Наталья Шаш - Бизнес-планирование для ССУЗов
Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство.
Если партнеры по переговорам приезжают из другого города или из другой страны в конце недели, например в пятницу, необходимо организовать культурную программу на выходные дни.
Формирование делегации
Формирование делегации предполагает определение ее состава:
1) количественного (сколько человек будет участвовать в переговорах);
2) персонального (кто конкретно примет участие в переговорах).
Во многом формирование делегации обусловливается характером переговоров, их спецификой.
При формировании количественного состава обычно принято исходить из примерно равного состава делегаций и одинакового уровня представительства. Следует иметь в виду, что слишком большая численность делегации создает проблемы ее руководителю. Он будет вынужден решать множество организационных вопросов, что отвлекает от основной задачи – проведения переговоров.
Главой делегации должен быть человек, ориентирующийся в 3 группах проблем, таких как:
1) предмет переговоров (например, если переговоры ведутся по поводу строительства, глава делегации должен быть ориентирован в них);
2) экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;
3) технология ведения переговоров.
Если сложно подобрать сотрудника, который был бы специалистом по всем 3 группам проблем, допускается, что глава делегации хорошо знает первую и вторую группу проблем, при этом знаком с последней и владеет технологией ведения переговоров.
В состав делегации могут быть включены эксперты, которые способны оперативно дать содержательную, правовую или экономическую оценку предложениям партнера.
С самого начала следует определить функции каждого члена делегации (кто и за что отвечает). Нецелесообразно включать тех, функции которых не определены или сведены к минимуму. Это плохо воспринимается как другими членами своей делегации, так и партнерами по переговорам, которым непонятно, зачем те или иные лица из команды партнера находятся в составе делегации.
Содержательная подготовка к переговорам
Содержательная подготовка к переговорам менее поддается регламентации, чем организационная. Здесь каждый участник переговоров (или сторона) достаточно свободен в выборе. Однако следует учитывать такие моменты:
1) проведение анализа проблемы и диагностики ситуации – исходный пункт подготовки к переговорам. Для успеха переговоров важно провести анализ интересов как своих, так и партнера, а не начинать с формулирования собственной позиции;
2) при подготовке необходимо согласовать все вопросы внутри своей делегации, а также с тем, кто так или иначе будет задействован в выполнении возможных договоренностей (например, со смежными организациями), т. е. провести внутренние переговоры;
3) необходимо проработать несколько возможных вариантов решения, это позволит вам быть более гибким в процессе переговоров, не принося в жертву свои интересы;
4) предложения должны быть целостными и не противоречить друг другу. Обычно заранее готовятся аргументы по наиболее значимым пунктам позиции, и они также не должны быть противоречивыми;
5) заканчивается подготовка инструкциями участникам переговоров по общему направлению действий и подбором необходимых документов (например, законодательных норм, норм налоговых отчислений, справочных материалов по ценам).
Начало переговоров
В начале переговоров после представления, знакомства и обмена общими фразами прибывшим гостям представляют программу их пребывания, подготовленной принимающей стороной. Партнеры должны заслушать их мнения и пожелания и окончательно согласовать программу. После этого можно приступить непосредственно к переговорам.
Первый этап:
1) ознакомление с предприятием, его историей, продукцией, перспективами развития отрасли и предприятия;
2) уточнение более подробной информации о фирме и ее связях в РФ и за рубежом, о состоянии и перспективах в России вообще и в данной области в частности;
3) выяснение того, что знают партнеры о продукции, предлагаемой фирмой.
В целях более полного представления о производстве организовывается экскурсия на предприятии. При этом представляется только то, что будет полезно для ведения переговоров.
Второй этап.
После посещения предприятия идет обсуждение с гостями его результатов. Многое зависит от принимающей стороны, и крайне важно представить информацию о предприятии в выгодном свете с точки зрения реализации предлагаемого проекта.
У многих отношение к переговорам носит чисто соревновательный характер. Каждый участник переговоров старается получит для себя как можно больше очков.
Руководители проекта должны понимать, что переговоры – это процесс , который состоит из двух частей, таких как:
1) достижение соглашения;
2) осуществление этого соглашения.
Именно этап осуществления, а не само соглашение определяет успех переговоров. Очень часто, достигнув с кем-нибудь соглашения, менеджеры впоследствии обнаруживают, что не могут выполнить то, о чем договаривались, или фактическая реакция далека от ожидаемой. Опытные руководители проекта понимают, что осуществление основывается на удовлетворении не только результатом, но и процессом достижения соглашений.
Обсуждая проект на переговорах, необходимо учитывать специфику отрасли, в которой фирма работает. Но в принципе независимо от отрасли инвестора будут интересовать общие показатели:
1) размер требуемых инвестиционных затрат;
2) сроки погашения этих затрат;
3) возможность плановых поставок конкурентоспособной экспортной продукции;
4) объемы и цены этих поставок;
5) перспективы развития;
6) возможность плановых поставок конкурентоспособной экспортной продукции;
7) стабильность получения прибыли.
Необходимо убедительно показать в бизнес-плане возможность компенсировать убытки или потерю прибыли в одном направлении деятельности за счет других направлений, т. е. за счет комбинированного производства или разноплановой деятельности.
Данный шаг докажет возможность финансового маневра доверенным вам капиталом в условиях негативного развития событий, продемонстрирует профессиональную состоятельность фирмы.
Чем более объективно изложены опасности и трудности, возможные недоразумения, связанные с инвестициями в данном конкретном месте, тем больше доверия к представленному бизнес-плану.
