Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Это классификационный справочник, определяющий, как разделять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.
Номенклатура – важнейший инструмент организации делопроизводства. Она должна отвечать следующим требованиям:
• полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;
• разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;
• четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;
• систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.
Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентировочные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно-поисковой системы по документам предприятия или справочной картотеки на документы.
Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:
• определение перечня документов;
• составление заголовков дел;
• разработка классификационной схемы;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексов и оформление номенклатуры.
В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из других организаций. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и другие печатные издания.
Самое сложное при составлении номенклатуры – это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также данные о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. Уточняется также периодичность документов (например, годовой отсчет), а при наличии форм – их номер и условное обозначение.
Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем – организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановыми и отчетными документами, перепиской и другими документами.
При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:
• номинальный признак: дела формируются по разновидности – приказы, протоколы, акты, справки;
• предметно-вопросный признак: за основу берется содержание документов, например документы по вопросам контроля качества;
• авторский признак: предполагает группировку документов одного автора;
• корреспондентский признак: по нему группируется переписка;
• хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.
Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения дел. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержатся документы с разными сроками хранения, срок хранения всего дела определяется как наибольший.
Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.
Порядок оформления номенклатуры определен в Государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде – это таблица из пяти граф:
• индекс;
• заголовок;
• количество томов;
• срок хранения;
• примечание.
Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В этой записи отдельно указывается количество дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления.
Часть 2
Офис как фабрика документов
Глава 8
Средства тиражирования документов
В недалеком прошлом почти единственным способом тиражирования документов было переписывание. Речь идет не о монахах-переписчиках, тиражировавших книги, – их труд заменило изобретение Иоганна Гутенберга в XV веке. Однако типография не могла помочь в размножении документов для делопроизводства. Первым техническим средством оказалась пишущая машинка, однако и с ней тиражирование было тем же переписыванием, разве что можно было перепечатывать сразу в нескольких экземплярах, заложив в «ремингтон» несколько листов писчей бумаги, переложенных копировальной. «Ремингтон» – так пишущие машинки называли по названию фирмы, наладившей их массовый выпуск в 1876 году. Существовали целые машинописные бюро, где целый день печатали трудолюбивые женщины. Таким образом, можно с полным основанием утверждать, что до изобретения фотографии тиражирование документов производилось именно переписыванием (перепечатыванием).
Фотография дала возможность получать достоверную копию. Однако традиционный фотопроцесс не назовешь ни быстрым, ни доступным, ни дешевым, поэтому революции в тиражировании документов не произошло и после изобретения Луи Дагером и Нисефором Ньепсом дагерротипии (1839 год), которая ныне известна как фотография. Однако это уже был принципиально новый способ. Следовало идти по этому пути, и человечество пошло, правда, поначалу робкими шагами одиночек.
Вторым после пишущей машинки устройством для тиражирования документов принято считать мимеограф – один из аппаратов, изобретенных Томасом Эдисоном. Мимеограф был упрощенным вариантом печатного станка, приспособленного для офиса. Как и большинство творений Эдисона, мимеограф оказался практичным нужным устройством и дожил до наших дней. Сейчас по этому принципу делают аппараты, известные как ризографы и копипринтеры. Однако мимеограф не был оптимальным средством для тиражирования офисных документов. Он был неудобен в работе, пачкался краской, к тому же делать одиночные копии на нем было дорого, потому что для каждого случая вне зависимости от количества требуемых копий производилась печатная форма. Изобретатели продолжали искать, однако все в тех же областях – в типографских приемах печати или в области фотографии. Кое-какие находки появлялись, некоторые фотокопировальные системы в том или ином виде дожили чуть ли не до сегодняшнего дня. Однако только гений мог придумать нечто принципиально отличное. Таким гением оказался американец Честер Карлсон. Эта история заслуживает отдельного внимания.
Чтобы новая идея посетила голову Честера Карлсона, должна была сплестись замысловатая цепь случайностей. Нужно было, чтобы мальчишке, одержимому тягой к изобретательству, каких было в Америке миллионы, попалась на глаза пишущая машинка – тогда довольно редкое явление. Разбогатевший дядюшка купил в 1914 году дорогой по тем временам агрегат и похвастался им перед племянником. После этого Честер окончательно решил стать изобретателем и в свое время закончил физфак Калифорнийского технологического института. Далее – работа в знаменитой компании Bell Telephone Laboratories. Далее наступила Великая депрессия (снова случайность?). Честер Карлсон вынужден был расстаться с милым сердцу изобретательством и искать любую работу. Так он оказался в патентном отделе другой компании и стал патентным поверенным, то есть юристом, получив соответствующие документы. Перед ним встала проблема – как избежать траты времени на составление бесчисленных копий патентных документов. Никакой другой юрист об этом даже и не думал – поверенные кропотливо скребли перьями и стучали на машинках. Карлсон же, честно трудясь на новом поприще, не мог запретить себе изобретать. Благодаря доступу к сотням оригинальных технических находок в патентном бюро (опять рука судьбы?) он подобрал наиболее удобный принцип копирования и стал работать над его техническим воплощением. Принцип был тот же, что лежит в основе фотографии: изменение свойств некоторых материалов под действием света, только свойств не химических, а физических (дал о себе знать физфак). Техническое воплощение требовало, чтобы фото получалось без сложных растворов, нежных желатиновых пленок и без специальной бумаги. Карлсон изобрел так называемую сухую фотографию – именно так и переводится слово «ксерография». Кстати, в конструкции своего первого копировального аппарата он использовал многое из устройства пишущей машинки, так поразившей его в детстве.
