Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

Таблица 7.1. Способы выделения в таблицах

Задание 2

Проделайте выделение ячеек в той последовательности, которая указана в табл. 7.1.

Приемы форматирования содержимого таблиц

Выделенные ячейки в таблице можно форматировать. Под форматированием понимается изменение размера, начертания шрифта, горизонтального и вертикального выравнивания данных в таблице. Выберите команду Формат → Шрифт, а затем в открывшемся диалоговом окне выберите нужные настройки.

Все форматирование, которое можно осуществить с помощью этой команды, выполняется и с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. Изменить размеры столбца и строки можно, использовав левую кнопку мыши. Подведите указатель мыши к линии, разделяющей строки и столбцы, – указатель примет вид крестика. Удерживая левую кнопку, измените размер столбца. Изменение размеров строк и столбцов проводится с помощью команды Таблица → Свойства таблицы. Здесь же устанавливается выравнивание таблицы по отношению к остальному тексту и выравнивание содержимого столбцов и строк.

Копирование

Если данные в таблице повторяются, их можно копировать или переносить из одной ячейки в другую. Для этого используйте такую последовательность действий:

1. Выделите ячейку.

2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать.

Совет

Используйте также кнопки панелей инструментов. Кроме того, можно выделить ячейку и, удерживая кнопку мыши, перетащить ее содержимое в другое место. Если при этом информация должна остаться и в ячейке-источнике, удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

3. Щелкните правой кнопкой мыши в той ячейке, куда информация будет вставлена, и выберите в контекстном меню команду Вставить.

Приемы редактирования таблиц

Щелчок правой кнопкой мыши в соответствующем месте таблицы вызовет появление контекстного меню с командами. Эти команды позволяют добавлять ячейки, удалять их, объединять выделенные ячейки или, наоборот, разбивать их.

Задание 3

1. Выровняйте по центру содержимое таблицы, созданной при выполнении задания 1, и измените размер шрифта.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на втором столбце и выберите в контекстном меню команду Добавить столбец.

3. Выделите содержимое столбца Кредит и перетащите его во второй столбец.

4. В третий столбец введите Сумма и укажите суммы проводок.

5. Щелкните правой кнопкой в начале первой строки и выберите команду Добавить строку. Выделите всю строку и, щелкнув правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Объединить ячейки.

6. Введите в образовавшуюся объединенную ячейку текст Учет хозяйственных операций.

7. Сохраните документ. Он должен иметь вид, приведенный на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Вид таблицы после объединения ячеек

В таблицах можно выполнять вычисления. Конечно, возможности текстового редактора Word в этом смысле невелики по сравнению с редактором таблиц Excel, однако просуммировать числа Word сможет.

1. Поместите курсор в ячейку, где должен находиться результат.

2. Выберите команду Таблица → Формула.

=SUM(AB0VE)

Если формула вас не устраивает, удалите ее и в списке Вставить функцию укажите нужную функцию, например SUM(). В скобках укажите адреса ячеек.

Примечание

В списке Формат числа можно указать формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите пункт 0,00 %.

Результат вставляется в ячейку в виде поля. Поле представляет собой прямоугольник, выделенный цветом, в который помещается результат. При изменении чисел или ссылок на ячейки обновите результат, выделив поле и нажав клавишу F9.

Слияние документов

Иногда возникает необходимость разослать письма одного содержания разным адресатам. Для этого в программе Word есть специальный модуль – мастер слияния. С помощью механизма слияния на основе стандартного текста обращения и списка адресатов можно создать любое количество персональных посланий.

Средства для создания составных документов

Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в три этапа.

На первом этапе создается основной документ с полями для последующего заполнения. На втором этапе создается документ с исходными данными. Его называют источником данных. Это может быть список фамилий, должностей, адресов. На третьем этапе редактор Word с помощью механизма слияния документов объединяет исходные данные с основным документом.

Для создания основного документа выполните следующие действия:

1. Откройте новый документ.

2. В меню выберите команду Сервис → Слияние.

3. В диалоговом окне Слияние в разделе Основной документ щелкните на кнопке Создать.

4. Выберите в открывшемся списке пункт Документы на бланке. Вид диалогового окна показан на рис. 7.3.

5. В следующем окне щелкните на кнопке Создать основной документ и работайте с новым документом или щелкните на кнопке Активное окно и продолжайте работать в открытом ранее окне документа.

Рис. 7.3. Вид окна Слияние после щелчка на кнопке Создать

6. После этих действий Word выведет на экран диалоговое окно Слияние, в котором к первому разделу Основной документ добавит кнопку Правка. Щелкните на кнопке Правка.

7. Наберите текст документа в открывшемся окне редактора.

Создание источника данных

Для создания источника данных, находясь в документе, снова выберите команду Слияние, а затем щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Создать источник данных. Откроется окно, показанное на рис. 7.4.

В этом окне есть длинный список Поля в строке заголовка, который включает стандартные поля, такие как Обращение (господин, госпожа и т. п.), Имя, Фамилия. Если не все поля нужны в источнике данных, удалите лишние. Удалить поле из списка можно кнопкой Удалить поле, добавить новое – с помощью кнопки Добавить поле.

Совет

В именах полей нельзя использовать пробелы. Например, имя поля Паспортные данные запишите так: «Паспортныеданные».

Для упорядочивания полей используйте кнопки рядом с окном, но сначала выделите поле, которое собираетесь перемещать.

Выбрав и упорядочив поля, щелкните на кнопке ОК и сохраните созданный документ, дав ему имя. Появится окно с сообщением о том, что созданный источник данных не содержит записей. Поскольку это действительно так, щелкните на кнопке Правка источника данных.

Ввод сведений об адресах

После щелчка на кнопке Правка источника данных на экран выводится форма для ввода данных – диалоговое окно Форма данных. Работа с формой производится следующим образом:

• для добавления новой записи к исходным данным заполните чистый бланк и нажмите кнопку Добавить;

• для перехода к следующему окну удобно использовать клавишу Tab;

• в нижней части окна Форма данных есть поле Запись. С помощью прокрутки можно перейти к требуемой записи и просмотреть или отредактировать ее;

• для окончания работы щелкните на кнопке ОК.

Примечание

Источником данных могут служить и данные из программы Excel. Примеры работы для этого случая будут рассмотрены далее.

Слияние документов

Вернитесь к основному документу. Там, где необходимо вставить поле слияния, щелкните на кнопке Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние. Закончив ввод текста, сохраните документ.

Задание 4

Для закрепления полученных знаний проделайте упражнение:

1. Сначала создайте основной документ следующего содержания:

Уважаемый господин

Приглашаем Вас на конференцию «Экология и мир».

Оргкомитет конференции.

2. Выберите команду Сервис → Слияние. В диалоговом окне Слияние щелкните на кнопке Создать и выберите пункт Документ на бланке. Укажите, что вы будете использовать активное окно.

3. В том же документе снова выберите команду Сервис → Слияние. В окне Слияние щелкните на кнопке Получить данные. Создайте форму для ввода данных, как было описано ранее. Вид окна для создания формы с необходимыми полями показан на рис. 7.4.

4. В форме оставьте четыре поля, указанные на рис. 7.5. Щелкните на кнопке ОК и сохраните форму. Введите слова «Преображенский» и «Шариков».

Рис. 7.5. Создание полей источника данных

5. Теперь приступайте к слиянию. Выберите команду Сервис → Слияние и щелкните на кнопке Добавить поле слияния. Вставьте одно поле Фамилия и сохраните документ. То, что должно получиться, показано на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Вид документа после слияния