Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности
Если вам поручено провести собрание, безоговорочно соблюдайте правило приглашать на него правильных людей – и только их. Если по стилю продуктивности вы – организатор, то вам будет сложно следовать данному принципу, так как вам свойственно вовлекать как можно больше людей и со всеми стремиться наладить взаимодействие. Однако помните: если присутствующих будет чересчур много, да еще и не тех, кого нужно, – ваше совещание может сбиться с курса и не дать должного результата.
Когда станете составлять список участников собрания, вспомните, что они делятся на четыре типа: те, кто принимает решения, те, кто влияет на принятие решений, эксперты и исполнители.
• Принимающий решение – это человек, наделенный соответствующими полномочиями.
• Влияющий на решение – сотрудник, имеющий достаточно большие связи и мощную поддержку внутри организации для того, чтобы отстаивать и проталкивать некие решения и инициативы.
• Эксперт – человек, обладающий определенными ресурсами в виде знаний, умений и опыта, необходимыми для принятия взвешенного решения и разработки плана его реализации.
• Исполнитель – тот, кто обладает навыками, умениями, ресурсами и компетенцией для выполнения работы, согласованной в ходе совещания.
В идеале на встрече должны быть представлены все четыре типа участников. Конечно, один человек может исполнять несколько ролей, как и в одной роли могут выступать несколько человек – например, для обсуждения реализации сложного проекта вам может понадобиться содействие троих экспертов.
Если заседание будете вести вы, задайте себе следующие вопросы, чтобы определить, кому действительно необходимо на нем присутствовать.
• Каков желаемый итог совещания?
• Кого из организации следует пригласить, чтобы получить такой итог?
• Кто сможет принять нужное решение?
• Кто может повлиять на принятие решения?
• Кто выступает экспертом в данной области?
• Кто будет выполнять решение?
• Есть ли среди неприглашенных на заседание люди, которые участвовали в подобных мероприятиях в прошлом, и как вы объясните, почему их исключили из списка участников на сей раз?
Держа в уме ответы на эти вопросы, внимательно обдумайте оптимальное количество присутствующих на собрании. Число должно соответствовать желаемому результату. Например, если вы приглашаете людей на информационное собрание, то коммуникация, скорее всего, будет односторонней, а взаимодействие – минимальным. Это означает, что размер группы может быть любым. Скажем, если необходимо донести некую важную информацию до сведения каждого сотрудника крупной организации, собрание можно провести в большой аудитории, вмещающей сотни людей, возможно, даже наладив видеосвязь с еще одной организацией, чтобы тысячи ее работников тоже могли узнать новость.
Если же вы планируете провести мозговой штурм, тогда оптимальной по численности можно считать группу от 20 до 35 человек. Если количество ее членов приближается к 35, то это может поспособствовать более широкому распространению идеи, но в таком случае стоит подумать о проведении более коротких секционных заседаний, чтобы все присутствующие имели возможность высказаться.
В работе совещания, посвященного решению проблемы, в идеале должно участвовать человек 12–15 – только ключевые заинтересованные лица.
Если же заседание созывается в целях принятия некоей резолюции, тогда обдумайте вариант проведения нескольких предварительных совещаний, чтобы оценить и отобрать ее проекты. Для участия в них следует пригласить группу от 6 до 14 человек, которую можно разбить на несколько команд. В заключение проведите заседание в составе трех-шести человек из категории принимающих решения и утвердите окончательный текст документа.
Процесс определения участников совещания может оказаться непростым, политически обремененным и затратным по времени. Однако в отсутствие правильных людей вы ничего не добьетесь и просто напрасно потратите свой самый ценный ресурс – время. Поэтому приглашайте правильных людей – и только их.
Определите оптимальную продолжительность собрания
Сколько раз, уходя с совещания, вы с досадой думали про себя: «Мы могли бы закончить его еще 15 минут назад или даже час назад»! В какой-то момент каждый из нас перестал задумываться об оптимальной продолжительности собраний и свыкся со стандартными настройками наших календарей, отводящими по часу на каждую встречу, независимо от ее значимости. Пора уже отбиться от «стада». Начните подвергать сомнению оправданность заданной «по умолчанию» продолжительности всех совещаний, которые планируете проводить или в которых собираетесь участвовать.
Если вы – организатор встречи, внимательно проанализируйте ее цель и формат, чтобы определить, сколько она должно длиться в идеале. Если цель – провести мозговой штурм, чтобы разработать продукт, который позволит существенно обойти главнейшего конкурента, тогда вам, наверное, понадобится много времени. Если же цель – довести до сведения сотрудников новую политику расходов и показать, как пользоваться обновленной программой составления отчетов, вам может хватить и нескольких минут.
Если вы проводите совещание по телефону или с применением компьютерной связи, имейте в виду, что, скорее всего, вы сможете рассчитывать лишь на часть внимания ваших далеких, невидимых слушателей, так как они наверняка станут отвлекаться на параллельное выполнение еще каких-нибудь задач. И чем дольше будет длиться ваше совещание, скажем 45 минут или целый час, тем больше внимания аудитории вы будете терять. В отношении такого рода собраний действует принцип: чем короче, тем лучше.
На самом деле в любом случае следует стремиться к тому, чтобы совещание проходило по-деловому, собранно и максимально быстро. По мнению Джона Медины, автора книги «Правила мозга»[35], объем внимания среднестатистического взрослого – 10 минут. Если беседа длится дольше, необходимо сделать что-нибудь эмоционально возбуждающее, чтобы снова завладеть вниманием слушателей{55}. Неудивительно, что люди часто в шутку рассказывают о том, как пережили «смерть от PowerPoint», – презентация длительностью 90 минут нарушает все правила работы мозга, в корне подрывает цель встречи и впустую переводит время присутствующих[36].
Поэтому попробуйте урезать все регулярно проводимые собрания хотя бы на 15 минут. Такая перемена автоматически приведет к сокращению пустой болтовни, отклонений от темы и обсуждений старых пунктов на новый лад, то есть всего того, что обычно существенно снижает эффективность мероприятий.
