Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

• Решение спорных проблем, подтверждение того, что все проблемы разрешены эффективно с применением всех необходимых корректирующих мер.

Корректирующие меры могут включать следующие действия:

• Изменение бизнес-процесса

• Модификация кода (в среде АВАР)

• Изменение конфигурации

• Повторные обучающие курсы для персонала

• Дополнительные обучающие курсы по другим модулям и функциональным возможностям.

Конечной целью этой задачи является получение официального одобрения по рабочей среде системы, то есть официального подтверждения успешного завершения проекта.

Окончание проекта

Эта задача подразумевает официальное закрытие проекта, а также рассмотрение и окончательное решение любых оставшихся вопросов.

Эта задача означает начало оценки преимуществ, которые дает предприятию внедрение SAP:

1. Обзор и решение всех оставшихся вопросов. Все позиции базы данных по проблемам идентифицируются, рассматриваются, решаются и закрываются.

2. Обзор бизнес-преимуществ. Результаты внедрения SAP сравниваются с целями и задачами, намеченными в начале реализации проекта. Это также подразумевает создание процедуры оценки полученных преимуществ, которая может использоваться в дальнейшем на постоянной основе.

3. Оценка процесса передачи знаний персоналу. Это подразумевает рассмотрение и документирование ключевых вопросов и выводов по результатам проекта с использованием созданной в процессе реализации проекта базы данных «Вопросы и Ответы» (Q&Adb). Эта информация имеет особую ценность, так как она максимально объективно отображает внутренние процессы, протекающие в недрах организации или предприятия.

4. Завершение процесса управления организационными изменениями. Ключевые преимущества, полученные в результате управления организационными изменениями, подвергаются тщательной оценке, любые оставшиеся нерешенными вопросы рассматриваются и закрываются.

Официальное закрытие проекта

Эта задача подразумевает официальное одобрение результатов проекта и закрытие проекта.

Пути к успеху для проектов внедрения SAP

Первоначально концепцию «путей к успеху» изобрел Кристофер Александер во второй половине 70-х годов применительно к архитектуре. Эта концепция представляет собой совокупность часто используемых на практике решений, которые неизменно приводят к максимально успешному результату.

На этой стадии логично суммировать опыт, полученный от предыдущих проектов внедрения SAP в форме списка контрольных вопросов, к которому в дальнейшем следует обращаться за информацией. Необходимо отметить, что концепция «путей к успеху» в наибольшей степени применима к внедрению SAP на средних и малых предприятиях с годовым оборотом в пределах 50 млн. — 1 млрд. долларов. Ниже приведен список путей к успеху для проектов внедрения SAP:

• Залог успеха 1: Прямое участие менеджеров высшего звена на всех стадиях реализации проекта.

• Залог успеха 2: Ясная, стройная организационная структура и эффективное управление проектом

• Залог успеха 3: Достаточная степень прозрачности и простота обмена информацией на всех участках проекта

• Залог успеха 4: План управления изменениями, охватывающий всю организацию.

• Залог успеха 5: Выделение достаточных бюджетных и других ресурсов для проекта

• Залог успеха 6: Делегирование опытных, успешных сотрудников и ключевых менеджеров для участия в проекте, но ни в коем случае не тех сотрудников, которые не играют важной роли в деятельности того или иного подразделения организации

• Залог успеха 7: Движущей силой проекта должны являться все подразделения организации, а не только отдел информационных технологий

• Залог успеха 8: Внедрение системы на пилотном участке с последующим разворачиванием проекта на остальные участки

• Залог успеха 9: Внедрение по принципу «Большого взрыва» как минимум, основных модулей

• Залог успеха 10: Четкость рамок проекта и предотвращение расползания рамок проекта в процессе работы

• Залог успеха 11: Полноценное обучение всех участников проекта SAP

• Залог успеха 12: Стандартизация бизнес-процессов и рекомендуемое внедрение стандартной функциональности SAP

• Залог успех 13: Использование внешних консультантов только для обучения собственной команды проекта, а не для выполнения всего проекта в целом

• Залог успеха 14: Планирование, мониторинг и управление расписанием проекта на всем протяжении проекта

• Залог успеха 15: Создание интерфейсов для взаимодействия с существующими (унаследованными) системами в низкоприоритетных или узкоспециальных областях функциональности

• Залог успеха 16: Готовая инфраструктура поддержки системы согласно расписанию проекта

• Залог успеха 17: Поддержка и управление инфраструктурой в масштабе всего проекта, доступная всем участникам проекта

• Залог успеха 18: Обучение всех конечных пользователей незадолго до фактического запуска системы.

