Юрий Зозуля - Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Несколько замечаний по созданному проекту.

□ В каждой таблице нужно определить ключевое поле. В таблице Клиенты это будет поле НомерКарточки, а в таблице Автомобили – НомерАвтомобиля. В таблице Заказы нет подходящего поля для ключевого, поэтому было введено дополнительное поле КодЗаказа с типом данных Счетчик.

Рис. 7.15. Проект структуры базы данных диспетчерской службы такси

□ Для регистрации исполнения заказов введено дополнительное поле СостояниеЗаказа, в которое оператор сможет вводить следующие значения – Активный, Выполнен, Отменен.

□ Для упрощения задачи пусть каждый водитель работает только на своем автомобиле в одну смену. В случае посменной работы водителей нужно будет разделить таблицу Автомобили на несколько отдельных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Кроме связей типа «один-ко-многим» существуют связи «один-к-одному» и «многие-ко-многим». Так, если нужно хранить расширенные сведения об автомобилях и водителях, то целесообразно создать отдельную таблицу Водители, которая была бы связана с таблицей Автомобили способом «один-к-одному».

Связь «многие-ко-многим» реализуется в Access с помощью дополнительной таблицы. В данном примере таблицы Автомобили и Клиенты связаны между собой отношением «многие-ко-многим» с помощью дополнительной таблицы Заказы.

После того как структура базы данных создана и проверена, нужно проработать более детально структуру каждой таблицы. Таблица Клиенты была создана в предыдущем уроке, поэтому рассмотрим проекты таблиц Заказы и Автомобили (табл. 7.4, 7.5).

Таблица 7.4. Проект таблицы Автомобили

Для полей Автомобиль и Клиент выбран числовой тип, поскольку они используются в связях (см. рис. 7.15), а связанные поля должны иметь одинаковый тип.

Порядок создания связей

В подавляющем большинстве случаев в базах данных используются связи типа «один-ко-многим». Для создания такой связи в Access можно использовать следующий алгоритм.

1. Сначала создайте таблицу, которая участвует в связи на стороне «один».

2. В процессе создания таблицы, участвующей в связи на стороне «много», выполните подстановку полей из ранее созданной таблицы.

3. В окне Схема данных при необходимости настройте дополнительные параметры связи.

Подробно эти действия будут рассмотрены в инструкции по выполнению практической работы.

Практическая работа 56. Создание связей между таблицами

Задание. Создать в среде Access 2007 базу данных из трех связанных таблиц согласно разработанному в этом уроке проекту.

Эта работа будет объемной, поэтому ее выполнение будет разделено на несколько этапов.

Создание таблицы Автомобили

1. Откройте базу данных Taxi2008, которая была создана в предыдущем уроке. В ней должна уже быть одна таблица – Клиенты.

2. Выполните команду Создание ► Таблицы ► Таблица.

3. Введите названия полей и их свойства согласно проекту таблицы (см. табл. 7.4). Процесс создания таблицы был подробно рассмотрен в предыдущем уроке.

4. Переключитесь в режим конструктора – отобразится окно сохранения таблицы, в котором следует указать имя Автомобили.

5. В режиме конструктора установите размеры полей, затем снова переключитесь в режим таблицы.

6. Введите несколько пробных записей в созданную таблицу.

Создание таблицы Заказы

В процессе создания таблицы Заказы выполним подстановку необходимых полей из таблиц Автомобили и Клиенты.

1. Выполните команду Создание ► Таблицы ► Таблица и введите названия первых двух полей – КодЗаказа и ДатаЗаказа. Название поля НомерАвто вводить не нужно, поскольку это поле будет создано с помощью подстановки.

2. На вкладке Работа с таблицами нажмите кнопку Добавить поля в группе Поля и столбцы, чтобы отобразить область задач Список полей.

3. Найдите поле НомерАвто в таблице Автомобили и дважды щелкните на нем кнопкой мыши – будет запущен мастер создания подстановки (рис. 7.16).

