Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

• больше промежуток между утверждением плана и началом работ проекта;

• меньше опыта в ведении таких проектов у вас, участников и организации в целом;

• применяются новые, недостаточно изученные методы и техника.

Управление рисками — это процесс выявления возможных затруднений, оценка их вероятного влияния на проект, разработка и осуществление плана действий, направленных на устранение негативных последствий. Управление рисками сам риск устранить не может, но повышает шансы вашего проекта, несмотря на неопределенность и изменчивость обстановки.

 Подходы к делу тех, кто не хочет считаться с риском, в основном такие.

• Страусиный. Ничего неожиданного не бывает, и знать ничего не хочу!

• "Мы люди маленькие". Пусть высшее начальство решает, что делать, а я не виноват, что так случилось.

• Отрицание. Случиться может всякое, но только не со мной.

Как-то я столкнулся с человеком, который готовил к открытию большой, очень важный для организации проект. Он упомянул, что успех проекта во многом зависит от одного работника, который за шесть месяцев выполнит все технические разработки. Я спросил, что будет, если тот вдруг уйдет. Руководитель ответил, что даже думать об этом не хочет, он просто не допустит такого.

Это как отказ от страховки на год, потому что болеть не планируется! Ему следовало хотя бы договориться с руководством, чтобы данного специалиста полгода не отвлекали на другие поручения. Но гарантии, что тот не заболеет или не уволится, все равно нет.

Оценивать риски проекта нужно, когда:

• вы решаете, браться ли за проект;

• ставите задачи, разрабатываете стратегию, распределяете обязанности, составляете график работ, определяете необходимые ресурсы и бюджет;

• следите за ходом работ и реагируете на возникающие затруднения;

• принимаете решения об изменениях в планах проекта.

Меры по устранению негативного влияния непредвиденных затруднений предполагают:

• выявление рисков. Определите, какие аспекты вашего плана или обстановки могут измениться;

• оценку их возможного влияния на ваш проект. Оцените, что случится, если произойдут непредусмотренные события;

• разработку планов снижения их влияния на проект. Примите решение, как вы будете защищать проект от возможных последствий;

• постоянный контроль за состоянием рисков вашего проекта. Оценивайте, где угроза миновала, где появилась или изменилась;

• информирование других. Ставьте в известность всех ключевых лиц аудитории обо всех рисках проекта от самого замысла до полного завершения.

Выявление рисков проекта

Для выявления рисков проекта:

• определите условия и ситуации, которые могут привести к затруднениям;

• выясните, с какими рисками они связаны.

Определение факторов риска

Фактор риска — это ситуация, которая может вызвать один и больше рисков проекта. Сам по себе фактор риска еще не ведет к срыву рабочего графика проекта или перерасходу ресурсов, он только повышает вероятность этого.

Если ни вы, ни кто-либо другой в организации не имеет опыта выполнения подобного проекта, это уже будет фактором риска. Без непосредственного опыта в любом деле сложнее предусмотреть все работы и обстоятельства, точно рассчитать время и ресурсы. Это не означает, конечно, что проблемы обязательно возникнут, но вероятность этого выше, чем обычно.

Выявить возможные факторы риска поможет изучение материалов аналогичных проектов. Особенно обратите внимание на:

• то, как выполнялись различные стадии проекта;

• информацию, сопровождающую каждую стадию.

Факторы риска, возникающие в ходе реализации проекта

Напомним еще раз пять стадий выполнения проекта.

• Замысел. Рождение идеи.

• Разработка. Разработка плана.

• Начало. Формирование коллектива.

• Исполнение. Выполнение работ.

• Завершение. Завершение проекта.

(О стадиях проекта см. в главе 1.)

Присущие различным стадиям проекта факторы риска рассмотрены в табл. 14.1.

