Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

Диагностика контроля поручений

Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант А, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.

1. КАК В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ФИКСИРУЮТСЯ ВАШИ ПОРУЧЕНИЯ?

A. Время от времени делаются пометки в различных местах (в электронной почте, Outlook'е, ежедневнике и т. д.).

B. Все поручения фиксируются в одном месте, на электронном или бумажном носителе.

C. Все поручения фиксируются в единой электронной системе, с определенными ключевыми словами, категориями и другими признаками, позволяющими производить тематический поиск.

2. КАКИМ ОБРАЗОМ ВАША СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ ВЫДАЕТ ИНФОРМАЦИЮ ПО ИНТЕРЕСУЮЩЕМУ ВАС ВОПРОСУ?

A. Чтобы получить такую информацию, нужно собрать поручения из разных источников, где они отмечены, и записать на какой-то один носитель.

B. Можно просмотреть все поручения, зафиксированные в одном месте, и выбрать те из них, что относятся к интересующему вопросу.

C. Можно один раз настроить представление, отбирающее поручения по какой-либо теме, и дальше использовать его «одним кликом мыши».

3. ДАЕТ ЛИ ВАША СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ ВОЗМОЖНОСТЬ ПРОВОДИТЬ КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ?

A. Нет.

B. Можно провести количественный анализ, выписав по интересующим меня поручениям показатели (сроки, проценты исполнения) и проведя подсчеты.

C. В системе настроены представления, позволяющие копировать необходимые перечни поручений в Excel и сразу получать количественный отчет благодаря заранее настроенным таблицам и формам.

4. ЕСТЬ ЛИ В МОНИТОРИНГЕ ПОРУЧЕНИЙ ОПРЕДЕЛЕННАЯ ПЕРИОДИЧНОСТЬ?

A. Нет.

B. Список поручений регулярно просматривается.

C. Система позволяет автоматизированно выделять (цветом, появлением в соответствующих представлениях) те поручения, которые необходимо проконтролировать в данный момент.

5. ПОЛЬЗУЕТЕСЬ ЛИ ВЫ ПРИ КОНТРОЛЕ ПОРУЧЕНИЙ ПОМОЩЬЮ РЕФЕРЕНТА, СЕКРЕТАРЯ, АССИСТЕНТА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ИЛИ ДРУГОГО АНАЛОГИЧНОГО СОТРУДНИКА?

A. Нет.

B. Такой сотрудник существует, и ему делегированы некоторые рутинные функции, что облегчает мою работу.

C. Такой сотрудник существует и действует на основе прописанных регламентов поддержки личной работы руководителя и контроля поручений.

ОТ 11 ДО 15 БАЛЛОВ. Контроль ваших поручений настроен достаточно эффективно. Возможно, есть резервы повышения эффективности за счет сведения этого контроля в единую систему: прописывания соответствующих регламентов, определения точных временных параметров мониторинга задач. Следующим шагом может быть распространение системы на деятельность всех руководителей и сотрудников подразделения: включение в корпоративный ТМ-стандарт обязательной постановки задач через Outlook в едином формате, позволяющем проводить их анализ в различных тематических срезах.

ОТ 6 ДО 10 БАЛЛОВ. Поручения фиксируются достаточно тщательно, но система контроля еще далека от совершенства. Скорее всего, системы как таковой пока просто нет – есть лишь набор сложившихся, привычных практик. Внедрение проекта настройки системы контроля поручений может дать дополнительные, отсутствующие на данный момент возможности анализа и мониторинга поручений.

ОТ 6 ДО 10 БАЛЛОВ. По всей видимости, сколько-нибудь системная работа с поручениями не ведется. Можно предположить, что в подразделении имеются значительные резервы повышения исполнительской дисци-плины. Было бы целесообразно начать с индивидуальных консультаций по настройке личной работы на Outlook и далее, овладев базовыми техниками, реализовать полноценный проект настройки системы контроля поручений.

ТМ-обучение

Система корпоративного обучения тайм-менеджменту

КОРПОРАТИВНАЯ ПРОГРАММА ОБУЧЕНИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ – логически выстроенная последовательность тренингов, а также пред– и посттренинговых мероприятий, разработанных с учетом специфики работы компании и содержания других тренинговых программ, проводимых ее корпоративным университетом.

ТМ-ТРЕНИНГ – очная форма обучения тайм-менеджменту, предполагающая активное использование ролевых игр, упражнений и других форм практической отработки материала.

ТМ-СЕМИНАР – очная форма обучения тайм-менеджменту, предполагающая глубокое методическое содержание и неигровые методы его отработки (решение кейсов, разбор практических задач из опыта участников и т. п.).

По данным ряда бизнес-изданий, тренинги по тайм-менеджменту входят в России в число пяти наиболее востребованных бизнес-тренингов, наряду с обучением навыкам продаж, презентаций, переговоров и управления людьми.

Проведение тренинга по тайм-менеджменту обеспечивает заметный сдвиг в общем понимании проблемы, дает толчок развитию эффективной корпоративной культуры. Но очевидно, что еще более результативен не изолированный, а включенный в определенную систему корпоративного обучения ТМ-тренинг.

Сравним корпоративное обучение тайм-менеджменту с посещением фитнес-клуба. Несомненно, даже одна тренировка полезна для здоровья и для поддержания физической формы. Но для достижения высоких результатов нужна системная программа тренировок, разработанная индивидуально, с учетом особенностей организма; необходим персональный тренер; должно быть жесткое расписание тренировок, мотивирующее на регулярное посещение фитнес-клуба.

Все вопросы, на которые необходимо ответить руководителю, планирующему корпоративное обучение тайм-менеджменту, сводятся, по сути, к одному: какой объем дополнительных мероприятий, повышающих эффективность ТМ-тренинга, он готов организовать, оптимально использовав бюджет и получив максимальный результат от обучения?

Если ты смотришь на год вперед, выращивай рис. Если ты смотришь на двадцать лет вперед, выращивай деревья. Если ты смотришь вперед на столетия, выращивай людей.

Независимо от того, планируете ли вы стандартный ТМ-тренинг или серьезную корпоративную программу ТМ-обучения, вам нужно будет ответить на несколько вопросов.

• Как мотивировать участников обучения?

• Как провести предтренинговую диагностику?

• Какие посттренинговые мероприятия необходимы для закрепления эффекта тренинга?

• Как отследить эффективность обучения?

Разбору этих вопросов посвящена настоящая глава ТМ-энциклопедии.

Составляющие корпоративной программы обучения тайм-менеджменту