Ольга Лондер - Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

В следующем упражнении вы откроете и извлечете документ из библиотеки SharePoint при помощи Office Word. Вы внесете в документ незначительные изменения, сохраните его, а затем возвратите в библиотеку документов.

Используйте документ Oakchest.docx, расположенный в папке занятий этой главы. Файлы занятий находятся в папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chapter 05.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для извлечения, изменения и возврата документа в библиотеку документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Откройте узел SharePoint, с которого хотите извлечь документ. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки документов.

2. Наведите указатель мыши на документ, который хотите изменить. В этом примере используется документ OakChest.docx. Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

3. В открывшемся меню выберите команду Изменить в Microsoft Office Word (Edit in Microsoft Office Word).

4. Если будет предложено повторно ввести учетные данные, введите имя пользователя и пароль и щелкните ОК. Файл откроется в Word.

5. Если будет предложено ввести имя и инициалы, введите их. Щелкните на кнопке и в подменю Сервер (Server) выберите команду Извлечь (Check Out).

7. Внесите изменения в документ, например, сделайте текст полужирным.

8. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить (Save).

9. Щелкните на кнопке Office и в подменю Сервер (Server) выберите команду Вернуть (Check In).

10. В открывшемся диалоговом окне введите Эта копия изменена в Microsoft Office Word 2007.

11. Щелкните ОК и закройте Word.

Закройте обозреватель.

Работа с журналом версий

Если включена поддержка версий, службы Windows SharePoint создают отдельную копию документа каждый раз, когда он изменяется. Хотя это требует дополнительного дискового пространства на сервере, это позволяет легко возвращать предыдущие версии документов. Подробнее о версиях рассказывается в главе 6.

При просмотре журнала версий документа будет показано, сколько раз это документ изменялся и сохранялся, а также комментарии авторов к изменениям.

В следующем упражнении вы просмотрите изменения, внесенные в документ OakChest. docx и вернетесь к последней версии документа.

Используйте файл Oakchest. docx из папки с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся в папке Documents Microsoft PressSBS_WSSv3Chapter 05.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для извлечения, изменения и возврата документов в библиотеку документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Откройте узел SharePoint, на котором хотите просмотреть журнал версий документа. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница этой библиотеки.

2. Наведите указатель мыши на документ, для которого хотите просмотреть журнал изменений (в этом примере используется файл OakChest. docx). Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

3. В появившемся раскрывающемся меню выберите команду Журнал версий (Version History).

Откроется страница с перечнем сохраненных версий документа OakChest.docx. На этой странице перечислены все сохраненные версии документа, дата и время их создания и комментарии авторов.

4. Наведите указатель мыши на одну из ранних версий документа и щелкните на появившейся стрелке.

5. В раскрывающемся меню выберите команду Восстановить (Restore).

6. Откроется диалоговое окно с сообщением о том, что текущая версия будет заменена выбранной. Щелкните ОК.

Теперь появилась дополнительная, неопубликованная версия. Службы Windows SharePoint скопируют версию, которую вы хотите восстановить, и сделают ее последней версией. Если вы захотите опубликовать эту версию, это нужно будет сделать вручную.

Закройте обозреватель.

Удаление документов

Документы со временем накапливаются, и может потребоваться удалить те из них, которые больше не нужны. В этом упражнении вы удалите неиспользуемый документ.

Используйте документ Oakchest.docx, расположенный в папке с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся # папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chaptr 05.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для извлечений изменения и возврата документов в библиотеку документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Откройте узел SharePoint, с которого хотите удалить документ. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль после чего щелкните ОК.

1. Щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture) в области быстрого запуска. Откроется страница библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture).

2. Наведите указатель мыши на документ, который хотите удалить (например, OakChest.docx). Когда справа от имени документа появится стрелка, щелкните на ней.

3. В раскрывающемся меню выберите команду Удалить (Delete).

4. В диалоговом окне подтверждения щелкните ОК. Документ будет перемещен в Корзину

5. Чтобы восстановить документ, щелкните на ссылке Корзина (Recycle Bin) в области быстрого запуска.

6. Установите флажок рядом с документом OakChest.docx и щелкните на ссылке Восстановить выделенные объекты (Restore Selection).

Закройте обозреватель.

Рабочие процессы

Перед публикацией документа можно потребовать его одобрения. Можно создавать в библиотеке документов рабочие процессы, не обращаясь к системному администратору.

Существует несколько способов создания рабочих процессов. Вы создадите рабочий процесс, связанный с библиотекой документов Дубовая мебель (Oak Furniture). Чтобы создать этот рабочий процесс, вы сначала укажите для него как минимум три этапа.

В следующем упражнении вы добавите столбец узла в библиотеку документов Дубовая мебель (Oak Furniture), что даст возможность выбирать состояния рабочего процесса.

Используйте документ Oakchest.docx, расположенный в папке с файлами занятий для этой главы. Файлы занятий находятся в папке DocumentsMicrosoft PressSBS_WSSv3Chapter 05.

Убедитесь, что имеете достаточно разрешений для создания рабочих процессов в документе, хранящемся в библиотеке документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

Откройте узел SharePoint, на котором находится документ, в который вы хотите добавить рабочий процесс. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

1. В области быстрого запуска на странице Узел группы (Team Site) щелкните на ссылке Дубовая мебель (Oak Furniture).

2. В меню Параметры (Settings) выберите команду Создать столбец (Create Column).

3. В поле Имя (Name) введите Состояния рабочих процессов.

4. Выберите тип данных Выбор (Choice).

5. В поле Введите варианты выбора (каждый в отдельной строке) (Type Each Choice on a Separate Line) введите три варианта: Отправлено редактору №1, Отправлено редактору №2 и Одобрено. Сначала удалите три автоматически сгенерированные значения.

6. Щелкните ОК.

После создания нового столбца можно создать новый рабочий процесс.

7. В меню Параметры (Settings) библиотеки документов выберите команду Библиотека документов: параметры (Document Library Settings).

8. Щелкните на ссылке Рабочий процесс: параметры (Workflow Settings). Откроется страница добавления рабочего процесса.

По умолчанию на этой странице отображается один процесс.

9. Дайте этому рабочему процессу новое имя, например, Рабочий процесс для одобрения.

10. В раскрывающемся списке Выберите задачу (Select a task) выберите Новый список задач (New Task List).

11. Оставьте значения параметров без изменения и щелкните Далее (Next).

12. В разделе Состояния рабочего процесса (Workflow States) автоматически появится добавленный в библиотеку документов столбец с тремя вариантами, представляющими три состояния рабочего процесса. Если он не появился, в раскрывающемся списке Выберите вариант (Select a Choice) выберите Состояния рабочего процесса (Workflow States).

13. Если нужно выбрать состояния рабочего процесса, введите исходное, промежуточное и итоговое состояния.