Николай Селищев - «1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе

Основными причинами потери или искажения информации в базе данных программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» являются как проблемы технического характера (например, выход из строя оборудования или сбой при обновлении конфигурации), так и преднамеренное или случайное искажение информации в базе самими пользователями программы.

Основными средствами обеспечения сохранности информации в базе данных программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» являются сохранение архивной копии информационной базы, управление доступом к информации пользователей, работающих с базой, а также регистрация основных действий пользователей в информационной базе.

3.1. Сохранение и восстановление информационной базы

Как известно, одним из самых надежных способов сохранения информации является создание резервной копии данных, или архивной копии.

В процессе работы с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в информационную базу ежедневно вводятся первичные данные: создаются новые документы, элементы справочников и многое другое. Размер информационной базы при этом постепенно увеличивается.

К сожалению, имеют место ситуации сбоя оборудования: на жестких дисках появляются ошибки вследствие различных сбоев или перепадов напряжения в электросети. Бывают случаи сбоя, после которых восстановление данных невозможно. Вместе с прочими данными может быть потеряна и рабочая база.

Смысл создания архивной копии заключается в следующем. Данные, которые пользователь хочет защитить, сохраняются в отдельном файле. Если в дальнейшем произойдет какой-либо сбой, сопровождающийся потерей информации, можно просто продолжить работу с заранее сохраненными данными. Разумеется, ту часть работы, которая была сделана после создания архивной копии, придется переделывать заново. Но и этот риск можно свести к минимуму, если делать архивные копии регулярно и достаточно часто.

Всегда следует помнить, что архивные копии необходимо создавать не только на регулярной основе по расписанию, но и перед каждым нетривиальным действием с компьютером, на котором ведется работа, или непосредственно с информационной базой. В число таких действий могут входить: обновление информационной базы, добавление новых отчетов или обработок, установка драйверов или сервисного пакета для операционной системы, замена комплектующих и другие подобные случаи.

Для создания архивных копий существует несколько методов. Простейший из них – обычное копирование файла с данными, которое производится средствами операционной системы, такими как Проводник Windows, либо с помощью стороннего файлового менеджера, например, такого, как Total Commander.

Еще один популярный способ – использование специальных программ, которые называются менеджерами резервного копирования. В числе подобных программ можно назвать, например, программу Acronis Backup Manager, широко используемую многими предприятиями.

Третий способ создания архивной копии данных – использование штатных средств той программы, которая, собственно, и работает с этими данными. Мы остановимся на создании архивной копии информационной базы, а затем восстановлении данных именно этим способом.

3.1.1. Сохранение архивной копии информационной базы

Перед созданием архивной копии следует обеспечить целостность данных во время копирования. Для этого обязательно необходимо убедиться, что все пользователи завершили работу с информационной базой. Во время создания архивной копии с базой не следует производить каких-либо иных операций.

Время, которое будет затрачено на создание архивной копии, зависит от размера базы и может быть весьма длительным. Поэтому график копирования следует продумать заранее, с таким расчетом, чтобы не парализовать деятельность предприятия.

Перед копированием необходимо определиться, на какой носитель будет сохранена архивная копия. Если у вас есть дополнительный жесткий диск, помимо того, на котором сейчас размещена информационная база, имеет смысл сохранять архивную копию на этом диске. Это позволит снизить риск потери одновременно и информационной базы, и самой архивной копии в результате отказа оборудования. Еще лучшим вариантом является выделение под архивные копии отдельного жесткого диска. В определенных случаях, когда информационная база относительно невелика и при этом архивные копии делаются достаточно часто, возможно, имеет смысл хранить часть архивных копий, например, на DVD-диске.

Размер информационной базы может быть велик, и поэтому архивные копии могут занимать на диске значительное пространство. Чтобы уменьшить размер архивной копии, иногда бывает целесообразно воспользоваться архиватором, например, программы WinRAR или бесплатной программы 7Zip. Преимущество программы WinRAR в возможности добавить к архиву информацию для восстановления, позволяющую распаковать сжатый файл, даже если архив был незначительно поврежден. Конечно, в случае серьезных проблем с архивным файлом эта информация мало поможет. Преимущества же программы 7Zip – несколько большая эффективность сжатия и возможность бесплатного использования.

Рассмотрим создание архивной копии информационной базы с помощью встроенных средств программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Откроется окно запуска программы.

• Выберите мышью строку с названием базы, для которой необходимо создать архивную копию.

• Нажмите кнопку Конфигуратор. Откроется окно конфигуратора.

• Выберите команду меню АдминистрированиеВыгрузить информационную базу. Откроется стандартный диалог операционной системы Сохранить как (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Диалог Сохранить как

• Выберите путь для сохранения архивной копии информационной базы, в поле Имя файла введите имя файла. Рекомендуется название сохраняемой копии задавать как можно информативнее и включать в него дату создания резервной копии.

• Нажмите кнопку Сохранить диалога Сохранить как. В строке состояния появится сообщение программы Выгрузка информационной базы, и после некоторой паузы, во время которой и происходит сохранение копии информационной базы, появится диалог с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Диалог Конфигуратор с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл

• Нажмите кнопку OK диалога с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл. Диалог закроется.

Описанная процедура позволяет создавать архивные копии информационной базы, которые можно сохранять как на локальных дисках компьютера, так и на серверах компьютерной сети или съемных носителях информации. Можно также создавать резервные копии сохраненной архивной копии информационной базы, скопировав архивную копию средствами операционной системы.

На следующем этапе мы рассмотрим, как восстановить информационную базу из сделанной нами архивной копии.

3.1.2. Восстановление базы из архивной копии

Перед тем как восстанавливать информационную базу из архивной копии, следует убедиться, что с базой не проводится никаких других операций и все пользователи завершили работу с данной базой.

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме «Конфигуратор».

• Выберите команду меню АдминистрированиеЗагрузить информационную базу. Откроется стандартный для операционной системы Windows диалог Открыть. Структура этого диалога аналогична структуре диалога Сохранить как.

• С помощью диалога Открыть выберите папку, в которой находится архивная копия информационной базы. Обратите внимание, что в данном диалоге Открыть отображаются только файлы с расширением dt.

• Выберите файл с архивной копией, щелкнув на нем мышью, и нажмите кнопку Открыть. На экране появится предупреждение о возможной потере данных при загрузке, которое вы можете видеть на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Предупреждение о возможной потере данных

• Нажмите на кнопку Да. Предупреждение закроется, и на экране появится диалог, который вы видите на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Диалог с сообщением об успешной загрузке информационной базы

• Нажмите кнопку Да также и в этом диалоге. Конфигуратор программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» будет перезапущен.

Как вы заметили, процесс архивирования и восстановления информационных баз не представляет собой никаких трудностей. Но именно этот простой процесс позволит избежать многих проблем.