Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Для успешного внедрения SAP, особенно если оно происходит по рекомендуемому в данной книге принципу «Большого взрыва», очень важную роль играет своевременное предоставление достаточных объемов ресурсов, что подразумевает следующие действия:

• Составление бюджета и своевременное выделение средств на соответствующих этапах проекта.

• Приобретение и плановая установка серверов и терминалов, сетевого и коммуникационного оборудования, программного обеспечения для управления сетью и мониторинга коммуникаций, операционных систем, систем автоматизации офиса, и, наконец, системы SAP R/3.

• Формирование персонала проекта путем перевода или делегирования сотрудников подразделений компании, а также набора новых для комплектации функциональных и технических команд, администраторов ресурсов, команд по обучению и логистике, а также привилегированных и обычных пользователей в целях обучения и повторения курсов непосредственно перед пуском системы.

• Сбор данных из существующих на предприятии систем (или систем ключевых деловых партнеров). Загрузка данных может быть одновременным мероприятием перед непосредственным запуском системы или проходить на регулярной основе в заранее установленные сроки ежемесячно. Сам процесс загрузки данных может проводиться по пакетному принципу, или с помощью интерфейса реального времени, который обновляет данные и осуществляет обмен данными между SAP и другими системами на постоянной основе.

Проекты внедрения SAP подразумевают серьезные требования к обучению пользователей, в то время как традиционные проекты обычно администрируются одним централизованным компьютером и подразумевают гораздо меньшее число конечных пользователей. Более того, эти конечные пользователи едва ли участвуют в деловых операциях — как раз наоборот, такой персонал зачастую отвечает всего лишь за ввод в систему данных о транзакциях и другой информации.

Системы ERP в прямом смысле доносят компьютеризацию до рабочих мест непосредственных исполнителей деловых операций. Именно поэтому требования к обучению персонала в рамках проекта SAP столь обширны и могут потребовать участия 10–20 % кадрового состава компании. Обучение SAP может затрагивать три группы:

• Выборочная группа менеджеров — ключевых работников различных департаментов, которые направляются в функциональную команду.

• Группа ключевых пользователей из состава привилегированных пользователей, которым будет доверено полномасштабное тестирование системы и обучение конечных пользователей.

• Остальные пользователи, которые будут использовать систему при выполнении своих повседневных обязанностей. Важная часть стратегии поддержки после внедрения состоит в том, чтобы эта третья группа пользователей обучалась пользователями второй группы.

Обучение управленческой группы персонала будет состоять из общего обзора системы SAP и модулей, имеющих отношение к их работе. Обучение группы ключевых пользователей будет состоять из обзора конкретного модуля или модулей, имеющих отношение к их работе, а также соответствующих важнейших бизнес-процессов. Обучение группы конечных пользователей будет заключаться в изучении только тех бизнес-процессов, которые они будут использовать при выполнении своих повседневных обязанностей.

Управление рисками в проекте SAP

Так как проект SAP — это внедрение стандартного пакета программного обеспечения, связанные с проектом риски отличаются от рисков, традиционно ассоциируемых с внедрением программного обеспечения. Перечень основных рисков, связанных с внедрением традиционного ПО:

• Недостаток ресурсов

• Недостаток ясности, полноты и уверенности в отношении рамок проекта и желаемой функциональности

• Определение и анализ требований

• Эффективный, результативный, но в тоже время достаточно гибкий для будущих изменений системный проект

• Разработка системы на основе этого проекта и ее тестирование для справочных целей

• Обучение различных групп пользователей работе с новой системой

• Взаимодействие с другими приложениями и системами в режиме реального времени

• Загрузка всех необходимых данных в новую систему

• Параллельная работа старой и новой систем

• Переход на другую систему

• Превышение крайних сроков

• Споры относительно обязанностей, ответственности и критериев определения характеристик работы

• Несогласие пользователей, их нежелание принимать участие в проекте

• Сбои в инфраструктуре или программном обеспечении.