Таблица 14.1. Возможные факторы риска в ходе выполнения проекта

Стадии проекта Возможные факторы риска в ходе развития проекта Все На одну из стадий выделено недостаточно времени. Основная информация не была записана. На очередную стадию перешли до завершения предыдущей. Замысел Не вся исходная информация и планы были записаны. Не был проведен сравнительный анализ затрат и результатов. Не была достаточно изучена возможность выполнения. Вы не помните, откуда взялась идея этого проекта. Разработка Те, кто разрабатывал план, не имели опыта работы в подобных проектах. План проекта не был изложен на бумаге. Упущены части плана. Не все вопросы плана утверждены основными лицами аудитории проекта. Начало Исполнители не принимали никакого участия в разработке плана. У не ознакомленных с планом исполнителей постоянно возникают вопросы. Не была проведена работа по формированию коллектива и нацеливанию его на выполнение поставленных задач. Не были разработаны процедуры разрешения конфликтов, коллективного принятия решений и общения в процессе работы. Исполнение Изменились потребности заказчика. График работ и запланированная потребность в ресурсах основаны на неполной или неточной информации. Противоречивые доклады о ходе работ. Произошли изменения среди основных соисполнителей. Произошли замены участников проекта. Изменились потребности рынка. Вносятся несогласованные изменения без соответствующего анализа последствий. Завершение Один или больше распорядителей проекта не утверждают полученные результаты. Участники получили назначения на новые проекты до завершения вашего.

Табл. 14.2 содержит перечень возможных факторов риска, возникающих из-за некорректности информации плана проекта.

Таблица 14.2. Возможные факторы риска

Разделы плана проекта Возможные факторы риска Аудитория проекта Вы не работали с данным заказчиком раньше. У вас были проблемы, когда вы работали с данным заказчиком раньше. Высшее руководство и основные распорядители проявляют слабый интерес к вашему проекту. Нет главного сторонника проекта. Аудитория проекта вообще не определена. Обоснование проекта Ваш проект — результат спонтанного решения, а не взвешенных размышлений. Еще никто убедительно не доказал, что успешное выполнение данного проекта решит проблемы, обусловившие потребность в нем. Требуется дополнительная работа по планированию. Содержание работ проекта Проект слишком большой. Потребуется много разных специалистов. В проект будет вовлечено много подразделений. Стратегия проекта Пока еще не выработана определенная стратегия. Будут применяться новые, непроверенные методы и подходы. Цели проекта Упущена одна или несколько целей. Меры оценки запланированных результатов нечеткие или отсутствуют. Меры оценки результата сложны в применении. Отсутствует описание или спецификация предполагаемого результата проекта.. Ограничения Ограничения не определены. Ограничения определены нечетко. Почти все ограничения содержат фактор риска. Принятые допущения Нечеткие формулировки допущений. Почти все они предполагают фактор риска. Описание работ Описание работ недостаточно детализировано. Многие или все, кто будет выполнять работы, не принимали раньше участия в описании работ. Роли и обязанности. Не все соисполнители участвовали в разработке и распределении ролей и обязанностей. Вы слишком зависите от одного или нескольких людей. Не назначено основное ответственное лицо по одной или нескольким работам. По некоторым работам имеется больше одного основного ответственного исполнителя. Никто не отвечает за проект в целом. График работ (расчет продолжительности) Расчеты подгонялись под заданную дату завершения. В вашей организации нет сведений, сколько времени обычно занимают подобные работы. Часть работ предполагает использование незнакомых методов и техники. Выполнение некоторых работ поручено людям без соответствующего опыта. График работ (учет взаимовлияния) При планировании недостаточно учтена взаимозависимость работ. Из-за ограниченности сроков частично зависимые работы запланированы на одно время. При планировании не проведен формальный анализ влияния взаимозависимости отдельных работ. Персонал Не были проведены расчеты трудоемкости отдельных работ. Не принято формальное решение о реализуемости и эффективности проекта. Планом не обеспечена полная загрузка отдельных работников. На работах проекта задействован новый или необученный персонал. Материальные  ресурсы В план не внесены наименования, количество и сроки доставки требуемых ресурсов. Финансовые средства Бюджет проекта не подготовлен.

Определение рисков