Алексей Гладкий - Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно
Вы можете также включить сортировку объектов в окне программы в обратном порядке – для этого используйте команду В обратном порядке . Повторное выполнение данной команды выключает режим обратной сортировки.
Глава 5. Учимся работать с текстовыми документами
Каждому пользователю компьютера приходится иметь дело с текстовыми документами: написать отчет, подготовить текст письма, зафиксировать и сохранить какую-то информацию, и т. д. – с этим мы сталкиваемся если не постоянно, то довольно часто.
Самыми популярными приложениями, предназначенными для работы с текстовыми документами, являются программа «Блокнот» и текстовый редактор Word. Их разработчиком является корпорация Microsoft, причем если «Блокнот» включен в комплект поставки операционной системы Windows, то Word приобретается отдельно (он входит в состав офисного пакета MS Office).
В данной главе мы освоим приемы и методы работы с данными программами. Отметим, что если «Блокнот» уже довольно давно не претерпевает существенных изменений, то Word 2007 (последняя версия этого текстового редактора) значительно изменился по сравнению с предыдущими, «традиционными» версиями. Поэтому некоторые особенности Word 2007 мы рассмотрим в отдельном разделе.
5.1. Текстовый редактор «Блокнот»
Чтобы запустить программу «Блокнот», выполните команду главного меню Пуск → Все программы → Стандартные → Блокнот . В результате на экране откроется окно программы, изображенное на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Программа «Блокнот»
Программа довольно проста в использовании и потому отлично подходит для новичков. Создавать новый документ вы можете сразу после ее запуска: просто вводите текст с клавиатуры – вот и вся премудрость. Чтобы впоследствии сохранить созданный документ, выполните команду главного меню Файл → Сохранить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+S ) или Файл → Сохранить как . В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 5.2.
Рис. 5.2. Сохранение документа по указанному пути
В данном окне в поле Имя файла нужно ввести имя создаваемого файла, под которым он будет храниться в компьютере, а в поле Папка – указать путь для сохранения, после чего нажать кнопку Сохранить . Если впоследствии вам понадобится внести какие-либо изменения в созданный документ, то вначале нужно открыть его: для этого либо просто запустите файл документа, либо откройте «Блокнот» и выполните команду главного меню Файл → Открыть – при этом отобразится окно Открыть (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Выбор файла для открытия
В данном окне в поле Папка нужно выбрать папку, в которой хранится требуемый текстовый документ, затем выделить его щелчком мыши (при этом в поле Имя файла должно отобразиться его имя) и нажать кнопку Открыть . В результате файл откроется в окне программы «Блокнот». Теперь вы можете вносить в него любые необходимые изменения, для сохранения которых пользуйтесь командой Файл → Сохранить . Учтите, что в данном случае при активизации данной команды на экране не будет открываться окно, которое показано на рис. 5.2 (оно отображается только при первом сохранении файла), а просто сохранятся выполненные изменения. Если же вы хотите сохранить изменения в отдельном файле (т. е. чтобы первоначальный вариант файла остался без изменений) – пользуйтесь командой Файл → Сохранить как .
Чтобы распечатать текущий документ, выполните команду главного меню Файл → Печать , вызываемую также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P . При этом на экране откроется окно настройки параметров печати, в котором нужно нажать кнопку Печать . Предварительно можно просмотреть, как будет выглядеть документ на печатном листе – для этого выполните команду Файл → Параметры страницы . В открывшемся окне вы также можете отредактировать настройки печати.
Если в процессе работы над документом вы случайно допустили какое-то ошибочное действие, вы можете отменить его с помощью команды Правка → Отменить (или нажатием комбинации клавиш Ctrl+Z ). Учтите, что эта команда отменяет только последнее действие.
Если в вашем документе периодически повторяется какой-то один и тот же текстовый фрагмент, то можно не набирать его постоянно, а пользоваться буфером обмена. Выделите этот фрагмент и выполните команду главного меню Правка → Копировать , после чего установите курсор в то место, где этот фрагмент должен повториться, и выполните команду Правка → Вставить . Поместить текстовый фрагмент в буфер обмена можно также с помощью команды Правка → Вырезать – но в этом случае он будет удален из прежнего места.
* * *Для быстрого удаления предварительно выделенного текстового фрагмента используйте команду Правка → Удалить либо нажмите клавишу Delete . При этом будьте внимательны и осторожны, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Еще раз напомним – отменить последнее ошибочное действие (в т. ч. удаление) можно с помощью команды Правка → Отменить .
Если необходимо быстро выделить все содержимое документа (например, для копирования в буфер обмена и последующей вставки в другой документ), используйте команду Правка → Выделить все , которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+A .
С помощью команды Правка → Время и дата вы можете быстро вставить в то место, где находится курсор, информацию о текущей дате и времени (рис. 5.4).
Рис. 5.4. Вставка в документ текущей даты и времени
На рисунке видно, что вначале идет время в формате ЧЧ: ММ , а после пробела – дата в формате ДД.ММ.ГГГГ . Отметим, что к аналогичному результату приведет нажатие клавиши F5 .
5.2. Текстовый редактор Word (версии до 2007)
Программа Word является намного более сложным и функциональным текстовым редактором, чем рассмотренный выше «Блокнот». Как мы уже отмечали выше, она входит в состав офисного пакета MS Office от компании Microsoft.
В настоящее время Word – самая популярная программа, используемая для работы с текстами: она установлена чуть ли не в каждом компьютере. Поэтому владеть им не только полезно, но зачастую и необходимо: например, многие работодатели при приеме сотрудников на работу в качестве одного из требований к кандидатам выдвигают умение работать с офисными приложениями.
Далее мы подробно рассмотрим основные приемы и методы работы с программой Word.
5.2.1. Назначение и функциональные возможности Word
Реализованные в программе Word возможности предусматривают выполнение самых разных операций по созданию и редактированию текстовых документов. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать так:
1. Создание и редактирование текстовых документов с использованием большого выбора шрифтов и стилей текста.
2. Оформление текстовых документов: создание заголовков, оглавления, колонтитулов, формирование предметного указателя, расстановка переносов, расположение текста на странице; настройка шрифтов и параметров абзаца, а также создание текстовых документов с использованием различных шаблонов (как системных, так и пользовательских), предназначенных специально для соответствующего оформления документа.
3. Вставка в текст требуемых элементов: специальных символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п.
4. Работа с блоками текста (копирование, вставка, перемещение фрагментов текста с использованием возможностей буфера обмена).
5. Представление некоторых фрагментов текстового документа в табличной форме с помощью специальной функциональности, позволяющей рисовать таблицы в соответствии с заданными параметрами.
6. Настройка параметров представления текстового документа на экране.
7. Просмотр статистики документа (количество страниц текстового документа, количество символов в документе, количество абзацев и др.).
8. Автоматическая проверка формируемого документа на наличие в нем грамматических, стилистических и т. п. ошибок с возможностью оперативного их устранения.
9. Создание рисунков с использованием специально предназначенной функциональности.
10. Сохранение сформированного документа как в виде текстового файла (формата. doc, rtf или. txt), так и в виде web-страницы (формата. htm).
11. Вывод на печать готового текстового документа; при необходимости – предварительный просмотр документа перед его распечаткой.
