Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Для моделирования бизнес-процессов SAP позволяет использовать следующие инструменты: IDS Sheer ARIS, Microsoft VISIO, IntelliCorp LiveModel и Enterprise Charter. Эти инструменты полностью совместимы со Справочной моделью R/3 и могут напрямую взаимодействовать с функциональностью системы R/3. Справочная модель R/3 и упомянутые инструменты используют рекомендуемую SAP технологию моделирования, известную как диаграмма Event-driven Process Chain (ЕРС) — «Управляемая событиями последовательность процессов». Как и предполагает название этой технологии, она состоит из цепи заранее заданных процессов, запускаемых заранее заданным событием. Таким событием может быть действие пользователя, обновление базы данных или другой процесс ЕРС. Типичная диаграмма в ERP-системе состоит из следующих символов:

• Событие — шестиугольник

• Функция — прямоугольник с закругленными углами

• Информационные или материальные объекты — прямоугольник

• Организационные единицы — эллипс

• Контрольные потоки — пунктирная линия со стрелкой на конце

• Потоки информации или материалов — сплошная линия со стрелкой на конце

• Логические операторы — круг с символом внутри

• Присвоение — сплошная линия.

На рис 6.4 представлен список символов ЕРС. Пример диаграммы ЕРС представлен выше, на рис. 5.2.

Анализ бизнес-процессов для достижения значительных улучшений

Конкурентоспособность компании заключается в ликвидации максимального количества не прибавляющих ценности процессов и ситуаций, где возникают задержки. Ключ к ликвидации таких процессов лежит в определении причины появления этих процессов и последующей ликвидации этой причины.

Чтобы добиться значительных улучшений, необходимо проанализировать карты процессов по следующим параметрам:

• Сложность организационной структуры: обычно организационные проблемы служат значительным препятствием для эффективности процессов.

• Количество случаев, когда задача передается из одного подразделения в другое

• Движение работы: графики потока операций служат для выявления дистанций передвижений, т. е движения работы.

• Проблемы с процессами: некоторые факторы могут пагубно сказаться на продолжительности, сбалансированности и синхронности потока рабочих процессов, например — закольцованные шаги процессов при возвращении чего-либо на доработку, для исправления ошибок и т. д. Эти шаги процессов не прибавляют ценности. В целом, причины таких факторов могут быть следующие:

• Задержки при переходе от шага к шагу

• Несбалансированность начальных данных и результата процесса

• Изменчивость процессов

• Растянутость процессов.

Эти проблемы необходимо идентифицировать, измерить, проанализировать и разрешить с помощью новаторской методологии решения проблем.

Рис. 6.4. Символы, составляющие диаграмму Event-driven Process Chain (ЕРС).

Новаторские методы решения проблем подразумевают следующие стадии:

1. Определение проблемы.

2. Поиск альтернативных решений.

3. Оценка решений.

4. Внедрение лучшего решения.

5. Измерение полученного улучшения, его мониторинг. Проблемы бизнеса в основном разделяются на три категории:

• Системные проблемы (методы, процедуры и т. д.)

• Технические проблемы (инжиниринговые, операционные и т. д.)

• Проблемы человеческого фактора (навыки, обучение, прием на работу и т. д.).

Внедрение процессов, подвергшихся реинжинирингу подразумевает внедрение следующих компонентов:

• Переработанное видение внешних условий, переработанная политика компании

• Переработанная стратегия и тактика

• Переработанные системы и процедуры

• Перестроенная коммуникационная среда

• Перестроенная организационная структура

• Перестроенная среда обучения.

После прочтения написанного выше, становится ясно, что SAP может играть ключевую, направляющую роль в планировании и проведении BPR предприятия. Почти во всех указанных выше областях система SAP может оказать неоценимую помощь через конфигурацию и настройку средств, задающих процессы и организационные структуры (см. раздел «Определение бизнес-процесса» в главе 14 и раздел «Базовая конфигурация и подтверждение» в главе 15).

Измерение характеристик работы любого процесса крайне важно, потому что из-за недостатка информации о характеристиках того или иного процесса было бы невозможно отличить радикальный эффект реинжиниринга процессов от обычного, постепенного улучшения в результате применения такой методологии, как Тотальное управление качеством (TQM). Измерение характеристик работы процессов необходимо, потому что:

• они являются основой для оценки эффективности процессов

• они мотивируют дальнейшие прорывы в улучшении процессов, что очень важно для будущей конкурентоспособности.

Измерения процессов, подвергающихся реинжинирингу, должны обладать следующими качествами:

• быть прозрачными

• быть осмысленными

• быть не очень многочисленными

• применяться последовательно и регулярно

• иметь количественное выражение

• проходить с участием персонала, непосредственно задействованного в процессе.

Система SAP поддерживает мониторинг и менеджмент сотен задаваемых пользователем измерений характеристик (Measures of Performances, MOP), которые служат индикаторами качества процессов. МОР могут изменяться в зависимости от условий рынка или по причине смещения акцентов и направленности ранее внедренных измерений. Важности оценки процессов предприятия, работающего на SAP, посвящена глава 20.

Приспособленность к переменам организаций, работающих на SAP

Организации, в которых SAP является движущей силой, обладают фундаментальной способностью управлять изменениями в деловых операциях. Эти изменения могут быть вызваны внешними условиями рынка, или могут быть запланированы и осуществлены по инициативе самой организации. Многие аспекты этой способности уже обсуждались в главе 1, «Предприятие нового тысячелетия». В этом разделе я расскажу о двух характеристиках предприятий, работающих с SAP, которые всего лишь внедрив SAP, добиваются эффекта реинжиниринга бизнес-процессов.

Транзакции SAP в соответствующих функциональных областях обновляются сразу, будь то инвентаризация, учетные книги, бухгалтерия и т. д. Система SAP ведет к непосредственному реинжинирингу бизнеса с целью устранения всех задержек, отсрочек и минимизации времени, необходимого для обмена информацией между разными функциональными областями. Все записи фиксируются одновременно, чтобы обеспечить полный, согласованный вид всех транзакций; более того, это обеспечивает полную отчетность по управлению, материалам и финансам, что ведет к ясности, прозрачности всех функций системы SAP, и как следствие, самого предприятия.

В традиционных системах, которым не хватало интеграции, и которые ориентировались на пакетный принцип обработки данных, полная, согласованная картина транзакций и данных предприятия была доступна лишь в определенные, достаточно короткие периоды времени — обычно в конце месяца или года. В результате оставалась возможность «разболтанности» различных управленческих функций, что иногда даже приносило ущерб общей функциональности предприятия.

Осуществляя все транзакции в режиме реального времени, SAP минимизирует время, необходимое для реакции на изменения ситуации на рынке и принятия соответствующих мер. Как это ведет к увеличению эффективности работы предприятия, рассматривается в следующем подразделе.

Интеграция операций в SAP ликвидирует необходимость передавать задачи от одного исполнителя к другому.

Интеграция функций и процессов организации, которую обеспечивает SAP, ликвидирует необходимость передавать задачи из одного подразделения в другое. Последнее подразумевает составление и копирование соответствующих документов и передачу их в другое подразделение для обработки. На каждой стадии это порождает необходимость согласований, переговоров, перемещений вверх и вниз по цепочке шагов процесса и т. д. В целом это ведет к увеличению затрат времени и труда, росту накладных расходов, перегрузке путей передачи информации, и, в результате, к увеличению затрат. Интеграция, эта неотъемлемая характеристика SAP, ведет к исключению не прибавляющих ценности процессов и накладных расходов. Уменьшение длительности циклов ведет к тому, что ответственные за решения лица больше не раздувают планы, проекты, заявки и заказы на материалы и закупки, наряды-заказы и т. д. на случай непредвиденных обстоятельств. В целом, SAP помогает компаниям рационализовать расход ресурсов и повысить его эффективность. Однако, трудно дать гарантию того, что организация в порыве борьбы за строгую ответственность и отчетность не составит слишком строгие профили авторизации и прав доступа, что может негативно сказаться на преимуществах, которые дает заложенные в SAP прозрачность, интеграция и интерфейсы для взаимодействия в режиме реального времени.