ЧАСТЬ V

После внедрения

ГЛАВА 18

Поддержка SAP

В этой главе будут рассмотрены аспекты поддержки системы SAP после завершения проекта внедрения в организации. Как известно, при работе с традиционными информационными системами стоимость текущей технической поддержки составляет до 50 % итоговой стоимости всей системы. Производить изменения и поддерживать имеющуюся функциональность в системе SAP R/3 гораздо проще по следующим причинам:

• Всеобъемлющая функциональность

• Внутренняя гибкость

• Всеохватная стратегия модернизации.

В этой небольшой главе освещаются некоторые аспекты поддержки и улучшения характеристик работы приложений SAP и их влияние на соотношение прибыли и затраченных инвестиций. В конце этой главы обращается внимание на важность создания собственной команды консультантов для поддержания движущей силы проекта на должном уровне. Впоследствии такая команда сможет максимизировать преимущества, которые получает компания после внедрения SAP.

Развертывание SAP

Один из важнейших моментов внедрения — развертывание системы SAP на другие подразделения и участки производства после завершения внедрения системы на пилотном участке. Как уже упоминалось в главе 5 «Цикл проекта внедрения SAP» и в главе 10 «Инициация проекта SAP», развертывание системы SAP становится гораздо проще, если принять приведенные ниже меры еще во время внедрения системы на пилотном участке:

• Рационализация бизнес-процессов

• Стандартизация бизнес-процессов

• Составление всеобъемлющего списка бизнес-процессов относительно всех участков производства и функциональных подразделений компании

• Включение представителей всех участков производства и/или дополнительных офисов и функциональных подразделений в команду проекта.

Фаза развертывания системы включает в себя следующие шаги:

1. Инсталляция SAP: подразумевает создание инфраструктуры и установку программного обеспечения SAP на основе опыта внедрения на пилотном участке.

2. Загрузка базовой конфигурации, что включает в себя импорт подготовленной конфигурации, ее внедрение и стабилизацию на всех участках проекта.

3. Загрузка базовых данных, относящихся ко всем участкам производства или дополнительным офисам, причем от участка к участку эти данные (например, данные о поставщиках) могут варьироваться в зависимости от профиля производства, сегмента рынка и т. д. Кроме того, данные могут меняться в зависимости от специфических для того или иного участка производства правил и нормативов.

4. Комплексное обучение подразумевает проведение интегрированных курсов обучения в жестких рамках графика проекта и охватывает персонал, которому предстоит работать с SAP — персонал поддержки, ключевых пользователей и конечных пользователей. В отличие от внедрения на пилотном участке, во время развертывания системы на остальных участках пользователей можно обучать на уже установленном программном обеспечении, приспособленном для нужд конкретной организации, а не на стандартном программном обеспечении SAP.

5. Комплексное тестирование подразумевает проведение тестов на интеграцию системы в жестких рамках графика проекта с использованием сценариев тестов, которые были подготовлены для пилотного участка. Такой подход делает обучение целенаправленным и высокоэффективным.

Все вышесказанное относится к случаям, когда конфигурация на любом из участков производства и пилотном участке совпадает, однако в действительности так бывает не всегда. Поэтому, может возникнуть необходимость в еще одном шаге — настройке SAP в соответствии со специфическими нуждами тех или иных участков, на которых производится развертка. Настройка может включать в себя конфигурацию новых организационных структур — например, офисов продаж или отделов закупок, а также конфигурацию новых, специфических для того или иного участка бизнес-процессов и установку новых авторизации в зависимости от изменения ролей сотрудников или особых требований на том или ином участке. Кроме того, такая настройка может подразумевать создание новых отчетов, новых шаблонов документов и дополнительных интерфейсов для взаимодействия с унаследованными системами на пилотном участке или других участках. Если завод или предприятие, где вводился пилотный проект, находится за границей, возникнет необходимость в существенных изменениях в зависимости от особенностей налогового законодательства, требований к отчетности и других региональных особенностей.