Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Системы Workflow организуют и автоматизируют заранее заданную последовательность рабочих задач, взаимодействуя с пользователем на определенных этапах. Использование таких систем дает следующие преимущества:

• Тщательное отслеживание бизнес-процессов на различных этапах

• Прямая поддержка бизнес-процессов

• Быстрый доступ к необходимой информации

• Мониторинг выполнения отдельных этапов бизнес-процесса

• В случае обнаружения «узких мест» и мелких сбоев, инициация соответствующих процедур и уведомление пользователя

• Значительное сокращение сроков передачи документов между исполнителями или функциональными подразделениями

• Минимизация времени ожидания документа.

Системы Workflow поддерживают и значительно ускоряют исполнение различных бизнес-процессов. Это лучший пример того, как технология делает возможным реинжиниринг процессов в масштабе всего предприятия (см. раздел «Управление изменениями на предприятии» в главе 1). Таким образом, системы управления потоком операций обеспечивают выполнение следующих функций:

• Определение списка задач и его исполнение

• Управление событиями

• Мониторинг и контроль потоков документов.

Модуль SAP Business Workflow не подменяет стандартную функциональность SAP, а работает на уровне, расположенном над транзакциями SAP R/3. Модуль SAP Business Workflow позволяет присваивать отдельные шаги бизнес-процессов тем или иным организационным агентам (единицам), и в этом качестве он относится к аспекту контроля, необходимого для функционирования организации. Этот модуль включен в выпуск 3.0 и последующие версии SAP R/3.

SAP Business Workflow — это первое приложение, которое стало использовать бизнес-объекты — например, заказы на закупку, записи поставщиков или покупателей, счета-фактуры. После того, как бизнес-объект создается в системе, он обрабатывается в потоке операций, причем за разные этапы обработки ответственность несут различные члены организации. Пример такого потока операций — передача счета-фактуры для произведения соответствующего платежа поставщику. Поток операций состоит из отдельных, но взаимосвязанных шагов, каждому из которых соответствует то или иное действие, одношаговая или многошаговая задача. В SAP предусмотрен каталог стандартных задач, который нетрудно расширить и адаптировать к нуждам потребителя. Основными понятиями SAP Business Workflow являются Модель объекта, Модель процесса и Организационная модель.

Модель объекта (Object Model) определяет следующие компоненты бизнес-объекта:

• Идентификация объекта

• Имя (название) объекта

• Место объекта в иерархии

• Подтип

• Ограничения объекта

• Правила

• Методы

• Атрибуты

• Событие на входе

• Событие на выходе.

Модель процесса определяет шаги документооборота в бизнес-процессе. Самый простой и широко распространенный шаг потока операций — это шаг операции. Набор шагов операций составляет поток операций. В техническом смысле шаги — это методы бизнес-объекта — такие, как условия, события, команды контроля и решения пользователя, а также стадии ожидания.

Организационная модель определяет все организационные элементы компании и сопутствующие задачи.

Приложение SAP Business Workflow состоит из трех частей (см. рис. 19.1).

Рис. 19.1. Компоненты SAP Business Workflow.

Инструменты определения

Эта часть содержит компоненты для выполнения следующих задач:

• Расчленение потока операций на составляющие.

• Определение одноступенчатых задач, в том числе их присвоение соответствующим сотрудникам или группам сотрудников.

• Определение типов объектов потока операций в Хранилище бизнес-объектов (Business Object Repository). Объекты потока операций определяются в терминах соответствующих типов объектов, методов, признаков и событий.

• Определение ролей агентов, которым присвоены задачи потоков операций.

• Определение событий, которые распознаются и вызывают реакцию в тех или иных ситуациях. События определяются как набор случаев деятельности, в зависимости от изменений статуса объектов потоков операций.

Исполняющая система

Исполняющая система состоит из следующих компонентов:

• Менеджер потоков операций, который контролирует и координирует статус потоков операций.