В дополнение к вышеперечисленным рискам, проект SAP может столкнуться со следующими факторами риска:

• Определение и анализ требований компании

• Понимание того, что может обеспечить система SAP

• Обнаружение пробелов в функциональности и заострение на них внимания

• Правильная конфигурация системы SAP и корректное осуществление настроек

• Тестирование интеграции системы SAP

• Почти одновременное обучение всех групп пользователей

• Загрузка всех необходимых данных в новую систему

• Быстрое переключение на новую систему без периода параллельной работы.

Риски, связанные с начальным определением и анализом требований к системе, мало чем отличаются от рисков в традиционных проектах. Для предприятий нового тысячелетия особенно важно сокращать сроки внедрения.

Компания, внедряющая SAP, может взять на вооружение несколько стратегий для минимизации присущих проекту рисков. Самая важная стратегия заключается в отказе от анализа требований с одновременным внедрением функциональности, которая представляла бы оптимальные практики и процессы, играющие самую важную роль в деятельности компании. Добиться этого легче всего с помощью внедрения на предприятии лучших в своем классе процессов и практик, поставляемых вместе с системой SAP.

Компания должна оценить и отобрать те процессы, которые имеют жизненно важное значение для ее деловой активности, а также сосредоточиться на эффективном внедрении этих процессов с целью придания процессу оптимизации максимальной значимости.

В системе SAP предусмотрена библиотека, состоящая из 800 лучших в своем классе практик и процессов, основанных на опыте компаний из разных стран. Успех SAP в предоставлении всеобъемлющей функциональности за значительно меньшие по сравнению с традиционными проектами сроки основывается на стратегии усиления общих черт, объединяющих бизнес-процессы различных компаний в одной отрасли.

В области традиционной разработки программного обеспечения концепция многократного использования оказалась мощным средством наращивания производительности и качества поставляемых программных продуктов. Компания SAP делает особый акцент на использовании этой концепции в проектировании жизненно важных для предприятия систем и упорядочивает общие черты функциональности для быстрого и эффективного внедрения.

Однако, прежде чем добавлять принцип повторного использования в библиотеку лучших в своем классе процессов, компания должна задокументировать, рационализировать и стандартизировать отобранную группу внедряемых процессов, используя SAP.

Документирование процессов

Документирование различных бизнес-процессов обеспечивает реальное понимание характерной структуры и динамики среды деловой активности компании. Это подразумевает запись подробной информации о процессах — в том числе название, назначение, ответственная функция, описание процесса с указанием предпосылок и результата, а также подпроцессов. Также требуется указать интерфейсы взаимодействия с другими функциями и системами, исключительные условия, возможности улучшения, анализ эффекта от внесения изменений и т. д.

Рационализация процессов

На многие предусмотренные в традиционных системах программы и процедуры оказывала воздействие архитектура общей системы. Например, традиционные программные продукты создавались с расчетом на то, что ими будут пользоваться сотрудники с высокой степенью компьютерной грамотности, а техподдержка станет единой централизованной

В таких охватывающих все предприятие системах, как SAP, множество этих устройств и возможностей могут работать автоматически благодаря архитектуре системы. Поэтому, такие действия можно полностью исключить из бизнес-процессов.

Стандартизация процессов

Каждый офис или участок производства компании имеет свой характер и культуру, и это является частью стратегии компаний в том или ином регионе. Обычно такие локальные практики весьма популярны и служат источником укрепления лояльности сотрудников и гордости за свою работу. Этот фактор зачастую становится препятствием на пути полномасштабного, многорегионального внедрения такой сравнительно стандартизованной системы, как SAP. Руководитель проектного офиса (СРО) должен предпринять все возможное, чтобы обеспечить принятие стандартизированной системы во всех офисах и на всех участках производства. Меры, направленные на достижение этого могут быть следующими: