Томас Лимончелли - Тайм-менеджмент для системных администраторов

Разумеется, думать так — все равно, что напрашиваться на проблемы. Именно в такие дни где-то после обеда к вам заходит шеф и излагает «блестящую» идею, для реализации которой потребуется выполнить множество дел, и ваш идеальный план проваливается.

Вот почему я рекомендую оценивать трудоемкость задач лишь приблизительно.

Итак, что делать, если в течение дня появляются новые дела? Один час в день на прерывания у вас уже запланирован. Если же возникнет серьезная проблема (на решение которой потребуется, скажем, три часа), то вы должны пересмотреть свои планы.

Подсчитайте, сколько рабочего времени у вас осталось, и посмотрите, помещаются ли в этот отрезок дела с приоритетами А и В. Если нет, перенесите их на следующий день вышеописанным способом. Как правило, приходится переносить все дела с приоритетом В и С. Если же времени не хватает даже для дел с приоритетом А, вам придется поговорить с теми, кто ожидает их выполнения. Возможно, это как раз ваш шеф. Скорее всего, он проявит понимание и поможет вам расставить приоритеты по-новому. Если же это кто-то другой, то он заслуживает, как минимум, электронного письма с объяснениями и обещанием выполнить его запрос завтра.

Для своих личных дел я пользуюсь той же системой списков. Мой органайзер содержит записи и о стирке, и о магазинах. Так я практикуюсь в использовании системы, что благотворно сказывается на моей работе.

Если бы я применял разные системы для работы и личной жизни, мне пришлось бы носить с собой два органайзера. Думаю, одного вполне достаточно!

Пользуясь бумажным органайзером, я могу компоновать записи на страничке. То есть личные дела я заношу в нижнюю часть списка дел каждого дня. В результате на страничке он визуально распадается на два списка. Если вы предпочитаете портативный компьютер, то можете прибегнуть к какому-нибудь техническому трюку, например разделить задачи по категориям.

Уходя с работы, я всегда просматриваю список личных дел и проверяю, не нужно ли что-то сделать по дороге домой.

Настройка бумажного органайзера для системы Цикл

Если вы пользуетесь бумажным органайзером (попросту, блокнотом), то всегда сможете найти в канцелярском магазине странички, размеченные, как надо. Вам понадобятся:

• 12 страниц с календарем на месяц.

• Странички на каждый день месяца. В продаже имеются страницы с напечатанной датой от 1 января до 31 декабря. Обычно они размечены так, что одна сторона отведена под расписание, а другая — под список дел. Вам остается лишь раз в месяц добавлять в органайзер 30 страничек.

• Страницы для дополнительных заметок в конце блокнота. На них вы сможете записывать долгосрочные цели и вообще все, что сочтете нужным. (Это необязательные страницы.)

• Переплет с механизмом для закрепления страниц.

Если у вас не особо масштабные проекты, то вы сможете обойтись и органайзером небольшого формата. В органайзерах побольше внизу каждой страницы есть несколько линеек для заметок. Тем не менее, длинный список дел может у вас не поместиться даже на такой странице.

Настройка портативного компьютера для системы Цикл

Если вы пользуетесь портативным компьютером (PDA), у вас богатый выбор вариантов. Как правило, такие компьютеры поставляются с программным обеспечением, позволяющим вести календарь встреч и списки дел, а также делать заметки. Однако многие программы третьих фирм предоставят вам гораздо больше возможностей.

Пакет DateBook (DB) V (http://www.pimlicosoftware.com) завоевал мои симпатии уже довольно давно, потому что он позволяет без труда реализовать концепцию «список дел на каждый день». Для меня это критерий того, что должен уметь портативный компьютер. Без DateBook V он остается просто игрушкой. Этот программный пакет позволяет очень быстро вводить информацию с помощью шаблонов, эффективно работать с цветом для выделения важных дел, включать предварительное оповещение о событии. Последняя функция для меня особенно важна. До появления DateBook V мне приходилось устанавливать напоминание о чьем-нибудь дне рождения и отдельное напоминание за неделю до этого дня, чтобы успеть купить подарок. Пользуясь пакетом DateBook V, я просто включаю предварительное оповещение об указанном событии. Пакет существует только в версии для PalmOS. Одним из его достоинств является поддержка структур данных PalmOS, так что все ваши записи синхронизируются корректно.

Life Balance (LB) (http://www.llamagraphics.com) не просто замечательный программный пакет, это целая философия. Пакет Life Balance поддерживает все составляющие Цикла (списки дел, календари и т. д.), а также реализует концепцию сбалансированности ваших жизненных целей. Предположим, вы решили распределить свое время между тремя проектами и личными делами. Если вы уделяете мало времени одной из этих категорий, приоритет дел из ее списка постепенно повышается. В конечном счете это позволит сбалансировать дела. Концепция, безусловно, замечательная, и многие пользователи не нарадуются этим пакетом. Он доступен для Mac OS X и Windows и синхронизируется с версией PalmOS.

Как-то я вел семинар по тайм-менеджменту для системных администраторов, и один из слушателей сказал мне, что, заканчивая какое-то дело, он просто мечтает, чтобы кто-нибудь «загрузил» его новым. Он признался, что слишком долго размышляет о том, чем заняться дальше. И тогда другой слушатель рассказал нам о пакете Life Balance. Вы программируете, как хотели бы сбалансировать свою жизнь, а пакет заботится о том, чтобы ваши дела соответствовали вашим целям.

Еще одним достоинством Life Balance является то, что вам не надо сортировать дела по категориям (например, Работа или Дом), — просто пометьте каждый пункт местом (или местами), где можете заняться данным делом. Когда вы в следующий раз окажетесь в гастрономе (или в кабинете шефа), просто щелкните по названию этого места, — и Life Balance выведет список дел, которые должны быть сделаны здесь. Очень удобно!

Чем пользуюсь я сам? Я перепробовал множество платформ. И все же должен признаться, что всегда возвращался к той, с которой когда-то начал, — к блокноту-органайзеру в кожаном переплете с разлинованными страничками на каждый день. Думаю, что, даже если бы моей первой платформой был бутерброд с арахисовым маслом и бананом, я всегда бы возвращался к нему, поскольку, выработав привычку, стремлюсь ее придерживаться.

Если подводят поставщики, берите дело в свои руки

Умение доводить дело до конца подразумевает не просто отслеживание рабочих вопросов. Главное — получить результат. Один мой сослуживец никак не мог понять, почему его начальник недоволен задержкой проекта, ведь это поставщик не звонил в течение двух недель. Не коллега же виноват, что поставщик куда-то запропастился, правда?

Мир несовершенен. Вы не можете полагаться на то, что поставщик перезвонит вам. Вы должны взять на себя ответственность за своевременное завершение проекта. Вот несколько советов:

• Звонить поставщику раз в день, пока не застанете его. Звоните каждый день. Не ждите, пока он проявит инициативу.

• Звоните поставщику рано утром. Если вы «поймаете» нужного сотрудника в начале рабочего дня, он, возможно, займется вашим вопросом. Если вы позвоните в конце дня, о вашей просьбе к утру забудут. (Они не читали эту книгу.)

 Регистрируйте в органайзере все свои звонки. Записи о звонках могут оказаться полезными, если дела действительно плохи.

• Всегда оставляйте сообщение на автоответчике. Вам нужны доказательства того, что вы позвонили. Позвонить и не оставить сообщение — все равно, что не звонить вовсе. Не надо выдумывать что-то оригинальное. Каждый раз просто говорите: «Говорит [ваше имя]. Пожалуйста, перезвоните мне по телефону [ваш номер телефона]. Мне необходимо [что вам нужно] для проекта [название проекта]. Спасибо». Если вы не укажете причину звонка, это будут прятки по телефону. Если вы сообщите, зачем звонили, поставщик будет работать по вашему делу, даже если не дозвонится до вас. Впрочем, будьте лаконичны и назовите свой телефонный номер в начале сообщения, а не в конце.

С учетом вышесказанного ваш заказ не считается принятым, пока поставщик не сообщит номер заказа и/или дату поставки.

Меня много раз подводили поставщики (и отделы закупок), срывая сроки поставки: «Ах, я не могу выполнить ваш заказ, потому что вы не прислали еще одну форму». Почему мне сразу не сказали? Разве эти люди не получают процент с продаж? Или они нашли такой загадочный бизнес, в котором доход обеспечивает непоставка товара?

Из многолетнего опыта я сделал вывод, что не следует задавать вопрос вроде: «Вам еще что-нибудь от меня нужно?» Я наивно полагал, что торговый представитель с сильной мотивацией воспользуется этой возможностью, чтобы поскорее заключить сделку и получить свой процент. Нет. Реальная проблема заключается в том, что причина торможения процесса не всегда имеет отношение ко мне. Возможно, требуется какое-то подтверждение из банка или конструкторы прибора должны получить чью-то подпись. С технической точки зрения здесь должен действовать отдел закупок, а не я. Люди не желают чувствовать себя обязанными вам, поэтому они вежливо говорят вам в ответ «Нет». На самом деле, если я знаю, что процесс затормозился не по моей вине, я могу, по меньшей мере, подталкивать его, то есть звонить в отдел закупок и поторапливать их.