• Менеджер рабочих единиц, контролирующий выполнение отдельных задач, включая распределение их между агентами и завершение обязательной обработки в отведенное для этой стадии или задачи время.

• Менеджер событий, который распознает наступление того или иного события и запускает соответствующую функцию.

Информационная система

Информационная система состоит из следующих компонентов:

• Обзор текущих и законченных рабочих процессов в любой момент времени, причем все данные (в том числе статус, затраты времени, последовательность и ассоциированный пользователь) могут учитываться в журнале и компилироваться в отчет для анализа.

• Компоненты для просмотра и мониторинга списка рабочих задач пользователя.

• Мониторинг, распознавание и диагностика отдельных потоков операций.

Хранилище бизнес-информации SAP

Как уже упоминалось в разделе «Знание как новый капитал» главы 1, информация, получаемая в режиме реального времени, упорядоченная и проанализированная в правильном контексте является наибольшей ценностью для современной организации. Кроме того, этот ресурс дает компании огромные преимущества перед конкурентами. Освоив технологию быстрого получения из потока данных информации, необходимой для выполнения насущных задач, компания может повысить эффективность, а также результативность процессов управления. С одной стороны, для достижения этой цели компании необходимы решения, которые обеспечивали бы доступ к важной для принятия решений информации и позволяли бы проводить гибкий анализ полученных данных. С другой стороны, эти решения должны быть интегрированы в существующие операционные системы, чтобы иметь быстрый доступ к необходимому объему информации.

Традиционным решением для одновременного достижения таких различных целей является организация информационных хранилищ (Data warehousing). Информационные хранилища — это отдельная прикладная среда со специализированной базой данных, которая считывает информацию из самых разных источников, и в которой предусмотрены возможности для самого сложного запроса и анализа информации.

Хранилище бизнес-информации (SAP Business Information Warehouse, BW) — это сквозное решение, основанное на последних разработках, которое обеспечивает персоналу компании быстрый доступ к данным в любой их комбинации, в любом порядке и с любой степенью детализации, причем источником данных может быть система SAP, другая система или даже внешняя среда. Это универсальное решение включает в себя средство реляционной аналитической обработки в реальном, времени (Relational Online Analytical Processing, OLAP), а также инструменты автоматического извлечения данных, хранилище мета-данных с заданной конфигурацией, удобный для пользователя интерфейс с мощными инструментами для анализа и составления отчетов, а также рабочее место администратора для управления этой средой. Решение BW включает в себя различные компоненты, которые в значительной степени автоматизируют большую часть задач и позволяют провести быстрое внедрение с минимальной необходимостью в последующей поддержке.

В сравнении с традиционными решениями хранения данных, SAP BW имеет значительное преимущество, поскольку сама система SAP R/3 представляет собой основанную на хранилище данных среду приложений. Обычные решения на базе хранилищ информации приспособлены для извлечения и отображения данных только на уровне индивидуальных полей баз данных, потому что они не распознают контекст данных. Информацию о контексте и содержании данных необходимо определять отдельно. BW работает на основе бизнес-процессов R/3. Используя концепции интеграции и мета-данных, BW извлекает, загружает и упорядочивает данные в соответствии с бизнес-процессами предприятия и представляет их в гибком, удобном пользователю формате, который может настраиваться в соответствии с пожеланиями пользователя.

По причине тотальной интеграции BW и SAP R/3 результаты анализа данных могут тут же вводиться в систему R/3, что представляет собой «закольцованное» изучение, которое рассматривалось в разделе «Обучающаяся организация» главы 1. Это как раз тот случай, когда познание протекает не на уровне индивидуальных сотрудников, а на уровне организации в целом, что дает организации огромные преимущества перед конкурентами в наше время стремительно меняющихся рыночных условий. В дополнение к этому SAP — безопасная, прозрачная среда, что делает ее идеальным источником корректных, точных и надежных данных, и это считается главной задачей использования любых баз данных.