Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Недавно появилась информация, что один из крупных российских ритейлеров зарегистрировал свою собственную энергосбытовую компанию для обеспечения электрической энергией своих подразделений.

Матричная структура

Для эффективной работы фирмы рекомендуется применять элементы матричной структуры – создавать рабочие группы для решения отдельных задач или выполнения проектов.

В состав рабочей группы входят сотрудники разных подразделений, один из них назначается руководителем и отвечает за работу группы и получение результата.

Создание рабочей группы оформляется приказом, в котором обозначается цель создания и сроки выполнения проекта, утверждается состав рабочей группы.

Рабочая группа с определенной периодичностью проводит совещания, на которых контролируется ход выполнения проекта.

По окончании работы или после выполнения проекта рабочая группа расформировывается.

Такой способ работы удачно компенсирует недостатки жесткой функциональной модели, скованной иерархией и разделяющей сотрудников по отдельным подразделениям, позволяет более эффективно решать комплексные задачи.

Регламент работы сотрудника (РРС)

После того как появился первый проект организационной структуры, следует приступить к разработке регламентов на каждое рабочее место.

Регламент работы сотрудника (РРС) – это документ, в котором собраны следующие данные:

1. Название подразделения.

2. Название должности.

3. Фамилия сотрудника или сотрудников.

4. Перечень операций, которые выполняет сотрудник.

5. Факторы начала и окончания операций.

6. Средства осуществления.

7. Периодичность операций.

8. Среднее время на операцию.

9. Действия, выполняемые сотрудником при осуществлении конкретной операции.

10. Наличие контроля над операцией.

РРС позволяет детально понимать, в чем конкретно заключается работа сотрудника. Образец РРС (табл. 4).

Если добавить столбец «Количество операций», то получим плановую загруженность сотрудника в часах.

Регламенты работы сотрудников должны быть адекватны разработанным моделям бизнес-процессов.

По такому же принципу можно делать Регламенты работы подразделений. Это позволит понимать все операции, которые осуществляются в каждом подразделении.

Наличие РРС облегчает проведение бизнес-аудита (контроля бизнес-процессов), позволяет проверять загруженность сотрудников, ускоряет адаптацию новых сотрудников.

Альбом РРС фактически является Регламентом работы всей фирмы и позволяет руководителям в короткие сроки знакомиться с работой подразделений и отдельных сотрудников.

Таблица 4 Регламент работы сотрудника (РРС)

Описание рабочего места (ОРМ)

После разработки РРС приступают к разработке описаний рабочего места (ОРМ) по такому примеру:

Описание рабочего места (ОРМ)

Наименование должности: Менеджер отдела региональных продаж

Общие положения

Менеджер отдела региональных продаж (далее – менеджер) является сотрудником отдела, осуществляющего продажи в регионах РФ, и подчиняется начальнику отдела региональных продаж коммерческой службы ООО «Красочный мир».

Задачей отдела является обеспечение продаж товаров покупателям. Технологическая цепочка: поиск покупателя – заключение договора – получение заявки на поставку – оформление заявки на отгрузку – контроль отгрузки – контроль оплаты сделки.

У менеджера нет сотрудников в подчинении.

В период отсутствия на работе менеджера его обязанности исполняет начальник отдела или сотрудник отдела на основании приказа генерального директора.

Функциональные обязанности

• Поиск покупателей.

• Организация заключения договоров с покупателями.

• Оформление заявок на отгрузку.

• Контроль отгрузки товаров покупателю.

• Контроль оплаты поставки покупателем.

• Подготовка документов для участия в тендерах и торгах.

• Взаимодействие с покупателями, информирование их о наличии товаров, акциях и т. п.

Технические средства и автоматизация

Для выполнения функциональных обязанностей менеджеру предоставляется:

• Корпоративная мобильная связь.

• Право пользования автоматизированной системой компании – 1C, базой данных покупателей и поставщиков, справочно-правовыми системами «Гарант», «Консультант».

• Ноутбук.

Полномочия

• Представление интересов компании перед коммерческими партнерами: проведение переговоров с покупателями.

• Участие в согласовании планов продаж.

• Участие в заключении коммерческих договоров с покупателями в соответствии с Регламентом договорной работы.

• Пользование информационными ресурсами Компании: 1C, внутренними информационными ресурсами, необходимыми для выполнения функций отдела.

• Доступ ко всей нормативно-распорядительной документации, относящейся к деятельности отдела.

• Внесение на рассмотрение начальника отдела предложений и рекомендаций по улучшению деятельности отдела, коммерческой службы и компании в целом.

Отчетность

Менеджер представляет отчеты в соответствии с Реестром отчетов компании.

Ответственность

Менеджер несет ответственность за:

• выполнение планов продаж;

• соблюдение покупателями сроков оплаты поставленного товара;

• своевременность, добросовестность и полноту исполнения своих должностных обязанностей и выполнения поручаемых заданий;

• сохранность закрепленных за ним материальных ценностей и документов;

• соблюдение требований конфиденциальности информации, содержащейся в служебных документах.

• соблюдение служебной дисциплины в соответствии с Положением о персонале компании, трудовым законодательством РФ.

Критерии оценки результатов труда

• выполнение планов продаж;

• увеличение количества покупателей;

• наличие просроченной дебиторской задолженности;

• отсутствие претензий (нареканий, замечаний) от руководства.

Оплата труда

Менеджеру устанавливается оклад 12 000 рублей и ежемесячная премия в размере одного процента от стоимости оплаченных покупателями товаров.

Режим работы

Менеджеру устанавливается ненормированный рабочий день. Начало рабочего дня 9-00, окончание 18–00, обеденный перерыв с 13–00 до 14–00. Рабочие дни понедельник – пятница, суббота и воскресенье – выходные дни.

Перечень основных нормативных документов компании, необходимых для осуществления функций коммерческой службы

Положение о коммерческой службе Положение о персонале компании Регламент договорной работы Порядок организации закупки товаров Положение об оплате труда Реестр отчетов компании