4. Поле НомерАвто будет выбрано для подстановки автоматически, но для большей наглядности можно добавить в столбец подстановки поле Водитель. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку

5. Мастер предложит указать способ сортировки списка подстановки. Выберите сортировку по номеру автомобиля и нажмите кнопку Далее.

6. Следующий этап – выбор ширины столбцов для списка подстановки. По умолчанию Мастер предлагает скрыть поле первичного ключа, и с этим можно согласиться, когда его значение не имеет особого смысла (например, в базе данных Борей ключевые столбцы всегда скрыты). В данном случае нужно снять флажок Скрыть ключевой столбец (рекомендуется), чтобы поле НомерАвто также отображалось в списке подстановки (рис. 7.17), после чего нажать кнопку Далее.

Рис. 7.16. Выбор полей для подстановки

Рис. 7.17. Настройка вывода на экран столбцов подстановки

7. Поскольку вы разрешили отображение ключевого поля, в следующем окне Мастер еще раз спросит, какое поле использовать для связи. Выберите поле НомерАвтои нажмите кнопку Далее.

8. В последнем окне при необходимости измените предлагаемую подпись для столбца подстановки и нажмите Готово, после чего будет сохранена таблица и создана связь.

9. Аналогично добавьте в таблицу Заказы поле НомерКарточки из таблицы Клиенты иукажите параметры подстановки.

10. Поля СуммаЗаказа и СостояниеЗаказа создайте обычным способом, после чего сохраните структуру таблицы Заказы.

Настройка параметров связей

1. Закройте все ранее открытые вкладки таблиц.

2. На ленте откройте вкладку Работа с базами данных и нажмите кнопку Схема данных в группе Показать или скрыть. В появившемся окне вы должны увидеть таблицы базы данных и линии связи между ними. Если в окне Схема данных отсутствуют изображения таблиц, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте окна, выполните команду Добавить таблицу, в появившемся окне выберите нужные таблицы и нажмите кнопку Добавить.

3. Если в окне Схема данных связь между таблицами отсутствует или отображается неправильно, значит, при выполнении подстановки была допущена ошибка. Для ее исправления выполните следующие действия:

1) в окне Схема данных щелкните правой кнопкой мыши на ошибочной связи и выберите в контекстном меню команду Удалить;

2) откройте таблицу Заказы, удалите поле подстановки и попробуйте добавить его заново.

4. Дважды щелкните кнопкой мыши на линии связи, чтобы открыть окно ее параметров (рис. 7.18). Установите флажок Обеспечение целостности данных, чтобы программа Access контролировала правильность данных в связанных полях. Станут доступными следующие флажки:

• каскадное обновление связанных полей – при установленном флажке будет разрешено изменение первичного ключа, причем соответствующие значения внешнего ключа в связанной таблице будут также изменены, например, если для определенного клиента будет изменен номер карточки, то он также будет автоматически изменен в поле Клиент таблицы Заказы; при снятом флажке изменение первичного ключа будет запрещено при наличии связанных записей;

• каскадное удаление связанных записей – разрешает автоматическое удаление всех связанных записей из подчиненной таблицы при удалении записи в главной таблице, например, при удалении записи об определенном клиенте будут автоматически удалены все записи о его заказах; при снятом флажке вы не сможете удалить запись, пока не удалите все связанные с ней записи.

5. Для связей между таблицами можно разрешить каскадное обновление связанных полей, а флажок Каскадное удаление связанных записей устанавливать не стоит, поскольку при ошибочном удалении клиентов будут удалены данные об их заказах, и вы не сможете получить правильные значения сумм оказанных услуг за определенные периоды.

Рис. 7.18. Изменение параметров связей

6. После установки параметров связи и нажатия кнопки OK на линии связи должны появиться обозначения «один» и «бесконечность» (см. рис. 7.15); если это не так – значит, в выборе полей была допущена ошибка. Ошибочную связь нужно удалить, а затем создать снова.