как видно из перечисленного набора команд, все необходимые справочные сведения, журналы документов и сами документы, а также необходимые при учете кадров отчеты собраны в одном меню.

Создание списка физических лиц

Внесем данные о предполагаемых сотрудниках предприятия в справочник Физические лица, выбрав для этого команду Учет кадров → Физические лица (рис. 33.1).

Рис. 33.1. Справочник Физические лица

Справочник может содержать группы, например, Кандидаты и Работающие. Чтобы просмотреть содержимое группы, дважды щелкните на изображении папки. Новую группу можно создать с помощью кнопки Новая группа на панели инструментов:

1. Добавим запись в справочник Физические лица. Щелкните на кнопке Добавить или воспользуйтесь командой Действия → Добавить на панели инструментов. В поле Имя введите фамилию, имя и отчество физического лица. После щелчка на клавише Enter эти данные попадут в поле ФИО.